4.3 System E-Mails bearbeiten

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Einstellungen > Systemeinstellungen > System E-Mails

easyVerein versendet an einigen Stellen (halb)automatische E-Mails an einzelne oder mehrere Kontakte. Die Inhalte dieser System E-Mails sind per Default neutral formuliert, können aber auf Wunsch vom Verein bearbeitet und individuell gestaltet werden. Je nach Vorlage sind teilweise sind besondere Platzhalter möglich, die nur in der konkreten Vorlage funktionieren.

Aktuell (Stand November 2023) können folgende System E-Mails von euch bei Bedarf bearbeitet werden:

Ihr könnt hier eine Kopfzeile gestalten, die dann beim Versand eigener E-Mails oberhalb des Fließtextes angezeigt wird. Euer Vereinslogo kann über die Platzhalter %logo% (mittig), %logo_r% (rechts) oder %logo_l% (links) eingebunden werden, weitere Grafiken aus der Dateiablage oder verlinkt.

Das Schema dieser System E-Mail gilt so auch für alle weiteren Templates der Liste. Betreff und Fließtext auf der linken Seite könnt ihr nach euren Vorstellungen verändern. Achtet aber darauf, die jeweiligen spezifischen Platzhalter des Templates zu verwenden, damit Empfänger der E-Mail auch die gewünschte Aktion ausführen können, in diesem Beispiel die Vergabe eines eigenen Passworts für den Mitgliederbereich.

Die spezifischen Platzhalter funktionieren nur im konkreten Template und nicht in freien E-Mails.

Über den grünen Button rechts kann eine Test E-Mail an sich selbst ausgelöst werden um die Inhalte zu überprüfen.

Hinweis:

Beachtet, dass die Test E-Mail auch bei aktiver SMTP-Anbindung immer von noreply@easyverein.com aus versendet wird.

Die System E-Mails werden je nach Template automatisch versendet, wenn ein Mitglied oder ein Administrator eine bestimmte Funktion ausführt. Hier die Übersicht der jeweiligen "Trigger" für die einzelnen System E-Mails:

• Zugangsdaten versenden: System E-Mail geht raus beim Versand der Zugangsdaten über ein einzelnes Mitgliederprofil (Bereich "Zugangsdaten ändern") oder an alle Mitglieder.

• Passwort vergessen: System E-Mail geht raus, wenn ein Mitglied über die Login-Seite des Mitgliederbereichs über "Neues Passwort anfordern" ein neues Passwort anfordert.

• Benachrichtigung für Aufgaben: System E-Mail geht raus, wenn beim Erfassen einer neuen Aufgabe ein verantwortliches Mitglied gesetzt wird.

• Benachrichtigungs-Vorlage bei neuen Foreneinträgen: System E-Mail geht raus, wenn ein Mitglied ein Thema im Forum abonniert hat und es innerhalb dieses Themas einen neuen Beitrag gibt.

• Veranstaltungsinformation für Mitgliedergruppen: System E-Mail geht raus, wenn ein Admin in den Termindetails Mitgliedergruppen zu einem Termin einlädt.

• Veranstaltungsinformation für Adressgruppen: System E-Mail geht raus, wenn ein Admin in den Termindetails Adressgruppen zu einem Termin einlädt.

• Bestätigung über eingegangenen Mitgliedschaftsantrag: System E-Mail geht an den Antragsteller raus, sobald dieser das Online-Aufnahmeformular abgeschickt hat.

• Einladung zur Abstimmung: System E-Mail geht raus, wenn ein Admin zu Abstimmungen Einladungen an die gewünschten Teilnehmer verschickt.

• Vorlage für den Rechnungs- und Belegversand: System E-Mail geht raus, wenn ein Admin Rechnungen einzeln oder per Sammelaktion verschickt. Der Text kann beim einzelnen Versand noch individuell geändert werden.

• Annahme einer freigabepflichtigen Datenänderung durch Mitglieder: System E-Mail geht raus, wenn ein Admin eine Datenänderungsanfrage durch Mitglieder angenommen hat.

• Ablehnung einer freigabepflichtigen Datenänderung durch Mitglieder: System E-Mail geht raus, wenn ein Admin eine Datenänderungsanfrage durch Mitglieder abgelehnt hat.