2.7 Mitglieds- und Administratorgruppen erstellen

https://easyverein.com/app/settings/groups/

Einstellungen > Gruppenverwaltung

In der Gruppenverwaltung könnt ihr verschiedene Gruppen erstellen. In diesem Artikel geht es konkret um Mitgliedsgruppen und Administratorgruppen. Diese drei Arten von Gruppen sind bei der Ersteinrichtung erfahrungsgemäß am relevantesten.

Ein Mitglied kann einer oder mehreren Mitgliedsgruppen zugeordnet werden. Jede Mitgliedsgruppe kann optional an Berechtigungen (für Mitgliederbereich & App) und Beiträge geknüpft werden. Außerdem können Mitgliedsgruppen für Freigaben, Einladungen und Filter verwendet werden. Es sind damit sowohl Beitragsruppen als auch Berechtigungsgruppen abbildbar und weitere Unterteilungen für individuelle Zwecke denkbar. Über Gruppen können verschiedene Sammelaktionen abgebildet werden. Ein Übergang zwischen Gruppen kann automatisch nach Alter erfolgen.

Geht dazu auf https://easyverein.com/app/settings/groups/#tab_u, klickt in der Kopfleiste auf "Neu" und dann "Mitgliedsgruppe":

Beachtet bei der Anlage folgende Felder:

• Kürzel: Ein einmaliges Kürzel von 1-4 Zeichen je Gruppe muss vergeben werden. Nachträgliche Änderungen sind möglich. Die Kürzel sind u.a. für eine Zuordnung von Mitgliedern zur Gruppe beim CSV Import relevant.

• Name der Gruppe: Wählt einen möglichst eindeutigen Namen für eure Gruppe.

• Gruppenfarbe: Bei vielen Mitgliedsgruppen könnt ihr Unterscheidungen anhand der gewählten Farbe sichtbar machen.

• Gruppe in Aufnahmeformular anzeigen: Da nicht alle Mitgliedsgruppen zwingend für neue Mitglieder im Online-Aufnahmeformular wählbar sein sollen, kann die Sichtbarkeit pro Gruppe eingestellt werden.

• Standardkonto für Mitgliedschaftsgruppe (Optional): Wählt hier eines eurer in den Einstellungen erstellten Konten aus. In Beitragsrechnungen mit genau einer Gruppe erscheint dieses Konto dann bei überweisenden Mitgliedern im Zahlungshinweis.

• Mitgliedsbeitrag (Optional): Gebt hier den gewünschten Beitrag als Zahl ein, trennt bei Dezimalstellen mit Komma oder Punkt.

• Intervall der Zahlungen (Optional): Die grundsätzlich möglichen Intervalle können in den Einstellungen für Mitgliedsbeiträge festgelegt werden.

• Name Rechnungsposten (Optional): Legt hiermit die Überschrift der Rechnungsposition in Beitragsrechnungen fest. Falls leer, wird der Name der Gruppe genommen.

• Beschreibung des Gruppenbeitrags (Optional): Hier könnt ihr beschreibenden Text hinterlegen, der in Beitragsrechnungen unterhalb des Namens der Rechnungsposition erscheint.

Im unteren Bereich des Pop-ups kann folgendes eingestellt werden:

• Einmalige Aktionen (nur anwendbar, wenn bereits Mitglieder der Gruppe angehören):

  • Diesen Mitgliedsbeitrag für alle Mitglieder der Gruppe aktivieren: Setzt den Gruppenbeitrag bei allen zugeordneten Mitgliedern als aktiven Posten.

  • Diesen Mitgliedsbeitrag für alle Mitglieder der Gruppe deaktivieren: Setzt den Gruppenbeitrag bei allen zugeordneten Mitgliedern als inaktiven Posten, eine Berechnung ist damit nicht mehr möglich.

  • Diesen Zahlungsintervall für alle Mitglieder der Gruppe übernehmen: Das Zahlungsintervall der Gruppe wird bei allen Gruppenmitgliedern als Intervall des individuellen Mitgliedsbeitrags übernommen.

  • Diese DOSB Sportart(en) für alle Mitglieder der Gruppe hinzufügen: Fügt die darunter gewählt(en) DOSB Sportart(en) bei allen Gruppenmitgliedern hinzu.

    Hinweis:

    Diese Aktion ist nur bei aktiviertem DOSB Export sichtbar. Die gleiche Aktion kann alternativ auch für den LSB Export genutzt werden, sofern aktiviert.

  • Diese DOSB Sportart(en) für alle Mitglieder der Gruppe entfernen: Entfernt die darunter gewählt(en) DOSB Sportart(en) bei allen Gruppenmitgliedern.

    Hinweis:

    Diese Aktion ist nur bei aktiviertem DOSB Export sichtbar. Die gleiche Aktion kann alternativ auch für den LSB Export genutzt werden, sofern aktiviert.

  • Den individuellen Mitgliedsbeitrag für alle Mitglieder der Gruppe ändern: Der darunter gesetzte Wert wird bei allen Gruppenmitgliedern als individueller Mitgliedsbeitrag gesetzt.

  • Den Beginn des ersten Leistungszeitraums für alle Mitglieder der Gruppe ändern: Das darunter gesetzte Datum wird bei allen Gruppenmitgliedern als erster Leistungszeitraum gesetzt.

• Berechtigungen: Für die einzelnen sichtbaren Bereiche könnt ihr die Rechte für diese Gruppe wie folgt definieren:

  • Standardeinstellungen: Es gelten die Standardeinstellungen für den Mitgliederzugriff.

  • Erlauben: Die Erlaubnis überschreibt ein mögliches Verbot aus den Standardeinstellungen für den Mitgliederzugriff.

  • Verbieten: Das Verbot überschreibt eine mögliche Erlaubnis aus den Standardeinstellungen für den Mitgliederzugriff.

Anschließend könnt ihr noch Einblick in mit dieser Gruppe über den Mitgliederbereich geteilte Dateien erhalten und einen automatischen Alterswechsel definieren:

Ist ein automatischer Alterswechsel definieren, wird jede Nacht gegen 02:00 Uhr auf Mitglieder geprüft, die diese Regel erfüllen und sie werden in die Folgegruppe verschoben.

Hinweis:

Beim automatischen Alterswechsel werden nicht nur Mitglieder verschoben, die die aktuelle Grenze erreichen (im Screenshot den 18. Geburtstag), sondern alle, die die Regel erfüllen. Im Beispiel würden also nach Definition des Alterswechsel in der folgenden Nacht alle Mitglieder, die über 18 sind, in die Folgegruppe verschoben werden.

Klickt auf "Gruppe hinzufügen" um die neue Gruppe zu erstellen.

Um Mitgliedschaftsgruppen den Mitgliedern hinzuzufügen, stehen euch drei verschiedene Wege zur Verfügung:

Wählt zunächst im Reiter "Mitgliedschaft und Gebühren" über "Gruppen hinzufügen" die gewünschte Gruppe aus und speichert. Stellt für Gruppen mit Beitrag danach sicher, dass die Gruppe den aktiven Posten hinzugefügt wird, also mit "aktiviert" auf grünem Hintergrund gekennzeichnet ist.

Hinweis:

Sofern in den Einstellungen zu Mitgliedschaftsbeiträgen die Einstellung "Gruppenbeiträge immer automatisch aktivieren" aktiviert ist, werden neu hinzugefügte Gruppen immer automatisch als aktive Posten hinterlegt. Ist die Einstellung deaktiviert, werden Gruppen erstmal "deaktiviert" und können per einfachem Mausklick auf das grau hinterlegte "deaktiviert" aktiviert werden.

Gruppen, die rein der Unterscheidung dienen, können als "deaktiviert" verbleiben.

Für bestehende Mitglieder kann die Zuordnung zu Mitgliedsgruppen direkt beim CSV-Import der Mitgliederdaten mit importiert werden. Beachtet hierbei folgende Importfelder (siehe Beispieldatei):

• Gruppenkürzel (Aktive Posten): gebt hier das oder die Kürzel der Gruppen ein, denen das Mitglied für die Beitragsberechnung zugeordnet werden soll. Trennt mehrere Kürzel einfach mit Komma. Die Gruppen werden beim Import direkt als aktive Posten importiert.

• Gruppenkürzel (Inaktive Posten): gebt hier das oder die Kürzel der Gruppen ein, denen das Mitglied zugeordnet werden soll. Trennt mehrere Kürzel einfach mit Komma. Die Gruppen werden beim Import als inaktive Posten importiert, es findet also keine Berechnung statt.

• Beginn des ersten Leistungszeitraums: gebt hier das Datum für den Beginn des ersten Leistungszeitraumes an.

Klickt in der Tabelle eurer Mitgliedsgruppen unter https://easyverein.com/app/settings/groups/#tab_u einfach auf den markierten Button um Mitglieder der Gruppe hinzuzufügen:

Im folgenden Fenster könnt ihr auf der linken Seite nach Mitgliedern suche und diese über die Pfeiltasten in der Mitte in die Gruppe verschieben:

Setzt bei Gruppen mit Beitrag unten am besten direkt die Einstellung "Diesen Mitgliedsbeitrag für alle neu hinzugefügten Mitglieder aktivieren". Um den Beitrag auch für Mitglieder zu aktivieren, die der Gruppe schon zuvor angehört, bearbeitet die Gruppe und setzt im Bereich "Einmalige Aktionen" folgenden Schalter und definiert dabei, falls nicht bereits geschehen, auch den ersten Leistungszeitraum für alle Gruppenmitglieder:

Grundsätzlich gilt in easyVerein: Jede Person, die eine verwaltende Tätigkeit innerhalb der Software ausführen soll, benötigt einen eigenen Administratorzugang. Die Anzahl der Zugänge ist je nach Lizenzgröße beschränkt, weitere Zugänge können kostenpflichtig dazu gebucht werden.

Über Administratorgruppen könnt ihr die Berechtigungen der einzelnen Admins benutzerdefiniert bestimmen.

Pro Modul könnt ihr den Zugriff verbieten, lesend oder lesend/schreibend erlauben.

Eingeschränkte Administratorgruppen bei Lizenzen der Funktionsumfänge Office oder Professional werden als Admin light Gruppen erkannt und fließen nur zur Hälfte in die Gesamtberechnung der Zugänge ein.

Geht dazu auf https://easyverein.com/app/settings/groups/#, klickt in der Kopfleiste auf "Neu" und dann "Administratorgruppe":

Beachtet bei der Anlage folgende Felder:

• Kürzel: Ein einmaliges Kürzel von 1-4 Zeichen je Gruppe muss vergeben werden. Nachträgliche Änderungen sind möglich.

• Name der Vorstandsgruppe: Wählt einen möglichst eindeutigen Namen für eure Gruppe, zum Beispiel "Kassenwart", "Mitgliederverwaltung", "Schriftführer"

• Berechtigungen: Für jedes der angezeigten Module können die Rechte wie folgt definiert werden:

  • Lesen und Schreiben: Administratoren können im Modul Daten sowohl einsehen als auch verändern.

  • Nur Lesen: Administratoren können im Modul ausschließlich Daten einsehen, aber nicht verändern.

  • Keine Rechte: Administratoren sehen das betreffende Modul nicht im Menü.

In Lizenzen der Funktionsumfänge Office und Professional werden Administratorgruppen mit Rechten für maximal zwei (Office) bzw. drei (Professional) Module automatisch als eingeschränkte Gruppen erkannt.

Die Module "Accountverwaltung" und "Buchhaltung" sind von eingeschränkten Administratorgruppen ausgeschlossen. "Mitgliederverwaltung" und "Adressverwaltung" werden als separate Module gewertet, "Foren" sind hingegen für die Berechnung irrelevant.

Zugänge von eingeschränkten Administratorgruppen fließen nur zur Hälfte in die Gesamtberechnung der Adminzugänge ein. Ihr spart damit also für solche Zugänge de facto die Hälfte, siehe Admin-Übersicht in den Stammdaten:

Zunächst gilt: Nur als Mitglieder erfasste Personen können in easyVerein Administratorrechte erhalten. Ob es sich dabei auch vereinsrechtlich um Mitglieder handelt, spielt keine Rolle.

Für die Zuweisung der Administratorgruppen gibt es zwei mögliche Wege:

Eine genaue Beschreibung dazu findet ihr hier.

Klickt in der Tabelle eurer Admingruppen unter https://easyverein.com/app/settings/groups/#tab_c auf den markierten Button, um die Rechte einem neuen Mitglied zuzuweisen:

Sucht im folgenden Fenster auf der linken Seite nach Admins mit vollen Rechten, um diese nach rechts in die Admingruppe zu verschieben. Speichert danach eure Zuordnung: