6.1.4 Rücklastschriften verbuchen

Rücklastschriften, Rückbuchungen, Lastschrift-Retouren, Lastschrift-Rückgaben

Buchhaltung (lesend/schreibend)

https://easyverein.com/app/bookkeeping/

Einzelverarbeitung: über Auswahl einzelner Buchung

Halbautomatisch: Aktionen > Sammelaktionen für Buchungen > Rücklastschriften

Vollautomatisch: Aktionen > Import aus Online Banking

Jeder Verein, der Lastschrifteinzüge vornimmt, hat schon leidige Erfahrungen mit Rücklastschriften gemacht. In easyVerein könnt ihr Rücklastschriften schnell und einfach verbuchen, wahlweise manuell, halbautomatisch oder vollautomatisch. Grundvoraussetzung für das Verbuchen von Rücklastschriften sind gebuchte Sammellastschriften. Wie ihr Sammelllaschriften verbucht, könnt ihr hier nachlesen.

Unabhängig des Verarbeitungsweges solltet ihr die Voreinstellungen für Rücklastschriften korrekt definieren. Bei manueller Verarbeitung werden die Voreinstellungen angezeigt, können aber manuell überschrieben werden, bei halbautomatischer und vollautomatischer Verarbeitung wird exakt nach den Voreinstellungen verarbeitet.

Folgende Einstellungen können gesetzt werden:

• Rücklastschriften automatisch erfassen: Diese Option aktiviert die automatische Verarbeitung von importierten Rücklastschriften unmittelbar nach dem Online Banking Import. Voraussetzung ist, dass die den Rücklastschriften zugrunde liegende Sammellastschrift vollständig gebucht ist und eure Rechnungsnummern mindestens einen Buchstaben und Zahlen enthalten. Andernfalls ist das Risiko für fehlerhafte Zuordnungen zu groß und es erfolgt keine automatische Verarbeitung.

• Bankgebühren verarbeiten: Legt hierüber fest, ob Mitglied oder Verein die für die Rücklastschrift anfallenden Bankgebühren tragen sollen. Die Option "Bankgebühren in Mahnung aufnehmen" kann nur aktiviert werden, sofern im Auswahlfeld darunter eine Mahnstufe ausgewählt ist.

• Mahnstufe oder Zahlungserinnerung auslösen: Wenn das Mitglied über die Rücklastschrift informiert und auch die Bankgebühr übernehmen soll, sollte zwingend eine Mahnstufe aus dem Mahnwesen ausgewählt werden.

• Bankkonto festlegen: Damit in der Zahlungserinnerung/Mahnung ein konkreter Zahlungshinweis erscheinen kann, solltet ihr das gewünschte Konto für die Überweisung des Mitglieds auswählen.

• E-Mail automatisch versenden: Bei halbautomatischer und vollautomatischer Verarbeitung der Rücklastschriften geht hierüber eine E-Mail mit unten definiertem Text und ggfs. der Zahlungserinnerung/Mahnung als Anhang an das Mitglied raus.

• E-Mail Betreff festlegen: Legt hier fest, welcher Betreff in der automatischen E-Mail verwendet werden soll.

• E-Mail Text anlegen: Verfasst hier den Text der automatisch generierten E-Mail. Haltet die Infos über Platzhalter möglichst allgemein.

Speichert am Ende eure Voreinstellungen unten über "Speichern".

Am einfachsten importiert ihr eure Zahlungseingänge über die Online Banking Schnittstelle. Wenn ihr über easyVerein nur eure Mitgliedsbeiträge und dazu zugehörigen Rücklastschriften buchen wollt, aber keine anderen Transaktionen, dann könnt ihr die Buchung eurer Sammellastschrift auch manuell erfassen oder per CSV Datei importieren.

Die Buchung einer Rücklastschrift sollte dann in etwa so auf der Seite der Einnahmen & Ausgaben angezeigt werden.

Klickt in der Tabellenansicht auf die 3 Punkte ganz rechts und dann "Rücklastschrift erfassen".

Hinweis:

Die Auswahl "Rücklastschrift-Assistent" wird nur bei Buchungen mit Transaktionsnummer, negativem Betrag und Zielwort im Verwendungszweck angezeigt. Zielwörter sind unter anderem:

• Rücklastschrift

• Retoure

• Rückgabe

Sollte bei euren Rücklastschriften keines dieser Zielwörter im Verwendungszweck stehen, könnt ihr die Buchung bearbeiten und ein Zielwort dazu schreiben.

Im Pop-up-Fenster des Rücklastschrift-Assistenten müsst ihr in Schritt 1 die Rechnung zur Rücklastschrift zuordnen. Klickt ins Feld "Rechnung zur Rücklastschrift wählen" und sucht nach der Rechnungsnummer (steht meist im Verwendungszweck der Rücklastschrift) oder dem Mitgliedsnamen und wählt die passende Rechnung aus:

Hinweis:

Sollte eure Suche kein Ergebnis liefern, prüft ob die Rechnung des Mitglieds mit der zugrundeliegenden Sammellastschrift verbucht ist. Nur verbuchte Rechnungen können über den Assistenten verarbeitet werden.

Bei abweichenden Kontoinhabern kann es sein, dass der Name bei der Buchung der Rücklastschrift nicht dem Namen des Rechnungsempfängers entspricht. Sucht in diesem Fall am besten nach der Rechnungsnummer.

Wir setzen hier direkt die Auswahl aus euren Voreinstellungen für Rücklastschriften, ihr könnt sie bei Bedarf aber überschreiben. Wenn das Mitglied die anfallenden Bankgebühren übernehmen soll, muss zwingend eine Mahnstufe gesetzt werden.

Hinweis:

Das Feld "Kosten für Mahnung" bezieht sich nicht auf die Bankgebühren, sondern auf mögliche Mahnkosten, die ihr als Verein bei Rücklastschriften erhebt.

Die Bankgebühren berechnet die Software automatisch als Abgleich der Beträge von Rückbuchung und Rechnung. Unten könnt ihr festlegen, ob Mitglied oder Verein die Bankgebühren tragen.

Hinweis:

Bankgebühren liegen in der Regel nicht über 10 €. Sollte euch also eine außergewöhnlich hohe Bankgebühr angezeigt werden, prüft, ob ihr eventuell eine falsche Rechnung in Schritt 1 zugeordnet habt.

Sollte die Option "Bankgebühren in Mahnung mitaufnehmen" unten nicht auswählbar sein, so wurde in Schritt 2 keine Mahnstufe gewählt.

Auf dieser Seite solltet ihr noch einmal alle Eingaben und Auswahlen der vorherigen Schritte 1-3 prüfen. Wenn alles passt, klickt unten auf "Abschließen":

Wenn ihr die Voreinstellungen für Rücklastschriften korrekt gesetzt habt, könnt ihr über Aktionen > Sammelaktionen für Buchungen in der Kopfleiste der Seite Einnahmen & Ausgaben die Aktion "Rücklastschriften erfassen" auswählen:

Hinweis:

Achtet darauf, vor der Sammelaktion gewünschte Filter für Zeitraum oder andere Kriterien einzustellen. Nur Rücklastschriften zu verbuchten Sammellastschriften können korrekt verarbeitet werden. Weiterhin müssen eure Rechnungsnummern mindestens einen Buchstaben und Zahlen enthalten. Andernfalls ist das Risiko für fehlerhafte Zuordnungen zu groß und es erfolgt keine Verarbeitung.

Wenn ihr die Voreinstellungen für Rücklastschriften korrekt gesetzt und eingestellt habt, dass Rücklastschriften automatisch verarbeitet werden sollen, so prüft die Software bei jedem Online Banking Import auf neue Rücklastschriften und verarbeitet diese nach Voreinstellung.

Hinweis:

Nur Rücklastschriften zu verbuchten Sammellastschriften können korrekt verarbeitet werden. Weiterhin müssen eure Rechnungsnummern mindestens einen Buchstaben und Zahlen enthalten. Andernfalls ist das Risiko für fehlerhafte Zuordnungen zu groß und es erfolgt keine Verarbeitung.

Bei jeder über den Assistenten verarbeiteten Rücklastschrift, egal ob manuell, halb- oder vollautomatisch, passieren im Hintergrund einige Prozesse, die wir euch zum besseren Verständnis gerne erläutern.

• Abspaltung der Rechnung aus der Sammellastschrift: Aus der gebuchten Sammellastschrift wird die ausgewählte Rechnung aus der Zuordnung entfernt und der Betrag der Sammellastschrift um den Rechnungsbetrag vermindert. Die Sammellastschrift bleibt damit weiter vollständig gebucht. Im Beispiel von oben wurde der Betrag der Sammellastschrift von 80 auf 50 € vermindert und die Rechnung 128 über 20 € aus der Zuordnung gelöst:

• Abspaltung der Bankgebühr von der Rücklastschrift: Von der Buchung der Rücklastschrift (im Beispiel oben -33,50 €) wird der Betrag der Bankgebühr (im Beispiel oben 3,50 €) abgetrennt und dafür eine neue Buchung erstellt.

• Beleg über die Bankgebühren: Zur neuen Buchung über die Bankgebühr (im Beispiel oben 3,50 €) wird automatisch ein Beleg als Ausgabe des Vereins erstellt.

• Zuordnungen zur Rechnung: Die Buchung der Rücklastschrift sowie die abgespaltene Buchung aus der Sammellastschrift werden der Rechnung zugeordnet, die verarbeitet wurde. Da die finale Zahlung des Mitglieds ja noch aussteht, sind beide Buchungen sowie die Rechnung noch nicht ausgeglichen:

• Zahlungserinnerung / Mahnung: Je nach Einstellung wird eine Erinnerung / Mahnung als PDF zur Rechnung verknüpft und enthält, ebenfalls je nach Einstellung die Bankgebühren und/oder eigene Mahnkosten.

Wenn ihr über den Assistenten direkt eine Erinnerung ans Mitglied gesendet habt, so erhaltet ihr hoffentlich ohne weitere Erinnerungen / Mahnungen die finale Überweisung des offenen Rechnungsbetrags.

Diese ordnet ihr ganz normal der Rechnung des Mitglieds zu und die offenen Teilbuchungen erhalten dadurch automatisch den Status "Gebucht":

Falls eure Mitglieder versehentlich vergessen, die angefallenen Gebühren mit zu überweisen oder von einem Mitglied gar keine Zahlung mehr zu erwarten ist, so könnt ihr offene Restbeträge über die Mahnstufe "Zahlung nicht realisierbar" bei der jeweiligen Rechnung ausbuchen und den Vorgang damit abschließen:

Wieso kann ich im Rücklastschrift-Assistenten nicht die gewünschte Rechnung auswählen?

Wieso kann ich im Rücklastschrift-Assistenten nicht einstellen, dass das Mitglied die Bankgebühr bezahlen soll?

6.1 Einnahmen & Ausgaben

6.1.1 Aktionen für Einnahmen & Ausgaben

6.1.2 Einzelne Buchungen (Umsätze) verbuchen

6.1.3 Sammellastschriften verbuchen

6.1.5 Buchungen bearbeiten/duplizieren/aufteilen/löschen

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.