4.1 SMTP-Server für den E-Mail Versand einrichten

SMTP Grundeinstellungen: https://easyverein.com/app/settings/#tab_m

Meine Einstellungen: https://easyverein.com/app/settings/personal/

Mit easyVerein könnt ihr E-Mails aus der Software heraus versenden, an Mitglieder oder externe Kontakte aus dem gemeinsamen Adressbuch.

Für den E-Mail Versand müsst ihr euren üblichen E-Mail Provider des Vereins einmalig mit easyVerein verbinden, darüberhinaus muss sich jeder Admin, der über seinen Zugang E-Mails senden möchte, einmal mit den persönlichen E-Mail Zugangsdaten authentifizieren. Pro Admin können bis zu drei E-Mail-Adressen desselben Providers für den Versand angebunden werden.

Abgesehen von einigen Standard System-E-Mails läuft der reguläre E-Mail Versand über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), eine gängige Schnittstelle zwischen einem E-Mail Provider und einer Softwareanwendung wie easyVerein.

Für die Einrichtung müssen zunächst in easyVerein die SMTP Grundeinstellungen gesetzt werden, die für den gesamten Vereinsaccount gelten:

Beachtet die folgenden Felder:

• Anbieter auswählen: Für die gängigsten deutschen E-Mail Provider haben wir die Grundeinstellungen für euch zusammengefasst sodass ihr nur noch euren Provider auswählen müsst und die Felder der Serveradress, des SMTP-Ports und der Verschlüsselung automatisch gefüllt werden.

• Serveradresse: Sollte euer Provider im Auswahlfeld darüber nicht zu finden sein, könnt ihr die Serveradresse auch über die Tastatur eintippen. Wenn euch eure SMTP-Serveradresse nicht bekannt ist, seht in öffentlichen Listen oder auf der Website eures Providers nach.

• SMTP-Port: Wird bei Provider aus dem Auswahlfeld automatisch gesetzt und kann ansonsten in öffentlichen Listen oder auf der Website des Providers herausgefunden werden.

• Verschlüsselung & Sicherheit: Wird bei Provider aus dem Auswahlfeld automatisch gesetzt und kann ansonsten in öffentlichen Listen oder auf der Website des Providers herausgefunden werden.

  Hinweis:

  Das Herstellen einer unsicheren Verbindung wird nicht empfohlen, da dabei eure Zugangsdaten zum Server unverschlüsselt übertragen werden.

Speichert danach über "Zugangsdaten prüfen und speichern" die eingegeben Daten. Solltet ihr eine Fehlermeldung erhalten, prüft eure Eingaben.

Unten auf der Seite https://easyverein.com/app/settings/#tab_m könnt ihr nach der erfolgreichen Prüfung der SMTP Grundeinstellungen noch folgende Einstellungen festlegen:

Zu den einzelnen Feldern / Einstellungen:

• Absendername für E-Mails: Hier wird euer Vereinsname aus den Stammdaten vorausgefüllt, kann aber auch überschrieben werden.

• E-Mail Anzahl pro Paket festlegen: Viele E-Mail Provider erlauben zur Verhinderung von Spam nur eine gewisse Anzahl an gleichzeitig versendeten E-Mails. Erfragt am besten direkt zu Beginn der Einrichtung euer Limit und tragt es hier ein um spätere Fehler beim Versand zu vermeiden.

• Wartezeit zwischen den einzelnen E-Mail Paketen: Neben der Anzahl gleichzeitig versendeter E-Mails gibt es providerseitig häufig auch feste Vorgaben für Wartezeiten zwischen den Versandpaketen. Erfragt am besten direkt zu Beginn der Einrichtung euer Limit und tragt es hier ein um spätere Fehler beim Versand zu vermeiden.

• Versendete E-Mails in Blindkopie (BCC) an die E-Mail-Adresse des Absenders senden: Ist diese Einstellung aktiviert, werden alle aus easyVerein über die SMTP-Anbindung versendeten E-Mails in Blindkopie (BCC) an die Absendermailadresse gesendet.

Speichert eure Einstellungen über "Einstellungen für E-Mail Versand speichern".

Nach erfolgreicher Eingabe der SMTP Grundeinstellungen muss sich jede Administratorin und jeder Administrator, der aus easyVerein heraus E-Mails versenden möchte, noch mit den persönlichen SMTP Zugangsdaten authentifizieren.

Dies geschieht unter "Meine Einstellungen" im Bereich "E-Mail & SMTP Zugangsdaten". Pro Admin können bis zu drei verschiedene E-Mail-Adressen (alle müssen über denselben E-Mail-Provider laufen) für den Versand angebunden werden.

Bei den E-Mail-Providern Office 365 (Microsoft Outlook) und Gmail (GoogleMail) kann zwischen automatischer und manueller Einrichtung gewählt werden:

Bei der empfohlenen automatischen Einrichtung erfolgt eine Weiterleitung auf die Website von Office 365 bzw. Gmail, nach erfolgreicher Authentifizierung dort ist die Einrichtung abgeschlossen und ihr könnt E-Mails aus easyVerein versenden. Die alternative, manuelle Einrichtung wird im folgenden beschrieben:

Beachtet die Eingabefelder wie folgt:

• Name: Gebt hier einen Namen für das E-Mail-Profil an, z.B. "Vorstandsprofil". Wird dieses Feld leer gelassen, wird automatisch die E-Mail-Adresse als Profilname verwendet.

• E-Mail Adresse: Gebt hier die E-Mail Adresse ein, von der aus ihr E-Mails verschicken möchtet. Es kann auch für mehrere Admin-Zugänge dieselbe Absender-Mailadresse verwendet werden.

• Benutzername für den SMTP-Server: Gebt hier den Benutzernamen (entspricht häufig der Absender-Mailadresse) ein, mit dem ihr euch sonst direkt bei eurem E-Mail Provider anmeldet.

  Hinweis:

  Gebt hier nicht euren Benutzernamen für den Login in easyVerein an.

• Passwort für den SMTP-Server: Gebt hier das Passwort ein, mit dem ihr euch sonst direkt bei eurem E-Mail Provider anmeldet.

  Hinweis:

  Gebt hier nicht eurer Passwort für den Login in easyVerein an.

• Dieses E-Mail-Profil mit anderen Admins teilen.: Wird dieser Schalter aktiviert, können andere Admins des Vereins über diese E-Mail-Adresse E-Mails versenden, ohne sich selbst mit Zugangsdaten zu authentifizieren.

• Code senden: Nach Eingabe der Zugangsdaten müssen die Daten verifiziert werden. Über "Code senden" wird eine E-Mail mit Verifikationscode an die primäre E-Mail Adresse aus eurem Mitgliederprofil versandt. Gebt den Verifikationscode ins Eingabefeld ein, klickt auf "Bestätigen" und anschließend auf "Speichern" um die Einrichtung abzuschließen.

  Hinweis:

  Erhaltet ihr nach Klick auf "Code senden" folgende Fehlermeldung, so gibt es dafür zwei mögliche Ursachen:

  Die eingebenen Zugangsdaten sind falsch bzw. passen nicht zu den SMTP Grundeinstellungen.

  Providerseitig muss erst eine Freigabe zur Nutzung von SMTP erteilt werden. Sucht dazu im Account eures Providers nach "SMTP" oder "POP3" oder kontaktiert den Support eures Providers.

  Bekannte Provider wo eine gesonderte SMTP Freigabe notwendig ist, sind web.de, O365 (Outlook) und Strato.

Nach erfolgreichem Abschluss der Einrichtung könnt ihr E-Mails aus easyVerein heraus über eine der hinterlegten Absendemailadresse versenden.