2.3 Mitglieder- und Adresslisten importieren

Mitgliederimport: https://easyverein.com/app/import/User

Adressimport: https://easyverein.com/app/import/Address

Um eure bestehenden Mitgliederdaten und Daten externer Kontakte schnell und einfach in easyVerein zu übernehmen, bieten wir euch eine Importmöglichkeit aus CSV Dateien an.

CSV ist ein gängiges Tabellenformat. Wenn ihr bislang Excel-Dateien vorliegen habt, ist das gar kein Problem, ihr könnte diese einfach vor dem Import als CSV speichern. Mehr dazu siehe unten auf der Seite.

Da jede Softwareanwendung eigene Pflichtfelder und Formatvorgaben hat, ist ein direkter Upload einer Exportdatei in einer neuen Software leider in den wenigsten Fällen erfolgreich. Beachtet daher bitte immer die unten verlinkten Beispieldateien für den Import, in denen wir die verschiedenen Feldtypen farblich markiert haben und ihr zu jeder Spaltenüberschrift einen Kommentar mit wichtigen Infos findet. Die Beispieldateien sind nicht dazu gedacht, eure Daten dort direkt einzufügen, sondern eure Daten innerhalb eurer Datei unserem Format anzugleichen.

Benennt die Spalten in eurer Datei idealerweise exakt gleich wie in unseren Beispieldateien, damit die Software nach dem Upload die Spalten eurer Dateien automatisch den passenden easyVerein-Spalten zuweisen kann.

Eine wichtige Info vorab: Wenn ihr den zeitlichen Aufwand für die Aufbereitung eurer Bestandsdaten für den Import in easyVerein nicht leisten könnt oder wollt; oder euch die Anpassungen in Excel grundsätzlich nicht geheuer sind, so übernehmen wir gerne den gesamten Import für euch.

Unser Stundensatz hierfür liegt bei aktuell bei 110 € pro Arbeitsstunde inkl. MwSt. (Stand Oktober 2023). Eine genaue Aufwandsschätzung ist möglich, sobald wir Einblick in die vorhandene Datenstruktur erhalten.

Unser Supportteam hat bereits zahlreiche Importe im Kundenauftrag durchgeführt und kann im Zuge des Imports auf Wunsch auch direkt die Beitragsstruktur mit Mitgliedsgruppen anlegen und individuelle Felder sinnvoll erfassen.

Meldet euch bei Interesse gerne bei unserem Supportteam.

Über folgenden Link könnt ihr unsere Beispieldatei zum Import von Mitgliederdaten herunterladen: Beispiel_Mitgliederliste_Import_30.08.2024.xlsx

Achtet darauf, in eurer Datei alle Pflichtfelder und Formatvorgaben aus unserem Beispiel zu beachten. Aktuell gibt es folgende Pflichtfelder:

• Firma: Pflicht bei Firmenmitgliedern, bei Personenmitgliedern optional

• Vorname: Pflicht bei Personenmitgliedern, wird das Feld bei Firmenmitgliedern mit importiert, wird der Vorname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Nachname: Pflicht bei Personenmitgliedern, wird das Feld bei Firmenmitgliedern mit importiert, wird der Nachname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Login E-Mail oder Benutzername (einmalig): Jede Login E-Mail-Adresse und jeder Benutzername darf pro Verein nur 1x vorkommen. Bei Benutzernamen empfehlen wir die Mitgliedsnummer, da diese ja immer einmalig sein sollte.

• Typ der Primären E-Mail: legt fest, welche von drei möglichen zu erfassenden E-Mail-Adressen für den Mailversand genutzt wird und darf nur mit einem der drei unten genannten Werte gefüllt werden:

  • Login E-Mail-Adresse

  • Private E-Mail-Adresse

  • Geschäftliche E-Mail-Adresse

  Hinweis:

  Wird in diesem Feld zum Beispiel auf "Private E-Mail-Adresse" referenziert, so muss die Importdatei für das jeweilige Mitglied in der Spalte "E-Mail (priv.)" auch eine gültige E-Mail-Adresse enthalten. Bei Mitgliedern ohne E-Mail-Adresse kann immer auf "Login E-Mail-Adresse" referenziert werden.

• Bevorzugte Kommunikation: legt fest, in welcher Form ein Mitglied Kontaktaufnahme wünscht und darf nur mit einem der folgenden drei Werte gefüllt werden:

  • E-Mail

  • Brief

  • Keine Kommunikation

All optionalen Felder könnt ihr importieren, wenn euch die entsprechenden Informationen vorliegen, ansonsten lasst die Felder weg.

Informationen zu individuellen Feldern und Gruppenzugehörigkeiten können importiert werden, sofern die entsprechenden Felder und Gruppen vorab in easyVerein angelegt wurden.

Bei aktivierter Einstellung "Gruppenbeiträge anteilig berechnen" im Bereich der Einstellungen für Mitgliedschaftsbeiträge können die Start- und Enddaten von Gruppenzugehörigkeiten ebenfalls per CSV Datei importiert werden.

Wir empfehlen, die Mitgliederstammdaten erstmal wie oben beschrieben zu importieren. Die Start- und Enddaten der Mitgliedsgruppen können dann anhand von Login E-Mail bzw. Benutzername der Mitglieder nachträglich zugeordnet werden. Nutzt dafür unsere Beispieldatei für den Import von Gruppenstart- und enddaten. Pro Mitglied und Gruppe muss eine Zeile importiert werden.

Über folgenden Link könnt ihr unsere Beispieldatei zum Import von Adressdaten herunterladen: Beispiel_Adressliste_Import_19.08.2022.xlsx

Achtet darauf, in eurer Datei alle Pflichtfelder und Formatvorgaben aus unserem Beispiel zu beachten. Aktuell gibt es folgende Pflichtfelder:

• Firma: Pflicht bei Firmenadressen, bei Personenadressen optional

• Vorname: Pflicht bei Personenadressen, wird das Feld bei Firmenadressen mit importiert, wird der Vorname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Nachname: Pflicht bei Personenadressen, wird das Feld bei Firmenadressen mit importiert, wird der Nachname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Primäre E-Mail-Adresse: legt fest, welche von zwei möglichen zu erfassenden E-Mail-Adressen für den Mailversand genutzt wird und darf nur mit einem der zwei unten genannten Werte gefüllt werden:

  • Private E-Mail-Adresse

  • Geschäftliche E-Mail-Adresse

All optionalen Felder könnt ihr importieren, wenn euch die entsprechenden Informationen vorliegen, ansonsten lasst die Felder weg.

Informationen zu individuellen Feldern und Gruppenzugehörigkeiten können importiert werden, sofern die entsprechenden Felder und Gruppen vorab in easyVerein angelegt wurden.

Nachdem ihr alle erforderlichen Anpassungen an euren Daten vorgenommen habt, müsst ihr die Datei im CSV Format speichern um sie bei uns importieren zu können.

Achtet hierbei darauf, als Textcodierung das Format "Unicode (UTF-8)" zu wählen, damit Umlaute (ä, ö, ü) und Sonderzeichen (ß) in korrekter Darstellung importiert werden.

Klickt in der Kopfleiste auf "Ablage" und dann "Exportieren" und wählt "CSV":

Wählt im nächsten Fenster als Textcodierung "Unicode (UTF-8)" und klickt auf "Weiter":

Wählt danach den gewünschten Dateinamen und schließt das ganze über "Exportieren" ab:

Nutzer von Microsoft Excel finden hier eine genaue Beschreibung zum Erstellen von CSV Dateien.

Nach dem Speichern der CSV Dateien könnt ihr diese in easyVerein hochladen, die entsprechenden Seiten haben wir ganz oben verlinkt.

Wählt die Datei entweder aus dem Dateimanager eures Gerätes aus oder verschiebt sie per Drag & Drop ins Uploadfeld:

Wenn die Spalten eurer Importdatei exakt gleich benannt sind wie in unseren Beispieldateien, werden die Spalten von der Software automatisch gemappt:

Kontrolliert dennoch zur Sicherheit alle Zuordnungen und insbesondere die Spalten, die auf "Ignorieren" stehen. Eventuell sind hier die Bezeichnungen einfach unterschiedlich, sodass ihr manuell die Spalte mit dem easyVerein-Systemwert zuordnen müsst.

Wenn eure Importdatei Spalten enthält, die bewusst nicht in easyVerein importiert werden sollen, dann ist "Ignorieren" die korrekte Auswahl.

Beim Import von Mitgliederdaten (nicht bei Adressdaten) könnt ihr noch direkt den Versand der Zugangsdaten für den Mitgliederbereich aktivieren.

Klickt ansonsten unten auf "Importieren" um den Import abzuschließen:

Der Import wird als laufender Hintergrundprozess gestartet, damit ihr parallel an anderer Stelle in easyVerein weiter arbeiten könnt.

Nach Abschluss und Aufrufs des Hintergrundprozesses seht ihr das Ergebnis eures Imports. Sollte etwas nicht geklappt haben, erhaltet ihr unten auf der Seite konkrete Informationen zur Fehlerursache und könnt eine CSV Datei mit den fehlerhaften Datensätzen herunterladen.

Wenn ihr selbst mit der Fehlermeldung nichts genaueres anfangen könnt, sendet unserem Supportteam die Datei mit den fehlerhaften Daten.