2.5 Rechnungen für Mitgliedsbeiträge erzeugen (nur mit Finanzmodul)

https://easyverein.com/app/members/

Office oder Professional

Um aus euren bei den Mitgliedern hinterlegten Mitgliedsbeiträgen offene Posten für den Rechnungsversand oder das Erzeugen einer SEPA Datei für den Lastschrifteinzug zu ermöglichen, müssen vorab Beitragsrechnungen erstellt werden.

Die reine Erstellung ist für das Erzeugen einer Lastschriftdatei ausreichend, ein Versand der Rechnungen per Brief oder E-Mail ist rein optional und findet auch niemals automatisch statt.

Für das Erstellen von Beitragsrechnungen gibt es drei mögliche Wege, die im folgenden genauer beschrieben werden.

Für manuell neu erfasste Mitglieder kann die Beitragsrechnung für vergangene Fälligkeit im Mitgliederprofil unter "Mitgliedschaftsgebühren" erzeugt werden. Setzt dabei den im Screenshot markierten Schalter und speichert unten:

Die Rechnungserstellung wird als Hintergrundprozess gestartet und ihr seht die erstellte Rechnung im Anschluss im Reiter "Rechnungen" des Mitgliederprofils und auch direkt im Finanzmodul als offenen Posten.

Hinweis:

Im Beispiel würde für den Leistungszeitraum 01.01. - 31.01.2024 eine Beitragsrechnung über 25 € (5 € individueller Beitrag, 20 € Gruppenbeitrag) erzeugt werden. Alle Posten mit dem grünen Hinweis "aktiviert" werden addiert. Posten mit einem grauen Hinweis "deaktiviert" werden nicht berechnet.

Der Schalter "Die automatische Rechnungserstellung rückwirkend..." ist nur sichtbar, sofern in den Einstellungen für Mitgliedsbeiträge die Einstellung "Automatische Rechnungen für Mitgliedschaftsbeiträge" aktiv ist.

Sollte für das Leistungsdatum 01.01.2024 bereits eine Beitragsrechnung vorliegen, würde trotz aktivem Schalter keine neue Rechnung erzeugt werden.

Sollte für das Leistungsdatum 01.01.2024 eine Rechnung vorgelegen haben, die storniert wurde, so muss für die Neu-Erstellung der Rechnung der unten im Artikel beschriebene Weg "Autom. Rechnungserstellung manuell anstoßen" gewählt werden.

Ihr könnt für alle vergangenen und zukünftigen Fälligkeiten von Beiträgen die Rechnungen jederzeit gesammelt generieren.

Geht dazu unter https://easyverein.com/app/members/ auf "Aktionen" und "Autom. Rechnungserstellung für alle in der Tabelle anstoßen". Wenn die Rechnungserstellung nur für bestimmte Mitglieder gestartet werden soll, setzt zuvor über die Filterfunktion einen Filter auf die gewünschten Mitglieder.

Im Pop-up-Fenster müsst ihr dann ein Fälligkeitsdatum eingeben, für das die Rechnungserstellung geprüft bzw. gestartet werden soll:

Die Prüfung ist nur für genau ein Datum möglich, nicht für ganze Zeiträume. Das einzugebende Fälligkeitsdatum ist weiterhin abhängig vom ersten Leistungszeitraum in euren Mitgliederprofilen und dem Zahlungsintervall der Beiträge.

Beispiel:

Ihr wollt jedes Jahr die Jahresrechnungen für eure Beiträge erzeugen, habt bei all euren Mitgliedern als ersten Leistungszeitraum den 01.01.2023 gesetzt und die Beiträge haben alle ein Intervall von allen 12 Monaten. Die autom. Rechnungserstellung wäre damit über folgende Eingabe des Fälligkeitsdatums möglich:

• Für das Jahr 2023: 01.01.2023

• Für das Jahr 2024: 01.01.2024

• Für das Jahr 2025: 01.01.2025

• usw.

Die Eingabe abweichender Daten würde zu keinem Ergebnis führen.

Nach der Eingabe des Fälligkeitsdatums habt ihr noch die Möglichkeit, den Schalter "Stornierte Rechnungen auch neu generieren" zu setzen. Das ist notwendig, um stornierte Rechnungen nach der Korrektur von zum Beispiel den Adressdaten des Mitglieds neu zu erstellen, da dies im einzelnen Profil nicht möglich ist, siehe "Erstellung von Beitragsrechnungen im einzelnen Mitgliederprofil" oben im Artikel.

Klickt anschließend auf "Eingabe prüfen" und es wird ein Hintergrundprozess gestartet, der euch anzeigt, wieviele Rechnungen erstellt werden können:

Über "Details" seht ihr auch für welche Mitglieder Rechnungen erstellt werden können. Klickt dann auf "Rechnungen erstellen" und die Rechnungen werden tatsächlich angelegt und sind danach als offene Posten im Finanzmodul ersichtlich.

Für in der Zukunft fällig werdende Mitgliedsbeiträge kann die Software die Beitragsrechnungen vollautomatisch über Nacht bereitstellen.

Voraussetzung dafür ist, dass in den Einstellungen für Mitgliedsbeiträge folgende Einstellung aktiviert ist:

Fälligkeiten der Beiträge ergeben sich immer aus erstem Leistungszeitraum und Zahlungsintervall. Für alle Fälligkeiten, die in der Zukunft liegen, stellt easyVerein vollautomatisch die Beitragsrechnungen bereit.

Beispiel:

Ihr wollt jedes Jahr die Jahresrechnungen für eure Beiträge erzeugen, habt bei all euren Mitgliedern als ersten Leistungszeitraum den 01.01.2023 gesetzt und die Beiträge haben alle ein Intervall von allen 12 Monaten. Die Software würde anhand dieser Daten die Beitragsrechnungen wie folgt automatisch bereitstellen:

• Für das Jahr 2023: keine automatische Erstellung, da Fälligkeit bereits vergangen

• Für das Jahr 2024: am 01.01.2024 gegen 02:00 Uhr früh.

• Für das Jahr 2025: am 01.01.2025 gegen 02:00 Uhr früh.

• usw.

Wenn ihr die Beitragsrechnungen nicht genau am Tag der Fälligkeit, sondern X Tage davor oder nach benötigt, könnt ihr das ebenfalls in den Einstellungen für Mitgliedsbeiträge definieren:

Wie hier eingestellt, würden die Beitragsrechnungen für die Jahre 2024, 2025 usw. nicht am 01.01., sondern erst am 15.01. erstellt werden.

Hinweis:

Wenn bereits vorab über den Weg "Autom. Rechnungserstellung manuell anstoßen" für ein bestimmten Fälligkeitsdatum erstellt wurden, wird dies natürlich auch bei der vollautomatischen Erstellung berücksichtigt. Es gibt keine doppelten Rechnungen.

Wie ihr aus den erzeugten Beitragsrechnungen die SEPA Lastschriftdatei generiert und an eure Bank übermittelt, beschreiben wir hier ausführlich: