3.7 Rechnung schreiben

Rechnung schreiben, Ausgangsrechnungen

Buchhaltung (lesend/schreibend)

https://easyverein.com/app/bookkeeping/invoices/add/?template=false&draft=false

Mit easyVerein könnt ihr für sämtliche Forderungen des Vereins Rechnungen schreiben, egal ob Mitgliedsbeiträge (beachtet hier die Funktion der automatischen Rechnungserstellung), Warenverkauf oder Dienstleistungen, die ihr als Verein anbietet. Alles wichtige zum Schreiben manueller Rechnungen erläutern wir euch in diesem Artikel.

Vorm Schreiben manueller Rechnungen solltet ihr sicherstellen, dass ihr in den Einstellungen zu Buchhaltung & Finanzen eure Bankkonten erfasst und alle Rechnungseinstellungen nach euren Vorstellungen aktiviert habt.

In den Rechnungseinstellungen könnt ihr unter anderem die automatische Vergabe einer Referenznummer für automatisches Verbuchen aktivieren, Texte für die verschiedenen Zahlungsarten definieren, die Felder für die Umsatzsteuer deaktivieren und die Nummernkreise für Rechnungen einrichten.

Klickt in der Kopfleiste der Seite Rechnungen & Belege auf "Neu" und dann "Rechnung schreiben".

Beachtet bei der Anlage die folgenden Felder:

• Rechnungstyp: Je nachdem ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt, könnt ihr zwischen folgenden Typen wählen:

  • Einnahmen:

    • Mitgliedschaftsbeitrag

    • Spende

    • sonstige Einnahme

    • Guthaben (hierbei wird der Betrag beim zugeordneten Profil als Guthaben hinterlegt)

  • Ausgaben:

    • Ausgabe

    • Gutschrift

  Hinweis:

  Sowohl bei Einnahmen als auch Ausgaben ist der Betrag des Beleges als reine Zahl einzugeben. Ein Minus ist auch bei Ausgaben nicht notwendig und führt zu Fehlern in der Finanzauswertung.

• Rechnungs- / Belegnummer: Bei neuen Ausgangsrechnungen könnt ihr dieses Feld leer lassen und die nächstfolgende Nummer aus eurem Rechnungsnummernkreis wird verwendet.

• Referenznummer: Sofern in den Einstellungen die automatische Vergabe einer Referenznummer aktiviert ist, kann das Feld leer gelassen werden und die Referenznummer wird bei Rechnungserstellung vergeben. Alternativ kann auch eine manuelle Referenznummer oder keine Referenznummer vergeben werden.

• Rechnungs- / Belegdatum: Per Default wird immer das aktuelle Datum gesetzt, ihr könnt aber auch ein anders wählen.

• Liefer- / Leistungsdatum: Kann leer gelassen oder auf ein bestimmtes Datum gestellt werden.

• Zahlungspflichtiger / Rechnungssteller: Sofern ihr mit dem Rechnungssteller häufiger Kontakt habt, empfehlen wir die Anlage eines Mitglieder- oder Adressprofils, nach dem ihr dann hier suchen und das Profil verknüpfen könnt. Verknüpfte Rechnungen sind damit jederzeit im Profil einsehbar. Alternativ kann auch eine reine Texteingabe der Empfängerdaten erfolgen.

  Über "Ein Empfänger / mehrere Empfänger" rechts könnt ihr die inhaltlich identische Rechnung auf verschiedene Empfänger ausstellen. Für jeden Empfänger wird eine einzelne Rechnung erzeugt.

• Anschreiben und Schlusstext (links unten): Ihr könnt ein Anschreiben sowie einen Schlusstext zur Rechnung erfassen, die im PDF-Dokument oberhalb bzw. unterhalb der Tabelle mit den Rechnungspositionen angezeigt werden.

• Zahlungsinformation (links unten): Wählt hier die gewünschte Zahlungsart der Rechnung. Wenn ihr ein Mitglieder- oder Adressprofil als Empfänger gewählt habt, könnt ihr über "Zahlungsart des Rechnungsempfängers übernehmen" auf die im Profil hinterlegte Zahlungsart zurückgreifen, ohne nachschauen zu müssen.

  Bei Zahlungsart "Überweisung" könnt ihr im neuen Feld darunter das gewünschte Bankkonto für die Überweisung auswählen.

• Rechnungspositionen (rechte Seite): Über "Rechnungsposition hinzufügen" kann eine neue, manuelle Position erfasst werden. Für jede Rechnungsposition sind Stückzahl, Einzelpreis und Titel Pflichtangaben. Das Feld "Beschreibung" kann für weitere Infos optional gefüllt werden.

  Über "Artikel auswählen" kann ein zuvor in der Inventarverwaltung angelegter Verkaufsartikel ausgewählt/bearbeitet oder ein neuer Artikel erstellt werden (nur mit Schreibrechten für die Inventarverwaltung):

  Die Felder für Steuersatz, Buchungskonto und Kostenstelle werden nur angezeigt, wenn in den Rechnungseinstellungen die Felder für Umsatzsteuer sowie die Einstellung "Individuelle Angaben für einzelne Rechnungspositionen" aktiv sind.

• Guthaben mit dieser Rechnung verrechnen (rechts unten): Dieser Schalter wird nur angezeigt, wenn der oder die Rechnungsempfänger ein aktives Guthaben in Ihrem Mitglieder- oder Adressprofil hinterlegt haben. Bei aktiviertem Schalter wird das Guthaben mit der neuen Rechnung verrechnet.

• Betrag (rechts unten): Der Gesamtbetrag wird automatisch als Summe der Beträge der einzelnen Rechnungspositionen von der rechten Seite berechnet.

Über die drei Buttons unten könnt ihr den Vorgang abbrechen, die Vorschau öffnen oder die Rechnung erzeugen:

• Rechnung / Beleg als Entwurf speichern (unten links): Nutzt diese Option, falls noch inhaltliche Änderungen an der Rechnung möglich sind, zum Beispiel bei Rechnungsempfänger, den Positionen oder der Steuer. Entwürfe findet ihr in einem eigenen Bereich der Seite Rechnungen & Belege und könnt daran noch Änderungen vornehmen, bevor ihr die Rechnung final generiert.

• Rechnung / Beleg generieren: Die Rechnung wird erzeugt und in der Übersicht der Rechnungen & Belege abgelegt. Änderungen an der Rechnung sind danach nicht mehr möglich, die Rechnung kann aber sofern noch kein Versand und Download in einer SEPA-Datei erfolgt ist, noch gelöscht werden.

• Vorschau: Das PDF zur neuen Rechnung könnt ihr euch als Vorschau anzeigen lassen.

  Hinweis:

  Einstellungen zur Darstellung von Dokumenten können in den Systemeinstellungen vorgenommen werden.

• Abbrechen: Alle Eingaben werden unwiederbringlich verworfen.

Nach Rechnungserstellung öffnen sich automatisch die Rechnungsdetails, in denen ihr die zuvor gesetzten Eingaben wieder seht und auch das PDF-Dokument ansehen könnt:

Über die mittig platzierte Leiste mit Buttons ist folgendes möglich:

• Per E-Mail versenden: Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster in dem ihr die E-Mail-Adressen seht und ggfs. ändern könnt sowie E-Mail Betreff und Text. Bei postalischem Versand kann die Rechnung über diese Funktion auch als versendet markiert werden, sodass für euch nachvollziehbar ist, wann der Versand erfolgte.

  Hinweis:

  Den E-Mail Text für Rechnungsversand könnt ihr in den Systemeinstellungen vordefinieren.

  Beim Rechnungsversand wird im Regelfall die primäre E-Mail-Adresse des Mitglieds oder Adresskontakts angesprochen, es sei denn eine gesonderte geschäftliche E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand ist hinterlegt, siehe Artikel zum Mitgliederprofil.

  Achtet beim Rechnungsversand darauf, die SMTP Einrichtung erfolgreich abgeschlossen zu haben, damit die E-Mails über eure Vereinsmailadresse rausgehen. Andernfalls werden die Rechnungen über no-reply@easyverein.com verschickt.

  Infos zu versendeten E-Mails findet ihr im E-Mail-Protokoll.

• Dieses Dokument herunterladen: Das PDF-Dokument zur Rechnung wird auf euer Gerät heruntergeladen.

• Dieses Dokument kopieren: Die bestehende Rechnung wird mit sämtlichen Eingaben außer der Rechnungsnummer in eine neue Eingabemaske eingefügt, sodass die Rechnung als Kopie neu erstellt werden kann.

• Löschen oder stornieren: Das Löschen von Rechnungen ist erlaubt, sofern die Rechnung noch nicht versendet / als versendet markiert und/oder in einer SEPA Datei heruntergeladen wurde. Andernfalls kann die Rechnung storniert werden. In diesem Fall bleibt sie dauerhaft im System mit Verknüpfung zur Stornorechnung als weiterem Dokument. Löschen oder Stornieren von Rechnungen ist auch per Sammelaktion möglich, siehe Aktionen für Rechnungen & Belege.

• Buchung hinzufügen: Für Barzahlungen in Kassen könnt ihr über die Rechnungsdetails eine neue Buchung anlegen und direkt mit der Rechnung verknüpfen. Es folgt eine Weiterleitung auf die Seite Einnahmen & Ausgaben, wo die Basis-Informationen bereits automatisch eingetragen werden und ihr nur noch das Bankkonto sowie optional Buchungskonto und/oder Abteilung/Projekt wählen müsst. Nach Hinzufügen der Buchung ist die Rechnung automatisch der neuen Buchung zugeordnet und entsprechend gebucht.

  Hinweis:

  Dieser Weg sollte ausschließlich für Barzahlungen genutzt werden. Wenn ihr eure Buchungen über unsere Online Banking Schnittstelle importiert, würde das Hinzufügen neuer manueller Buchungen zu Duplikaten und Abweichungen der Kontostände führen.

• Spendenbescheinigung hochladen: Wenn ihr beispielsweise eure Mitgliedsbeiträge als Spenden erfassen dürft, dann könnt ihr zu den Beitragsrechnungen die jeweilige Spendenbescheinigung als Anhang verknüpfen.

• Anhang hochladen: Zu jeder Ausgangsrechnung kann ein beliebiger weiterer Anhang als Datei hochgeladen werden.

• Mahnstufe auslösen: Ihr könnt für offene oder teilgebuchte Rechnungen eine Mahnstufe aus eurem Mahnwesen anwenden.

  Hinweis:

  Beachtet, dass mit dem Anwenden einer Mahnstufe kein automatischer Versand der Mahnung per E-Mail einhergeht. Der Versand von Mahnungen per E-Mail erfolgt identische wie der normale Rechnungsversand, siehe Abschnitt oben. Für einen postalischen Versand können die Mahnungen über die jeweiligen Rechnungsdetails oder über die Dateiverwaltung (setzt Funktionsumfang Professional voraus) als PDF heruntergeladen werden.

In diesem Bereich seht ihr alle Rechnungspositionen in einer Übersicht. Wenn in den Rechnungseinstellungen "Individuelle Angaben für einzelne Rechnungspositionen" aktiviert ist, könnt ihr über "Ändern" Buchungskonto und Kostenstelle ändern, bis irgendwann eine Festschreibung des Zeitraums der Rechnung erfolgt:

Auf der Seite der offenen & anstehenden Posten könnt ihr im Bereich der offenen Ausgangsrechnungen aus erzeugten Rechnungen SEPA Lastschriftdateien erzeugen. Alle weiteren Infos findet ihr auf der Detailseite dazu.

Auf der Seite der Einnahmen & Ausgaben könnt ihr zu den vorhandenen Buchungen die jeweils passende Rechnung aus der Liste der offenen Posten zuordnen. Alle weiteren Infos findet ihr auf der Detailseite dazu.

Wie kann ich Rechnungen und Belege als bezahlt markieren?

Wie funktioniert das SEPA Verfahren für Lastschriften und Überweisungen in easyVerein?

Wie kann ich vorhandenes Guthaben an Mitglieder ausbezahlen / erstatten?

6.1.2 Einzelne Buchungen (Umsätze) verbuchen

6.2 Rechnungen & Belege

6.2.1 Aktionen für Rechnungen & Belege

6.2.2 Beleg erfassen

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.