Mitgliedsprofile, Mitgliederdaten, Mitgliedsdaten

Mitgliederverwaltung (lesend oder lesend/schreibend)

https://hexa.easyverein.com/app/members/

Klickt in der geöffneten Mitgliedertabelle wahlweise auf das Profilbild-Icon, den Mitgliedsnamen oder den am rechten Rand fixierten Icon mit dem Stift um Mitgliederprofile zu öffnen.

Im Mitgliederprofil findet ihr alle Einstellungen und Kontaktdetails wieder, die bei der Erstellung eines Mitglieds angelegt wurden. Zudem gibt es die Möglichkeit ein Profilbild und weitere Meta-Daten zur Mitgliedschaft anzugeben. Zusätzlich zu den bereits aus der Erstellung bekannten Feldern könnt ihr hier auch die Mitgliedschaftsgebühr anpassen, das Passwort verändern und den Administratorzugriff einstellen.

Neu

• Person hinzufügen: Hierüber könnt ihr ein neues Mitgliederprofil als Personenmitglied erfassen.

• Firma hinzufügen: Hierüber könnt ihr ein neues Mitgliederprofil als Firmenprofil erfassen.

Daten

• Als vCard herunterladen: Im vCard Format könnt ihr die Kontaktdaten des Mitglieds in euer digitales Adressbuch, zum Beispiel auf dem Smartphone, importieren

• Als PDF herunterladen: Hier könnt ihr alle erfassten Daten zu einem Mitglied als PDF herunterladen und so ganz einfach dem Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO nachkommen. Im PDF werden Änderungen, Ereignisse, Termine und das Guthaben aus dem Mitgliedschaftsverlauf abgebildet sowie alle weiteren gespeicherten Daten über das Mitglied in easyVerein.

• Mitgliedsbescheinigung herunterladen: Ladet eine Mitgliedsbescheinigung als PDF über das Mitglied herunter.

Aktionen

• Zugangsdaten ändern

Hier findet ihr die für das Mitglied hinterlegte Login E-Mail-Adresse bzw. den Benutzernamen und könnt diese Eingabe auch ändern. Wichtig ist, dass die Login E-Mail oder der Benutzername einmalig sind. Um Mitgliedern Zugriff auf den Mitgliederbereich oder die Administrator-Oberfläche zu geben könnt ihr wahlweise ein Passwort selbst eingeben, ein zufälliges Passwort vom System generieren lassen (zu den Passworteinstellungen) oder eine E-Mail Einladung (setzt eine korrekte Login E-Mail-Adresse voraus) zum Festlegen eines eigenen Passworts versenden. Eine Sperrung des Zugriff ist inklusive der Angabe des Grundes ebenfalls möglich. Über "Zugriff auf Administrator-Oberfläche erlauben" könnt ihr Mitglieder zu Admins machen und im nächsten Schritt die Rechte über die Auswahl einer Administrator-Gruppe beschränken.

Hinweis: Administratoren sind in easyVerein alle verwaltenden Personen. Die Anzahl der Administratoren pro Verein ist je nach Lizengröße unterschiedlich Lizenz limitiert. Solltet ihr euer Maximum an Administrator-Zugängen erreicht haben, könnt ihr unter https://hexa.easyverein.com/app/license/ entweder auf die nächst größere Lizenzgröße wechseln oder einzelne Admin-Zugänge dazu kaufen.

• Profilbild ändern:

Ladet ein neues Bild von eurem Dateimanager hoch oder verschiebt es per Drag & Drop in das Upload-Feld.

Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn in den Systemeinstellungen die Anzeige von Profilbildern aktiviert ist.

• Mitglied duplizieren:

Mit dieser Aktion könnt ihr ein bestehendes Mitglied in ein neues Profil duplizieren, zum Beispiel bei Familienmitgliedern mit gleichen Stammdaten. Welche Felder dupliziert werden soll, kann frei bestimmt werden.

• Rechnung schreiben:

Öffnet die Rechnungsmaske auf der Seite "Rechnungen & Belege" und setzt das Mitglied direkt als Rechnungsempfänger.

Hinweis: Diese Aktion ist nur für Lizenzen mit Buchhaltungsmodul (Funktionsumfänge Office und Professional) und Administratoren mit Schreibrechten für die Buchhaltung sichtbar.

• Mitglied löschen:

Gelöschte Profile werden zunächst in den Papierkorb unter "Sicherheit & Tools" verschoben, wo ihr für maximal 30 Tage noch die Möglichkeit habt, das Profil wiederherzustellen. Das zu einem Mitglied verknüpfte Adressprofil bleibt auch nach der Löschung des Mitgliederprofils immer erhalten.

Hinweis: Wenn ein Mitglied ausgetreten ist und ihr dessen Profil löscht, werden alle mitgliedschaftsbezogenen Daten wie Beiträge, Eintritts- und Austrittsdatum, Mitgliedsnummer usw. mit gelöscht. Da die Adressprofile zu gelöschten Mitgliedern immer erhalten bleiben, solltet ihr für euch relevaten Mitgliedsdaten über individuelle Adressdatenfelder speichern bevor ihr die Mitgliedsprofile löscht.

Ausgetrenene Mitglieder, deren Profile nicht gelöscht werden, zählen weiterhin für die Berechnung der Mitglieder innerhalb des Mitglieder-Limits eurer Lizenz, ein Löschen ausgetretener Mitglieder kann also den Wechsel auf eine größere Lizenz oder den Zukauf weitere Mitglieder verzögern.

Kontakt

• Brief / E-Mail schreiben (via easyVerein): Öffnet die Seite "E-Mails und Serienbriefe" in easyVerein und fügt das ausgewählte Mitglied direkt als Empfänger:in hinzu. Ihr könnt nun einen Brief oder eine E-Mail aus easyVerein heraus an das Mitglied vorbereiten.

• E-Mail schreiben (öffnet deinen E-Mail Client): Hierüber wird der Standard E-Mail Client deines gerade verwendeten Geräts geöffnet und die E-Mail-Adresse des Mitglieds als Empfänger:in eingefügt.

• Anruf starten (öffnet deine Telefon App): Die auf deinem Gerät als Standard definierte Telefon-App wird mit der Telefonnummer des ausgewählten Mitglieds geöffnet.
  

• Profilbild 

Hier könnt ihr für jedes Mitglied ein Profilbild hochladen. Auf der Seite eurer Stammdaten könnt ihr auch ein Standardprofilbild hochladen, das für alle Mitglieder ohne eigenes Profilbild angezeigt wird.

Hinweis:

Solltet ihr keine Profilbilder benötigen, könnt ihr die Anzeige in den Systemeinstellungen deaktivieren.

• Schnellaktionen und Infos / GPS-Kartengrafik zur Herkunft der Mitglieder

Ihr seht direkt, ob im jeweiligen Profil Zahlungs- und Kontaktdaten erfasst sind und könnt mit einem einzigen Klick bestimmte Schnellaktionen wie das Schreiben einer Rechnung an das Mitglied starten.

Sind in den Profilen vollständige Adressdaten (Straße, Postleitzahl, Stadt, Bundesland und Land) hinterlegt, wird rechts die Herkunft der Mitglied in einem Kartenausschnitt angezeigt.

Hinweis:

Die Anzeige des GPS-Kartenausschnitts in den Mitgliederprofilen kann in den Systemeinstellungen deaktiviert werden.

• Allgemeine Infos / Kontaktdaten

Hier können sämtliche Kontaktdaten wie Anschrift, E-Mail-Adressen und Telefonnummern erfasst werden. Personenprofile enthalten Bereiche für private und geschäftliche Kontaktdaten, Firmenprofile enthalten geschäftliche Kontaktdaten sowie einen Bereich für die Kontaktdaten eines Ansprechpartners.

Hinweis:

Solltet ihr für eure Mitglieder ausschließlich private oder ausschließlich geschäftliche Kontaktdaten verwalten, könnt ihr die Anzeige des nicht benötigten Bereiches in den Systemeinstellungen deaktivieren.

Warnung:

Die Felder "Primäre E-Mail Adresse" und "Bevorzugte Kommunikationsform" sind Pflichtfelder, die bereits beim CSV Import von Mitgliederdaten gesetzt sein müssen. Achtet darauf, im Feld der primären E-Mail Adresse eine valide Mailadresse (sofern vorhanden; Login E-Mail, Private E-Mail oder Geschäftliche E-Mail) auszuwählen. Die gesetzte primäre E-Mail Adresse wird für den Versand von Systemnachrichten aus easyVerein verwendet.

Die Zuordnung des Feldes "Primäre E-Mail Adresse" kann auch gesammelt über "Prüfen & Ändern" im Bereich "Sicherheit & Tools" einmalig vorgenommen werden. Bei Mitgliedern ohne E-Mail-Adresse solltet ihr die bevorzugte Kommunikationsform auf "Brief" stellen um Fehler beim E-Mail Versand zu vermeiden. Bei Mitgliedern, die gar keine Kommunikation wünschen, sollte "Keine Kommunikation" hinterlegt werden.

• Mitgliedschaft und Gebühren

Hier könnt ihr Beitrittsdatum, Austrittsdatum, Mitgliedsnummer und die Zugehörigkeit zu Mitgliedschaftsgruppen hinterlegen/bearbeiten. Für individuelle Informationen zu euren Mitgliedern steht euch zudem ein Notizfeld zur Verfügung. Es stehen euch hier außerdem drei Dateifelder zur Verfügung, in welchen ihr eine Kopie des Mitgliedschaftsantrags, einer möglichen Austrittserklärung und einer Einwilligungserklärung hochladen könnt. Das Dokument kann jederzeit wieder heruntergeladen werden - somit müsst ihr nie wieder die Dokumente zu einem Mitglied suchen, sondern habt diese stets an der selben Stelle wie alle anderen Daten hinterlegt. Beliebig viele weitere Dateifelder könnt ihr als individuelle Felder in den Einstellungen erstellen. Ganz unten könnt ihr eine Mitgliedsausweis aus einer zuvor in den Einstellungen generierten Vorlage erstellen.

Hinweis: In den Einstellungen kann auch eine automatisierte Vergabe der Mitgliedsnummern für neue Mitglieder aktiviert werden.

Warnung: Eingaben im Notizfeld sind im Mitgliederbereich für Mitglieder nicht sichtbar, auch nicht im PDF-Download der Daten über den Mitgliederbereich. Im PDF-Datenblatt, das ihr als Admin über das Mitgliederprofil herunterladen könnt, stehen die Notizen jedoch mit dabei. Beachtet dies, wenn ihr darübernachdenkt, das aus dem Admin-Bereich heruntergeladene PDF an das Mitglied herauszugeben.

• Mitgliedschaftsgruppen und Mitgliedschaftsgebühren

In diesem Bereich habt ihr die Möglichkeit die Mitgliedschaftsgebühren, das Zahlungsintervall für den individuellen Mitgliedschaftsbeitrag, die Bankdetails und die Zahlungsart zu wählen. Wenn ihr Lastschrift als Zahlungsart einstellt, sind die Angabe von Mandatsreferenz und Datum der Unterschrift des Mandats erforderlich. In den Einstellungen können Gruppen mit vordefinierten Beiträgen und Zahlungsintervallen angelegt werden, welche ihr anschließend nur noch dem Mitglied zuweisen müsst. Gruppen können entweder als "Im Mitgliedschaftsbeitrag aktive Posten / Gruppen" erfasst werden, dann werden die Beiträge berechnet, oder als "Im Mitgliedschaftsbeitrag nicht berücksichtige Gruppen", wenn Gruppen rein der Selektion dienen oder Beiträge aus bestimmtem Grund nicht berechnet werden sollen. Über die Checkbox "Guthaben mit Mitgliedschaftsbeitrag verrechnen" könnt ihr festlegen, ob Guthaben von der oder den nächsten Beitragsrechnungen abgezogen werden soll.

Hinweis: Detailliertere Informationen zum Bereich Mitgliedschaftsgebühren findet ihr hier.

• DOSB

Als Sportverein könnt ihr hier die Daten "DOSB Geschlecht" und "DOSB Sportart" für die Bestandserhebung an den DOSB oder LSB hinterlegen.

Hinweis: Der Reiter DOSB erscheint erst, wenn unter https://hexa.easyverein.com/app/settings/integrations/ den DOSB-Export aktiviert habt.

• Synchronisierung in Abteilungen

Über diesen Reiter können Mitglieder in angebundene easyVerein-Accounts von Abteilungen oder untergeordneten Vereinen synchronisiert werden. Die Profile können dann je nach Einstellung vollumfänglich oder eingeschränkt in den Accounts der untergeordneten Instanz bearbeitet werden. Eine Synchronisierung kann jederzeit manuell beendet werden.

Hinweis: Dieser Reiter ist nur für Nutzer unserer mandantenfähigen Dachverbands- bzw. Mehrspartenlösung sichtbar. Sprecht bei Interesse daran gerne unser Vertriebsteam an.

• Rechnungen

Hier werden alle Rechnungen, Belege und Zuwendungsbescheinigungen aufgelistet, die mit dem Mitglied verknüpft sind. Von hier aus könnt ihr euch auch direkt die Detailansicht einer Rechnung einblenden lassen oder euch die Rechnungsübersicht zu diesem Mitglied im Finanzmodul aufrufen.

Hinweis: Dieser Bereich ist nur für Lizenzen mit Buchhaltungsmodul (Funktionsumfänge Office und Professional) und Administratoren mit Lese- und/oder Schreibrechten für die Buchhaltung sichtbar.

• Verlaufsdaten

Alle Ereignisse, Änderungen, Terminzusagen, Ausleihen usw., die sich auf das angezeigte Mitglied beziehen, werden hier protokolliert. Ihr könnt hier auch eigene Protokolleinträge anlegen. Mögliche Protokolleinträge sind:

Änderungen: Sämtliche Änderungen in Mitgliederprofilen werden automatisch mit Datum, Inhalt der Änderung und Admin-Namen geloggt. Änderungsprotokolle dürfen nach DSGVO nicht für unbegrenzte Zeit in der Software gespeichert werden. Die Aufbewahrungsdauer könnt ihr in den Sicherheitseinstellungen festlegen, maximal 365 Tage sind möglich.

Ereignisse: Wenn ihr ein Ereignis anlegt, könnt ihr diesem ein Datum, ein Beschreibungstext und ein Dateianhang zuweisen. Ereignisse werden in einem eigenen Reiter nach Datum sortiert aufgelistet und können auch über den Mitgliederbereich freigegeben werden. Im Gegensatz zu Änderungen bleiben Ereignisse dauerhaft im Mitgliederprofil gespeichert.

Guthaben: Wenn ihr ein Guthaben anlegt, könnt ihr ebenfalls ein Datum, ein Beschreibungstext und einen Dateianhang zuweisen. Zusätzlich könnt ihr noch einen Betrag hinzufügen. Angelegte Guthaben können in Beitragsrechnungen oder manuellen Rechnungen verrechnet werden.

Hinweis: Für Guthaben, dass aus direktem Geldfluss resultiert, zum Beispiel durch eine Überzahlung einer Rechnung, sollte auf der Seite der "Einnahmen & Ausgaben" aus der Transaktion heraus ein Guthaben-Beleg erstellt werden. Wird dieser mit einem Mitgliederprofil als Empfänger verknüpft, so hinterlegt das System den Guthaben-Betrag automatisch im Mitgliederprofil.

• Individuelle Mitgliederdaten und individuelle Reiter

Hier habt ihr die Möglichkeit, individuelle Felder zu euren Mitgliedern einzusehen und auszufüllen. Auch eigene individuelle Reiter sind möglich, um eure individuellen Felder übersichtlich zu kategorisieren. Individuelle Felder und Reiter erstellt ihr in Einstellungen und könnt sie dann in den Profilen für jedes Mitglied ausfüllen oder die Inhalte auch per CSV Import importieren.

Wie kann ich falsches / versehentlich erfasstes Guthaben bei Mitgliedern korrigieren?

Wie bilde ich am besten eine Familienmitgliedschaft ab?

Brauche ich für jedes Mitglied zwingend eine Login E-Mail-Adresse?

Was ist der Unterschied zwischen Personen- und Firmenmitgliedschaften und kann man Profile nachträglich umwandeln?

Was genau hat es mit dem Feld "Primäre E-Mail-Adresse" auf sich?

Wofür ist das Dateifeld "Einwilligungserklärung" gedacht?

Wie kann ich einem Mitgliederprofil weitere Dateien anhängen?

Wie erfasse ich neues Guthaben zu Mitgliedern und wie kann es verrechnet oder ausbezahlt werden?

Wieso sehe ich in Mitgliederprofilen meine eigenen Daten? (Name, E-Mail-Adresse)

2.3 Mitgliedschaftsgebühren

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.