6.2.1 Aktionen für Rechnungen & Belege

Aktionen für Rechnungen & Belege, Sammelaktionen für Rechnungen & Belege, Rechnungsversand, Export, Mahnwesen

Buchhaltung (lesend/schreibend)

https://easyverein.com/app/bookkeeping/invoices

Über den Aktionen-Button in der Kopfleiste stehen euch stehen euch verschiedene Funktionen zur Verfügung, die ihr auf die gesamte oder eine gefilterte Liste der Rechnungen & Belege anwenden könnt.

Über "Tabelle anpassen" könnt ihr frei konfigurieren, welche Datenfelder aus dem Bereich der Rechnungen & Belege in eurer Tabelle sichtbar sind, und welche nicht. Verschiebt Felder dazu per Drag & Drop (Feld mit der linken Maustaste fixieren und dann verschieben) zwischen den Bereichen "Nicht in der Tabelle" und "Spalten in der Tabelle". Es stehen euch in diesem Bereich sämtliche Standardfelder der Rechnungen & Belege zur Verfügung. Ihr könnt ebenso ein Feld für die standardmäßige Sortierung der Tabelle auswählen und festlegen, wieviele Einträge euch pro Seite angezeigt werden sollen.

Hinweis:

Diese Einstellung ist pro Administrator individuell, innerhalb eines Vereins kann sich also jeder Admin die Tabelle so konfigurieren, wie er/sie das für seine/ihre Arbeit benötigt.

Über "Sammelaktionen für Rechnungen" öffnet sich ein kleines Fenster, in dem ihr eine Aktion auswählen könnt, die ihr auf alle (gefilterten) oder einzeln ausgewählte Rechnungen & Belege anwenden könnt.

Aktuell stehen euch folgende Sammelaktionen zur Verfügung:

Nach Auswahl der zu versendenden Rechnungen könnt ihr Betreff und Text eurer E-Mail bestimmen und festlegen welche Anhänge mit versendet werden, sollte es beispielsweise auch Mahnungen oder sonstige Anhänge zur Rechnung geben:

Hinweis:

Den E-Mail Text für Rechnungsversand könnt ihr in den Systemeinstellungen vordefinieren. Lediglich der Betreff muss pro Versand neu erfasst werden.

Beim Rechnungsversand wird im Regelfall die primäre E-Mail-Adresse des Mitglieds oder Adresskontakts angesprochen, es sei denn eine gesonderte geschäftliche E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand ist hinterlegt, siehe Artikel zum Mitgliederprofil.

Achtet beim Rechnungsversand darauf, die SMTP Einrichtung erfolgreich abgeschlossen zu haben, damit die E-Mails über eure Vereinsmailadresse rausgehen. Andernfalls werden die Rechnungen über no-reply@easyverein.com verschickt.

Infos zu versendeten E-Mails findet ihr im E-Mail-Protokoll.

Ihr könnt Rechnungen & Belege gesammelt löschen, sofern diese noch nicht versandt oder als versandt markiert wurden und nicht in einer SEPA Lastschrift- oder Überweisungsdatei heruntergeladen wurden.

Hinweis:

Beachtet, dass gelöschte Rechnungen & Belege zunächst im Papierkorb unter Sicherheit & Tools landen, wo ihr diese bei versehentlichem Löschen für begrenzte Zeit wiederherstellen könnt.

Um fehlerhafte Beitragsrechnungen nach dem Löschen erneut zu generieren, müssen die Rechnungen vorab aus dem Papierkorb entfernt werden, da pro Mitglied und Fälligkeitsdatum nur eine Beitragsrechnung existieren kann.

Beachtet weiterhin, dass in Rechnungen verrechnetes Guthaben beim Wiederherstellen gelöschter Rechnungen nicht mit wiederhergestellt wird.

Ihr könnt Rechnungen & Belege gesammelt gesammelt stornieren, auch wenn diese versandt oder als versandt markiert wurden oder in einer SEPA Lastschriftdatei heruntergeladen wurden und damit nicht mehr gelöscht werden dürfen.

Ihr könnt einen Stornierungsgrund (für alle zu stornierenden Rechnungen gleich) angeben und über die Schalter unten auswählen ob Rechnungen verschiedener Zustände auch storniert werden sollen. Ebenfalls könnt ihr festlegen ob in den Rechnungen verrechnetes Guthaben mit dem Stornieren wieder im Mitglieder- oder Adressprofil hinterlegt werden soll.

Hinweis:

Um fehlerhafte Beitragsrechnungen nach dem Stornieren erneut zu generieren, geht wie hier beschrieben vor: Wie kann ich eine stornierte Beitragsrechnung neu generieren?

Ihr könnt für offene oder teilgebuchte Rechnungen gesammelt eine Mahnstufe aus eurem Mahnwesen anwenden. Filtert euch zunächst die gewünschten Rechnungen (zum Beispiel anhand des Buchungsstatus) oder wählt sie einzeln aus und wählt dann im Pop-up-Fenster die gewünschte Mahnstufe:

Die Voreinstellungen der Mahnstufe aus dem Mahnwesen können überschrieben werden.

Hinweis:

Beachtet, dass mit dem Anwenden einer Mahnstufe kein automatischer Versand der Mahnung per E-Mail einhergeht. Der Versand von Mahnungen per E-Mail erfolgt identische wie der normale Rechnungsversand, siehe Abschnitt oben. Für einen postalischen Versand können die Mahnungen über die jeweiligen Rechnungsdetails oder über die Dateiverwaltung (setzt Funktionsumfang Professional voraus) als PDF heruntergeladen werden.

Im Mahnwesen könnt ihr pro Mahnstufe eine Anzahl an Tagen bis zur nächsten Mahnstufe hinterlegen. Sobald diese Anzahl erreicht ist, werden euch die jeweiligen noch offenen Rechnungen mit einem roten Warnhinweis angezeigt.

Wenn ihr weiteren Zahlungsaufschub ohne die nächst folgende Mahnstufe erlauben wollt, filtert/wählt die gewünschten Rechnungen und setzt ein neues Datum fürs Ende der aktuellen Mahnstufe:

Zu gebuchten (als bezahlt markierten) Einzelbelegen identischer Mitglieder oder externen Kontakte könnt ihr Sammelspendenbescheinigungen erstellen. So erhalten Dauerspender nur eine Bescheinigung, meist am Jahresende.

Über "Sammelzuwendungsbescheinigung erstellen" könnt ihr in der Tabelle der Rechnungen & Belege nach Namen suchen und bekommt alle passenden Belege angezeigt. Nur Belege, die gebucht und nicht bereits in einer Sammelspendenbescheinigung erfasst wurden, können dann per Mausklick auf die jeweilige Zeile markiert werden:

Nach Auswahl der Belege könnt ihr über den orangenen Button die Bescheinigung erzeugen.

Über diese Aktion fasst die Software automatisch alle gebuchten (als bezahlt markierten) Einzelbelege identischer Mitglieder oder externen Kontakte zusammen, der Schritt der manuellen Suche und Auswahl (siehe Abschnitt oben) kann damit umgangen werden.

Alle Kontakte werden euch in einer Übersicht angezeigt, die Einzelbelege können ausgeklappt werden und über "Zuwendungsbescheinigung öffnen" könnt ihr dann für den einzelnen Kontakt die Sammelzuwendungsbescheinigung erstellen:

Für postalischen Versand oder eigene Sicherungen der PDF-Dokumente könnt ihr Rechnungen & Belege herunterladen. Filtert/wählt die gewünschten Rechnungen & Belege, legt fest ob für jede Rechnung ein einzelnes PDF heruntergeladen werden soll oder ein PDF-Dokument mit allen Rechnungen und startet den Download über den orangenen Button. Die Datei könnt ihr dann über die laufenden & abgeschlossenen Hintergrundprozesse herunterladen.

Hinweis:

Nur Rechnungen & Belege mit PDF-Belegbild können heruntergeladen werden. Solltet ihr in Eingangsbelegen kein Belegbild hochgeladen haben, erhaltet ihr bei Nutzung dieser Funktion eine entsprechende Fehlermeldung.

Ihr könnt eure Rechnungstabelle in drei verschiedenen Formaten exportieren. Zuvor gesetzte Filter werden auch in den Exporten berücksichtigt.

PDF

Ein PDF-Dokument nach folgendem Schema wird erzeugt:

Hinweis:

Ab mehr als 100 enthaltenen Buchungen wird der Export nicht direkt heruntergeladen sondern in den laufenden & abgeschlossenen Hintergrundprozessen zum Download bereitgestellt.

XLSX (Excel) oder CSV (Tabelle)

Die Exportdatei wird in folgendem Schema generiert:

Hinweis:

Ab mehr als 100 enthaltenen Buchungen wird der Export nicht direkt heruntergeladen sondern in den laufenden & abgeschlossenen Hintergrundprozessen zum Download bereitgestellt.

6.2 Rechnungen & Belege

6.2.1 Aktionen für Rechnungen & Belege

6.2.2 Beleg erfassen

6.2.3 Rechnung schreiben

6.2.4 Zuwendungsbescheinigung

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.