Prüfen & Ändern, Quick Fixes, Schnellkorrekturen, Integritätsprüfung, Daten-Check

Mitgliederverwaltung (lesend/schreibend)

https://hexa.easyverein.com/app/integrity/

Auf der Seite “Prüfen & Ändern” stehen eine umfangreiche Integritätsprüfung eurer Daten sowie verschiedene Schnellkorrekturen für häufige Fehlerquellen zur Verfügung. Außerdem können die Berechtigungen einzelner Mitglieder oder Administratoren unkompliziert abgefragt werden. 

Ihr könnt eure Mitgliederdaten auf verschiedene Fehlerquellen prüfen lassen und die Prüfung folglich auch auf bestimmte Bereiche beschränken. Unmittelbar vor einem Lastschrifteinzug empfiehlt sich beispielsweise die Prüfung auf ungültige Einstellungen für den Einzug und ungültige Kontodaten. Weiterhin können die zu prüfenden Daten auf bestimmte Mitgliedsgruppen beschränkt werden.

Oben auf der Seite haben wir eine Auflistung der häufigsten Fehlerquellen verlinkt. Nach Klick auf “Überprüfung starten” läuft die Prüfung als Hintergrundprozess und kann über den entsprechenden Button in der Kopfleiste aufgerufen werden. Ihr erhaltet darin eine genaue Auflistung der betroffenen Datensätze und der darin gefundenen Probleme. Die genannten Datensätze sind verlinkt, sodass ihr die Profile einfach am besten in einem neuen Browser-Tab öffnen und die Fehler korrigieren könnt. 

• Hierüber lassen sich unter anderem BIC’s zu vorhandenen deutschen IBAN’s ergänzen oder korrigieren. Sportvereine mit aktiviertem DOSB Export können das benötigte DOSB-Geschlecht an der Anrede “Herr” oder “Frau” der Mitglieder einfügen lassen. Falls beim Mitgliederimport die Zuordnung der primären E-Mail-Adresse fehlerhaft gesetzt wurde, kann die primäre E-Mail-Adresse für alle vorhandenen Mitglieder einmalig auf einen anderen Wert gestellt werden.

Zu einem bestimmten Datum fällige Beitragsrechnungen könnt ihr über diese Funktion jederzeit gesammelt erstellen, zum Beispiel wenn ihr die Rechnungen einmal früher benötigt, als sie automatisch erstellt würden; oder falls ihr die automatische Erstellung der Beitragsrechnungen deaktiviert habt. Bei Eingabe eines Fälligkeitsdatums prüft die Software, ob und wie viele Rechnungen erstellt werden können. Über den angestoßenen Hintergrundprozess könnt ihr die Rechnungsstellung abschließen. 

Hinweis:

Das einzugebende Fälligkeitsdatum ergibt sich immer aus dem Datum des Beginns des ersten Leistungszeitraumes und dem gesetzten Intervall der Mitgliedsbeiträge. 

Beispiel: Eure Mitglieder haben als Leistungsbeginn den 01.01. eines Jahres hinterlegt hinterlegt und ein Beitragsintervall von allen 12 Monaten, daraus ergeben sich fällige Rechnungen zu jedem 01.01. eines Jahres. Über Suchen nach 01.01.2024, 01.01.2025 etc. könnten also Rechnungen erstellt werden. Die Suche nach anderen Daten würde kein Ergebnis liefern.

Wenn ihr das Gefühl habt, es werden zu wenige Rechnungen zum Erstellen angezeigt, prüft ob zuvor falsche, erstellte Rechnungen zwar gelöscht, aber noch nicht aus dem Papierkorb entfernt wurden. Die Software generiert nur neue Beitragsrechnungen, wenn zu diesem Datum keine Beitragsrechnungen (mehr) existieren. 

Alternativ sollte geprüft werden, ob bei allen Mitgliedern ein Datum für den Beginn des ersten Leistungszeitraumes, ein aktiver Beitrag und damit eine Fälligkeit zum gewünschten Datum gegeben ist.

Ihr möchtet die Erstellung der Beitragsrechnungen für bestimmte Gruppen oder anhand weiterer Filterkriterien einschränken? Dann nutzt die Funktion "Autom. Rechnungserstellung für alle in der Tabelle anstoßen" in der Mitgliederverwaltung unter "Aktionen".

Über Eingabe eines Mitgliedsnamens könnt ihr hierüber schnell abfragen, welche Rechte das Mitglied im Mitgliederbereich oder auch als Administrator:in hat:

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.