5.2 E-Mails und Serienbriefe

E-Mail Versand, Briefversand, Postausgang, Vorlagen

Adressverwaltung (lesend/schreibend)

https://easyverein.com/app/addressbook/mailings/

Erstellt E-Mails oder Serienbriefe mit easyVerein und verschickt diese an all eure Kontakte. 

Versendet Briefe und E-Mails an einzelne Adressen aus eurem Adressbuch, an eine ganze Gruppe, oder an all eure Kontakte. So macht ihr euch die Kommunikation einfach.

Für wiederkehrende Schreiben kann mit Vorlagen gearbeitet werden.

Zum Start eurer Arbeit mit easyVerein werdet ihr oben auf der Seite folgende Warnung sehen:

Um aus easyVerein eigene E-Mails versenden zu können, müsst ihr über SMTP eine Verbindung zwischen eurem E-Mail Provider und easyVerein herstellen. Dazu müssen einmal die SMTP Grundeinstellungen für den gesamten Verein hinterlegt werden, danach muss sich jeder Admin, der aus easyVerein E-Mails versenden möchte, mit seinen persönlichen Zugangsdaten zur E-Mail Domain in den eigenen Einstellungen authentifizieren.

Weitere Infos dazu erhaltet ihr auf den Detailseiten. Sobald die SMTP Einrichtung vollständig abgeschlossen ist, verschwindet die Warnung oben.

Nachrichten, die ihr euch als Vorlage abspeichert, findet ihr in einer eigenen Tabelle unter "Vorlagen öffnen", oben auf der Seite:

Ihr habt hier die Möglichkeit, die Reihenfolge der Vorlagen individuell über die Eingabe von Zahlen zu steuern, nach denen dann aufsteigend sortiert wird. Nach allen sichtbaren Spalten könnt ihr außerdem manuell auf- oder absteigend sortieren, indem ihr auf den Titel der Spalte klickt. Über den grünen Button ganz rechts ruft ihr die Vorlage zum weiteren Bearbeiten oder Versenden auf, über den roten Button ganz rechts könnt ihr Vorlagen löschen. 

Über “Filter” oben rechts in der Kopfleiste könnt ihr eure Vorlagen nach allen vorhandenen Feldern filtern und auch eigene Filter speichern.

Jeder Admin kann über seine eigenen Einstellungen bis zu drei verschiedenen E-Mail-Adressen für den Versand anbinden. Sofern ein Admin mehr als eine Absendemailadresse angebunden hat, kann er die gewünschte Mailadresse für den aktuellen Versand oben auf der Seite auswählen.

Um Empfänger zu euren Schreiben hinzuzufügen gibt es mehrere Möglichkeiten:

• ihr könnt unter https://easyverein.com/app/members/ über die Filterfunktion nach zahlreichen Kriterien filtern und die gefilterten Mitglieder dann über “Aktionen” - “Nachricht an alle in der Tabelle schreiben” als Empfänger für euer Schreiben hinzufügen. Ohne Filter sind darüber also auch Anschreiben an alle Vereinsmitglieder möglich. 

Hinweis: Achtet darauf, ehemalige Mitglieder über den Standardfilter “Nur aktuelle Mitglieder” herauszufiltern, wenn diese keine Nachricht von euch erhalten sollen. Ebenfalls sollten Mitglieder mit der bevorzugten Kommunikationsform "Keine Kommunikation" herausgefiltert werden.

• über das gemeinsamen Adressbuch unter https://easyverein.com/app/addressbook/ steht euch ebenfalls die Filterfunktion mit der Aktion “Nachricht an alle in der Tabelle schreiben” zur Verfügung. 

• direkt auf der Seite https://easyverein.com/app/addressbook/mailings/ könnt ihr Empfänger aus Gruppen wählen, all eure Adress- und Mitgliedsgruppen werden euch hierbei angezeigt und ihr könnt in den einzelnen Gruppen jeweils entscheiden ob ihr an alle Gruppenmitglieder schreiben möchtet oder nur die mit bevorzugter Kommunikationsform E-Mail; oder Brief. 

• Empfänger können auch einzeln über das Feld “Adressen wählen” mit Namen gesucht und ausgewählt werden.

Eure ausgewählten Empfänger seht ihr in einer Liste und könnt dort auch noch einzelne Empfänger über den roten Button rechts entfernen. 

Tragt im Feld “Titel / Betreff” den Betreff eurer Nachricht ein. Im Kasten darunter ist Platz für den Fließtext eures Schreibens. Über die Editorleiste sind verschiedene Formatierungen der Schrift möglich, über den Button ganz rechts öffnet sich eine weitere Editorleiste mit unter anderem folgenden Optionen:

• Link einfügen: Markiert zuvor den Text, den ihr verlinken möchtet und klickt dann auf den Link-Button und tragt die URL (Zielseite) den gewünschten Links ein. 

Hinweis: Links zu internen Verzeichnissen auf dem verwendeten Gerät oder aus easyVerein können vom Empfänger nicht abgerufen werden oder führen zur übergeordneten Login-Seite. 

Da E-Mails mit klassischen Dateianhängen häufig im Spam landen, können Nutzer der Dateiverwaltung, Anhänge dort im Ordner Öffentliche Dateien speichern, den öffentlichen Link kopieren und in der E-Mail als Link einfügen. Bei Klick auf den Link erhalten die Empfänger die Datei. 

• Bild einfügen: Ihr könnt wahlweise ein Bild aus dem Dateimanager eures Gerätes hochladen oder ein Bild über eine URL (Zielseite) verlinken. Verlinkte Bilder können nur richtig angezeigt werden, wenn der Link direkt zum Bild führt und der Link mit dem Bild öffentlich, ohne Login, abrufbar ist. 

• Anhang hochladen: Unterhalb des Texteingabefeldes könnt ihr ein oder mehrere Dateianhänge für eure E-Mail hochladen. Alle gängigen Dateiformate sind möglich.

Hinweis: Beachtet, dass E-Mails mit Anhängen an eine Vielzahl von Empfängern häufig als Spam erkannt werden. Alternativ könnt ihr Dateien auch per Freigabelink versenden. Testet für euch aus, was besser funktioniert.

Über die Auswahl “Platzhalter anzeigen” öffnet sich eine Liste aller euch zur Verfügung stehenden Platzhalter in easyVerein. Platzhalter gibt es für nahezu alle Standardfelder und auch für individuelle Felder. Eine Suche nach bestimmten Platzhaltern ist ebenfalls möglich. Platzhalter helfen euch, bei Serienbriefen- oder mails die Schreiben individuell zu gestalten. Platzhalter ziehen sich aus jedem Empfängerprofil die im jeweiligen Feld hinterlegten Daten und fügen diese in die Nachricht ein. 

Hinweis:

Platzhalter für individuelle Felder findet ihr unten am Ende der Liste. Das Schema für Platzhalter zu individuellen Feldern lautet immer:

%custom_Feldname%

Kopiert am besten immer die Platzhalter aus der Liste um Schreibfehler zu vermeiden, die den Platzhalter unbrauchbar machen.

Oben rechts könnt ihr euch euer Schreiben als PDF Vorschau (für den Briefversand) oder HTML Vorschau (für den E-Mail-Versand) anzeigen lassen. Ist noch kein Empfänger hinterlegt, wird die Vorschau mit den Daten des Admins erstellt, der das Schreiben gerade aufsetzt.

Für den Briefversand könnt ihr in den Einstellungen beliebig viele eigene Designvorlagen für PDF-Dokumente erstellen, mit individueller Kopf- und Fußzeile, Hintergrundgrafik und mehr.

Beim E-Mail-Versand finden die Standarddesigns keine Verwendung, ihr könnt aber in den Einstellungen eine Kopfzeile für E-Mails definieren und darin zum Beispiel euer Vereinslogo einarbeiten. Die vordefinierte Kopfzeile kann bei Bedarf auch ausgeblendet werden. 

Über diesen Button unterhalb der Box für den Textkörper findet ihr Schnelloptionen für den Versand eurer Nachricht:

• E-Mails versenden: Versendet eine E-Mail an die primäre E-Mail-Adresse aller Empfänger. Nur auswählbar, wenn der SMTP Server für den Mailversand vollständig eingerichtet ist. 

Hinweis:

Den Versandstatus eurer E-Mails könnt ihr im E-Mail Protokoll unter Sicherheit & Tools nachvollziehen. Weitere Infos dazu findet ihr hier.

• PDF-Dateien für Briefe generieren: Generiert für jeden Empfänger ein PDF-Dokument. Die PDF’s könnt ihr über die laufenden & abgeschlossenen Hintergrundprozesse in der Kopfleiste herunterladen, ausdrucken und dann per Post versenden. Bei Auswahl dieser Option öffnet sich darunter ein weiterer Schalter für den Download der Briefe in alphabetischer Reihenfolge (nach Nachname).

• Nachrichten in easyVerein speichern: Vergebt eurer Nachricht einen Daten und speichert die Nachricht als Ereignis in den Mitgliederprofilen der Empfänger. Auf Wunsch kann der Brief auch den Mitgliedern im Mitgliederbereich sichtbar gemacht werden. 

Über den Aktionen-Button in der Kopfleiste könnt ihr ergänzend zu den Schnelloptionen eure Briefe generieren, E-Mails versenden oder Nachrichten als Enwurf abspeichern. Folgende Aktionen stehen euch im Einzelnen zur Verfügung:

• PDF herunterladen: Generiert für jeden Empfänger ein PDF-Dokument. Die PDF’s könnt ihr über die laufenden & abgeschlossenen Hintergrundprozesse in der Kopfleiste herunterladen, ausdrucken und dann per Post versenden. 

• PDF herunterladen Alphabetisch (Nachname): Generiert für jeden Empfänger ein PDF-Dokument. Die PDF’s könnt ihr in alphabetischer Reihenfolge nach Nachnamen über die laufenden & abgeschlossenen Hintergrundprozesse in der Kopfleiste herunterladen, ausdrucken und dann per Post versenden.

• In easyVerein speichern: Vergebt eurer Nachricht einen Daten und speichert die Nachricht als Ereignis in den Mitgliederprofilen der Empfänger. Auf Wunsch kann der Brief auch den Mitgliedern im Mitgliederbereich sichtbar gemacht werden. 

• Vorlage speichern: Speichert eure Nachricht als Vorlage in eigenen Kategorien, sodass ihr immer wieder darauf zurückgreifen und Änderungen oder neue Versände vornehmen könnt. Alle Vorlagen findet ihr in einer Tabelle über den Button "Vorlagen öffnen" oben links.

• Als neue Vorlage speichern: Legt zusätzlich zur bestehenden Vorlage eine neuen Vorlage an. Auch hier kann mit Kategorien gearbeitet werden. 

• Leere Vorlage öffnen: Leert die bisherigen Eingaben und öffnet eine neue Maske zum Verfassen einer Nachricht. 

• E-Mails versenden: Versendet eine E-Mail an die primäre E-Mail-Adresse aller Empfänger. Nur möglich, wenn der SMTP Server für den Mailversand vollständig eingerichtet ist. 

Hinweis: Bei “E-Mails versenden” wird die bevorzugte Kommunikationsform der Empfänger ignoriert und an alle eine E-Mail versendet. Möglicherweise erhalten also auch Empfänger mit der bevorzugten Kommunikationsform “Brief” oder “Keine Kommunikation” eine E-Mail. 

Beim E-Mail Versand wird an die primäre E-Mail-Adresse aus den Mitglieder- oder Adressprofilen versendet. Hier sollte also eine valide E-Mail-Adresse ausgewählt sein. Auf ungültige primäre E-Mail-Adressen könnt ihr unter “Sicherheit & Tools” prüfen.

• E-Mails und Briefe generieren: Versendet für alle Empfänger mit bevorzugter Kommunikationsform E-Mail eine E-Mail und generiert für alle Empfänger mit bevorzugter Kommunikationsform Brief ein PDF, das ihr in den laufenden und abgeschlossenen Hintergrundprozessen herunterladen könnt. Nur möglich, wenn der SMTP Server für den Mailversand vollständig eingerichtet ist. 

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.