Um als Verein aus easyVerein die SEPA Dateien für Sammellastschriften oder auch Sammelüberweisungen zu zu erzeugen, muss folgendes gewährleistet sein:

• Eure easyVerein-Lizenz enthält im Funktionsumfang das Modul "Buchhaltung" (Funktionsumfänge Office oder Professional)

• Euer Verein benötigt eine gültige Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger ID). Diese Nummern werden zentral von der deutschen Bundesbank vergeben und müssen, sofern nicht bereits geschehen, dort beantragt werden.

• Euer Konto muss seitens eurer Bank für Lastschriften freigeschaltet sein. Dazu benötigt ihr üblicherweise einen Vertragszusatz mit eurer Bank. Für diesen Vertragszusatz muss die Gläubiger-Identifikationsnummer vorliegen.

• Eure Bank muss das SEPA Sammellastschriftverfahren (Stand Dezember 2023: SEPA PAIN 008.001.02) unterstützen. Die meisten deutschen Banken (z.B. Sparkasse und Volksbank) unterstützen dies direkt über ihre Online Banking Website. Einige Banken fordern dazu jedoch spezielle Software (z.B. die Deutsche Bank).

  Hinweis:

  Wendet euch im Zweifel direkt an eure Bank um weitere Infos zum Ablauf des SEPA Verfahrens zu erhalten.

• Für einen SEPA Lastschrifeinzug benötigt ihr IBAN und (bei ausländischen Bankverbindungen) BIC des Kontos, von dem ihr den Einzug vornehmen möchtet.

  BIC-Daten können auf der Seite "Prüfen & Ändern" gesammelt ergänzt oder korrigiert werden. Bei Eingaben von IBAN in Mitglieder- oder Adressprofilen erfolgt direkt eine Validierung, ansonsten kann auf der Seite "Prüfen & Ändern" auch eine Integritätsprüfung auch ungültige IBAN gestartet werden.

• Ferner benötigt ihr eine Einwilligung für den Einzug mittels eines so genannten Lastschriftmandats. Für Lastschriftmandate gelten im SEPA Zahlungsraum spezielle Anforderungen hinsichtlich der abgefragten Daten und der enthaltenen Informationen (z.B. der Gläubiger-Identifikationsnummer, der Zahlungsempfänger etc.). Das Lastschriftmandat müsst ihr eurer Bank zu jederzeit vorlegen können! Das Mandat als PDF-Dokument kann in jedem Mitglieder- oder Adressprofil hochgeladen werden, für das Erzeugen einer Lastschriftdatei ist das jedoch nicht verpflichtend.

• Jedes Lastschriftmandat muss eine eindeutige Mandatsreferenznummer enthalten. Die Nummern könnt ihr frei vergeben, dürfen jedoch maximal 35 Zeichen enthalten [0-9 a-z A-Z + ? / - : ( ) . , ']. Es wird zudem gefordert, dass jedes Mandat eine eindeutige Nummer erhält. Diese Nummer muss pro Mandat unterschiedlich sein und gilt zusammen mit der Gläubiger Identifikation als Merkmal für den Einzug.
  
  Für neu erfasste Mitglieder könnt ihr in easyVerein eine neue, zufällige Mandatsreferenz generieren, die so auch für kein weiteres Mitglied vorkommt.

• Ferner benötigt ihr das Datum der Unterschrift (Mandatsdatum) auf dem Lastschriftmandat. Es gelten bestimmte Fristen für die Einzüge, die über diese Angabe seitens der Bank überprüft werden. Diese Angabe wird daher zwingend von den Banken gefordert.

Weitere Informationen erhaltet ihr bei eurer Bank bzw. eurem Kreditinstitut!

• In easyVerein sind Lastschrifteinzüge an Zahlungsaufforderungen (Rechnungen) geknüpft, um ungewollte oder unberechtigte Einzüge zu verhindern. Ihr müsst also zunächst Rechnungen für die Mitgliedsbeiträge der Mitglieder erstellen oder von der Software automatisch erzeugen lassen.

• Ferner muss im Profil eines Mitglieds "Lastschrift" als Zahlungsweise eingestellt sein, damit das System die Rechnungen für einen Einzug freigibt. Auch dies ist eine Absicherung, damit nicht versehentlich Einzüge ohne Zustimmung ausgelöst werden.

• Auf der Seite der offenen & anstehenden Posten findet ihr im Bereich der offenen Ausgangsrechnungen dann die offenen Beitragsrechnungen. Alle Rechnungen mit validen Lastschriftinformationen können für das Erzeugen einer SEPA Lastschriftdatei ausgewählt werden.

• Nach Erzeugung der SEPA Lastschrifdatei (siehe Detailseite zu offenen Ausgangsrechnungen) ladet ihr die Datei auf euer Gerät herunter, loggt euch in euer Online Banking in das von eurer Bank vorgegebene Programm ein und ladet die SEPA XML Datei an der dafür vorgesehenen Stelle als Lastschriftauftrag hoch.