6.4.2 Offene Ausgangsrechnungen / SEPA Lastschrift

Offene Ausgangsrechnungen, Beitragseinzug, Lastschrifteinzug, SEPA-Einzug, SEPA PAIN Datei

Buchhaltung (lesend/schreibend)

https://easyverein.com/app/bookkeeping/invoices/open/#tab_a

Im Bereich der offenen Ausgangsrechnungen werden euch alle noch nicht gebuchten (als bezahlt markierten) Rechnungen angezeigt. Ihr könnt insbesondere für eure Mitgliedsbeiträge aus den zuvor generierten Beitragsrechnungen SEPA Lastschriftdateien erzeugen und im Online Banking bei eurer Bank als Auftrag platzieren.

Die Tabelle berücksichtigt den Standard-Zeitfilter aus euren Einstellungen zu Konten & Auswertung. Wir sortieren die Einträge standardmäßig ganz bewusst nach Rechnungsdatum aufsteigend, sodass die ältesten Einträge zuerst angezeigt werden. So erkennt ihr auf einen Blick Rechnungen, die möglicherweise bereits eingezogen oder erledigt sind, aber einfach noch nicht verbucht wurden.

Ansonsten enthält die Tabelle folgende Spalten:

• Empfänger: Hier zeigen wird den Namen des Rechnungsempfängers an, Mitglied, Adresse oder eine einfache Texteingabe. Bei Mitgliedern werden unterhalb des Namens auch die Kürzel zugeordneter Mitgliedsgruppen angezeigt. Darunter folgt eine Info zur Zahlungsart des Kontakts bzw. der Rechnung:

  • Grüner Icon - Lastschrift ausgewählt: Im Mitglieder- oder Adressprofil ist die Zahlungsart Lastschrift ausgewählt und die Pflichtfelder IBAN, Mandatsreferenz und Mandatsdatum sind gefüllt. Ein Einzug der Rechnung ist möglich.

  • Roter Icon - Lastschrift nicht möglich: Im Mitglieder- oder Adressprofil ist zwar die Zahlungsart Lastschrift ausgewählt, es fehlen jedoch IBAN, Mandatsreferenz und/oder Mandatsdatum. Ein Einzug der Rechnung ist nicht möglich.

  • Unbekannt: Im Mitglieder- oder Adressprofil ist keine Zahlungsart ausgewählt. Ein Einzug der Rechnung ist nicht möglich. Dafür müssen Zahlungsart Lastschrift, IBAN, Mandatsreferenz und Mandatsdatum gesetzt werden.

  • Überweisung ausgewählt: Sofern im Mitglieder- oder Adressprofil die Zahlungsart Überweisung ausgewählt ist, ist kein Einzug der Rechnung möglich. Sollte nur in der Rechnung selbst die Zahlungsart Überweisung gesetzt sein, im Mitglieder- oder Adressprofil hingegen Lastschrift mit IBAN, Mandatsreferenz und Mandatsdatum, so ist ein Einzug der Rechnung möglich.

  Hinweis:

  Unter "Prüfen & Ändern" könnt alle eure Mitglieder auf unvollständige/ungültige Daten für Lastschrifteinzüge überprüfen. Korrekturen/Ergänzungen der Daten können direkt in den Mitgliederprofilen vorgenommen werden. Bestehende Rechnungen müssen hierfür nicht storniert und neu generiert werden.

• Rechnungsdatum: Wir sortieren standardmäßig immer von alt nach neu, der grundsätzliche Zeitfilter kann oben rechts auf der Seite verändert werden. Unterhalb des Rechnungsdatums seht ihr den Rechnungstyp, also zum Beispiel "Mitgliedschaftsbeitrag".

  Hinweis:

  Achtet vorm Erstellen der SEPA Lastschriftdatei immer darauf, den korrekten Rechnungszeitraum gefiltert zu haben, um keine Rechnungen einzuziehen, die möglicherweise bereits eingezogen, aber noch nicht verbucht wurden.

• Rechnung: Hier seht ihr die Rechnungsnummer und darunter den Rechnungsbetrag.

  Hinweis:

  Besonders vorm allerersten Beitragseinzug empfehlen wir, die Rechnungsbeträge noch einmal mindestens stichprobenartig auf Richtigkeit zu überprüfen.

• Zustand: Am Zustand erkennt ihr, ob eine Rechnung bereits in einer SEPA Lastschriftdatei heruntergeladen wurde oder nicht. Folgende Zustände sind möglich:

  • Offen: Die Rechnung wurde noch nicht in einer SEPA Lastschriftdatei heruntergeladen.

  • Offen, heruntergeladen: Die Rechnung wurde bereits in einer SEPA Lastschriftdatei heruntergeladen, das Datum der Datei-Erzeugung steht direkt darunter.

    Hinweis:

    Achtet bei diesem Zustand ganz besonders darauf, die Rechnung nicht versehentlich ein weiteres Mal in einer SEPA Datei herunterzuladen und einen doppelten Einzug herbeizuführen. Rechnungen mit dem Status "Offen, heruntergeladen" können über die Filterfunktion herausgefiltert werden.

  • Offen bis (Datum): In Rot wird euch eine bevorstehende Mahnstufe aus dem Mahnwesen mit dem Datum angezeigt, an dem die Mahnstufe ausgelöst werden kann.

• Grüne Buttons rechts: Über den Button mit der Lupe könnt ihr euch die jeweiligen Rechnungsdetails anzeigen lassen, über den Button mit dem Hammer kann eine Mahnstufe für einzelne Rechnungen ausgelöst werden.

Zur Auswahl der gewünschten Rechnungen für euren Lastschrifteinzug stehen euch verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Grundsätzlich gilt, dass systemseitig nur Rechnungen mit den notwendigen Lastschriftinformationen für eine SEPA Lastschriftdatei ausgewählt werden können, siehe Info zu Spalte "Empfänger" oben im Artikel.

Wir empfehlen, die gewünschten Rechnungen für den Einzug soweit möglich über die Filterfunktion zu filtern. Möchtet ihr beispielsweise alle am 01.01.2024 generierten Rechnungen für Mitgliedsbeiträge einziehen, könnt der Filter so aussehen:

Hinweis:

Da systemseitig nur Rechnungen mit gültigen Lastschriftdaten in einer SEPA Datei heruntergeladen werden können, müsst ihr vor einem Einzug nicht unbedingt auch noch nach der Zahlungsart Lastschrift filtern. Ihr könnt es aber dennoch tun, um eine übersichtlichere Tabelle zu erhalten. Auch weitere Filter unter anderem nach Mitgliedsgruppen, Zustand und Versandstatus sind möglich.

Wenn ihr nur eine kleine Anzahl von Rechnungen einziehen wollt, könnt ihr diese einfach markieren, in dem ihr ganz links den Haken setzt:

Über die Checkbox oben links in der Tabelle könnt ihr alle Rechnungen der sichtbaren Seite gesammelt auswählen:

Über den Schalter ganz unten links auf der Seite werden alle offenen Ausgangsrechnungen aller sichtbare Seiten ausgewählt:

Hinweis:

Beachtet, dass bei dieser Auswahl das Abwählen einzelner Rechnungen nicht möglich ist.

Nach Auswahl der gewünschten Rechnungen für euren Einzug, klickt auf "Aktionen" in der Kopfleiste und dann "Lastschrifteinzug generieren". Im folgenden Pop-up-Fenster prüft bzw. setzt ihr folgendes:

• Bankkonto auswählen: Wählt das gewünschte Konto, auf das eingezogen werden soll. Es werden euch hier das Konto aus euren Stammdaten sowie weitere angelegten Bankkonten zur Auswahl angeboten.

• IBAN / BIC des Gläubigers: Kontrolliert nach Auswahl des Einzugskontos hier noch einmal, ob IBAN und BIC korrekt hinterlegt sind.

• Gläubigeridentifikationsnummer: Sollte hier keine Nummer angezeigt werden, tragt diese in euren Stammdaten nach. Die Gläubiger-ID ist für einen Einzug zwingend notwendig und wurde euch als Verein von der Deutschen Bundesbank erteilt.

• Einzugsdatum: Wählt hier das gewünschte Datum aus, an dem die Bank euren Lastschrifteinzug ausführen soll. Achtet darauf, das Datum eines Bank-Arbeitstages zu wählen.

• PAIN Standard: Aktuell unterstützen wir die allgemein gültigen Formate SEPA Pain 008.001.02 und 008.001.08. Änderungen werden von uns natürlich umgehend umgesetzt.

• Validierung: Bei der Validierung wird ein Hintergrundprozess angestoßen, in dem wir auf offensichtliche Fehler in den ausgewählten Rechnungen prüfen. Sollte es keine geben, zeigt die Validierung "succeded with no errors" an, solltet ihr Warnungen angezeigt bekommen, wendet euch gerne an unser Support-Team.

• Sammellastschrift: Dieses Format ist das heutzutage gängigste. Es bedeutet, dass ihr beim Einzug von beispielsweise 100 Rechnungen mit je 10 € Rechnungsbetrag von der Bank eine Gutschrift über 1000 € erhaltet.

• Einzelbuchungen: Dieses Format wird heutzutage teilweise bankseitig nicht mehr unterstützt oder ist mit höheren Gebühren verbunden. Es bedeutet, dass ihr beim Einzug von beispielsweise 100 Rechnungen mit je 10 € Rechnungsbetrag von der Bank 100 Gutschriften über je 10 € erhaltet.

Hinweis:

Nach Mausklick auf "Sammellastschrift" oder "Einzelbuchungen" wird die SEPA Lastschriftdatei im XML-Format erzeugt. Bei weniger als 100 ausgewählten Rechnungen wird die Datei direkt auf euer Gerät heruntergeladen, prüft also den Download-Ordner eures Browsers oder Geräts.

Bei mehr als 100 ausgewählten Rechnungen findet die Erzeugung der SEPA Lastschriftdatei als Hintergrundprozess statt, dort könnt ihr die Datei dann auch auf euer Gerät herunterladen.

Bei mehr als 999 ausgewählten Rechnungen teilen wir die Rechnungen nach SEPA Standard in zwei separate Lastschriftdateien auf. Bei beispielsweise 1400 Rechnungen erhaltet ihr zwei SEPA Lastschriftdateien mit je 700 Einträgen.

Beachtet, dass Rechnungen nach dem Erzeugen einer SEPA Lastschriftdatei als "in den Zahlungsverkehr gebracht" gelten. Ein (gesammeltes) Löschen der Rechnungen ist danach nicht mehr möglich. Fehlerhafte Rechnungen dürfen nur noch einzeln storniert werden.

Aus easyVerein erzeugte SEPA Lastschriftdateien werden nicht automatisch an eure Bank übermittelt.

Um den Lastschriftauftrag wirksam bei eurer Bank zu erfassen, loggt euch in euren Online Banking Zugang der Bank ein und sucht dort nach dem passenden Upload-Feld für Lastschriftaufträge.

Ladet dort die aus easyVerein generierte und heruntergeladene SEPA Lastschriftdatei im XML-Format hoch.

Solltet ihr das passende Upload-Feld im Online Banking nicht finden können, meldet euch beim Support eurer Bank.

Nach Erzeugung der SEPA Lastschriftdatei erhalten die Rechnungen einen neuen Zustand:

Hinweis:

Wir zeigen als SEPA Lastschriftdatei heruntergeladene Rechnungen ganz bewusst nicht als gebucht (bezahlt markiert) an, da ihr zum Zeitpunkt der Datei-Erzeugung ja noch gar keine Gutschrift von eurer Bank erhalten habt und wir auch gar nicht mitbekommen, ob ihr eine erzeugte SEPA Datei überhaupt bei eurer Bank als Auftrag erfasst.

Erst nach korrektem Verbuchen mit dem Zahlungseingang werden die Rechnungen als gebucht (bezahlt) markiert und sind dann auch nicht mehr auf der Seite der offenen Ausgangsrechnungen sichtbar.

Erst nach korrekter Zuordnung der Rechnungen zum passenden Zahlungseingang verschwinden die Rechnungen aus der Tabelle der offenen Ausgangsrechnungen. Wie ihr Sammellastschriften schnell und einfach manuell verbucht und Einzellastschriften manuell verbucht oder automatisch verbuchen lasst, könnt ihr auf den jeweiligen Detailseiten nachlesen:

Bei Lastschrifteinzügen bleiben Rücklastschriften selten aus, sei es wegen mangelnder Kontodeckung, ungültiger Bankdaten oder aktiver Rückforderung des Mitglieds. Wie ihr Rücklastschriften manuell verbucht oder (halb)automatisch verbuchen lasst, beschreiben wir ebenfalls ausführlich:

Wie funktioniert das SEPA Verfahren für Lastschriften und Überweisungen in easyVerein?

Wieso kann ich eine offene Ausgangsrechnung nicht als SEPA Lastschriftdatei herunterladen?

2.5 Rechnungen für Mitgliedsbeiträge erzeugen

2.2 Mitgliederprofile

6.1.1 Aktionen für Einnahmen & Ausgaben

6.1.2 Einzelne Buchungen (Umsätze) verbuchen

6.1.3 Sammellastschriften verbuchen

6.1.4 Rücklastschriften verbuchen

13.2 Prüfen & Ändern

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.