Sammelaktionen für Mitglieder, Massenaktionen

Mitgliederverwaltung (lesend/schreibend)

https://hexa.easyverein.com/app/members/

Über den Aktionen-Button in der Kopfleiste stehen euch stehen euch verschiedene Funktionen zur Verfügung, die ihr auf die gesamte oder eine gefilterte Mitgliederliste anwenden könnt.

Über "Tabelle anpassen" könnt ihr frei konfigurieren, welche Datenfelder aus dem Bereich der Mitgliederverwaltung in eurer Mitgliedertabelle sichtbar sind, und welche nicht. Verschiebt Felder dazu per Drag & Drop (Feld mit der linken Maustaste fixieren und dann verschieben) zwischen den Bereichen "Nicht in der Tabelle" und "Spalten in der Tabelle". Es stehen euch in diesem Bereich sämtliche Standardfelder der Mitgliederverwaltung, aber auch individuelle Felder für Mitgliedsdaten zur Verfügung. Ihr könnt ebenso ein Feld für die standardmäßige Sortierung der Tabelle auswählen und festlegen, wieviele Mitglieder euch pro Seite angezeigt werden sollen.

Hinweis:

Diese Einstellung ist pro Administrator individuell, innerhalb eines Vereins kann sich also jeder Admin die Tabelle so konfigurieren, wie er/sie das für seine/ihre Arbeit benötigt.

Über "Nachricht an alle in der Tabelle schreiben" öffnet sich zunächst eine Warnung, dass auch ehemalige Mitglieder als Empfänger übernommen werden. Solltet ihr das nicht wünschen, wendet auf die Mitgliedertabelle zuerst den Filter "Nur aktuelle Mitglieder" an und startet die Aktion dann erneut. Nach Bestätigung des Warnhinweises werdet ihr auf die Seite "E-Mails und Serienbriefe" weitergeleitet und alle Mitglieder der zuvor ungefilterten oder gefilterten Liste als Empfänger hinzugefügt. Ihr könnt nun eure Nachricht schreiben.

Hinweis: Für den E-Mail Versand wird immer die primäre E-Mail Adresse der Mitglieder verwendet (siehe Mitgliederprofil). Bitte prüft vor dem Versand, ob hier die richtige Adresse eingestellt wurde. Unter Prüfen & Ändern könnt ihr die primäre E-Mail Adresse gesammelt für alle Mitglieder ändern.

Über "Sammelaktionen für Mitglieder" öffnet sich ein kleines Fenster, in dem ihr eine Aktion auswählen könnt, die ihr dann entweder auf alle (gefilterten) Mitglieder oder einzeln ausgewählte Mitglieder anwenden könnt. Wenn ihr "Mitglieder von Hand selektieren" wählt, könnt ihr im nächsten Schritt die Mitglieder mit einem Klick auf die Zeile in der Tabelle auswählen. Ausgewählte Mitglieder werden dann farblich grün hinterlegt.

Aktuell stehen euch folgende Sammelaktionen zur Verfügung:

Mitglieder löschen

Diese Aktion bietet sich zum Beispiel an, um fehlerhaft importierte Mitglieder oder größere Mengen an bereits ausgetretenen Mitgliedern gesammelt zu löschen.

Hinweis:

Beachtet, dass gelöschte Mitgliederprofile zunächst im Papierkorb unter Sicherheit & Tools landen, wo ihr die Profile bei versehentlichem Löschen für begrenzte Zeit wiederherstellen könnt. Die mit den Mitgliederprofilen verknüpften Adressprofil im gemeinsamen Adressbuch bleiben nach dem Löschen der Mitgliederprofile erhalten.

Nach dem Löschen ehemaliger Mitglieder solltet ihr die verknüpften Adressprofile im System belassen um euren Aufbewahrungsfristen zu Kontaktdaten und Rechnungen gerecht zu werden.

Um fehlerhaft importierte Mitglieder nach dem Löschen erneut zu importieren, müssen die Profile vorab aus dem Papierkorb entfernt werden und im Anschluss daran auch die zugehörigen Adressprofile im gemeinsamen Adressbuch.

Offene Mitgliedschaftsanträge annehmen

Hierüber könnt ihr gesammelt offene Mitgliedschaftsanträge annehmen, die euch über das Online-Aufnahmeformular erreicht haben, oder die ihr per CSV Datei importiert habt. Beim gesammelten Annehmen der Anträge werden hinterlegte Mitgliedsgruppen mit Beitrag automatisch den aktiven Posten im Profil hinzugefügt. Ihr könnt außerdem entscheiden, ob im Zuge der Annahme automatisch Mandatsreferenz und Mandatsdatum hinterlegt werden soll.

Hinweis:

Um diese Aktion anzuwenden, müsst ihr zuvor die Mitgliederliste nach "Offener Mitgliedschaftsantrag gleich Ja" filtern, denn in der ungefilterten Mitgliederliste sind offene Aufnahmeanträge noch ausgeblendet.

Mitglieder auf Dubletten prüfen

Prüfkriterien sind Vorname, Nachname und der Geburtstag. Ihr könnt festlegen, nach welcher prozentualen Übereinstimmung (zwischen 60 und 100 %) ihr suchen möchtet. Über den angestoßenen Hintergrundprozess erhaltet ihr eine Liste mit allen als Dubletten erkannten Mitgliedern und könnt anhand der Liste die Profile prüfen und doppelte Profile entfernen.

Mahnungen für offene Rechnungen erstellen

Für Mitglieder, die zeitgleich mehrere Rechnungen mit ausstehender Zahlung haben, könnt ihr hierüber eine PDF-Zahlungserinnerung generieren, in der alle offenen Posten des Mitglieds aufgeführt werden. Legt einen Mindestsaldo fest, ab dem die Erinnerung erstellt werden soll, definiert einen Erinnerungstext, ein Bankkonto für die Zahlung und startet die Aktion für alle oder zuvor gefilterte / einzeln ausgewählte Mitglieder. Das erstellte PDF findet ihr in den Rechnungsdetails jeder der offenen Rechnungen des Mitglieds als verknüpftes Dokument.

Hinweis:

Um diese Aktionen sehen und ausführen zu können, benötigt ihr in eurer easyVerein Lizenz unser Buchhaltungsmodul.

Über "Manuell Rechnung an alle in der Tabelle schreiben" könnt ihr an alle oder gefilterte Mitglieder in einem Arbeitsschritt gesammelt eine inhaltlich gleiche Rechnung erstellen. Zunächst könnt ihr auf Wunsch auf eine zuvor unter Rechnungen & Belege erstellte Rechnungsvorlage zurückgreifen. Alternativ könnt ihr auch mit einer komplett leeren Rechnung starten. Alle zuvor in der Mitgliederliste enthaltenen Mitglieder werden automatisch als Rechnungsempfänger hinzugefügt.

Hinweis:

Um diese Aktionen sehen und ausführen zu können, benötigt ihr in eurer easyVerein Lizenz unser Buchhaltungsmodul.

Über diese Aktion könnt ihr, unabhängig davon ob ihr die automatische Erstellung von Mitgliedsbeitragsrechnungen aktiviert habt oder nicht, zu jeder Zeit gesammelt Beitragsrechnungen für eure Mitglieder generieren. Voraussetzung ist, dass eure Mitglieder mindestens einen aktiven Beitrag unter "Mitgliedschaftsgebühren" sowie ein Datum für den Beginn des ersten Leistungszeitraumes hinterlegt haben. Im Eingabefeld für das Datum müsst ihr dann ein Fälligkeitsdatum hinterlegen. Fälligkeitsdaten ergeben sich aus dem Beginn des ersten Leistungszeitraumes und dem jeweiligen Zahlungsintervalles des oder der Beiträge.

Beispiel: Eure Mitglieder haben als Beginn des ersten Leistungszeitraumes den 01.01.2023 hinterlegt und der Beitag hat ein Intervall von allen 12 Monaten. Gültige Fälligkeitsdaten für das manuelle Anstoßen der autom. Rechnungserstellung wären damit:

01.01.2023

01.01.2024

01.01.2025

usw.

Hinweis:

Um diese Aktionen sehen und ausführen zu können, benötigt ihr in eurer easyVerein Lizenz unser Buchhaltungsmodul.

Bitte beachtet, dass pro Mitglied und Fälligkeitsdatum immer nur eine Beitragsrechnung generiert werden kann. Solltet ihr für einen Teil eurer Mitglieder für ein bestimmtes Datum schon Beitragsrechnungen generiert haben und zu einem späteren Zeitpunkt für den Rest der Mitglieder die Rechnungen erzeugen wollen, so lauft ihr keine Gefahr dass Rechnungen doppelt erstellt werden und müsst bereits abgerechnete Mitglieder auch nicht aus der Mitgliederliste raus filtern.

Mit dieser Aktion könnt ihr euren Mitgliedern (allen oder gefilterten) gesammelt eine E-Mail Einladung zur Freischaltung des Mitgliederbereichs und Passwortvergabe zukommen lassen. Die Textvorlage für diese E-Mail könnt ihr in euren Systemeinstellungen unter "E-Mail Vorlagen" bearbeiten.

Hinweis: Für den Versand dieser E-Mail wird die primäre E-Mail-Adresse eurer Mitglieder für den Versand verwendet. Achtet darauf, dass in diesem Feld eine valide E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Eine Prüfung auf valide primäre E-Mail-Adressen könnt ihr unter Sicherheit & Tools bei "Prüfen & Ändern" starten.

Beachtet, dass der Einladungslink nach dem Versand 30 Tage lang gültig ist. Sollte ein Mitglied innerhalb dieser 30 Tage noch kein neues Passwort erstellt haben, so kann es über "Passwort vergessen" den Link einfach nochmals anfordern. Dieser ist dann für 30 Minuten gültig.

Um eure Mitglieder aus eurer vorherigen Vereinssoftware oder aus Excel-Listen schnell und einfach in easyVerein zu migrieren, könnt ihr eine CSV Datei (kann sehr leicht aus Excel konvertiert werden) mit den gesamten Mitgliedsdaten hochladen. Natürlich könnt ihr über diesen Weg auch jederzeit nachträglich eine größere Anzahl neuer Mitglieder importieren oder auch Massenänderungen an den bereits in easyVerein vorhandenen Profilen vornehmen.

Über folgenden Link könnt ihr unsere Beispieldatei zum Import von Mitgliederdaten herunterladen: Beispiel_Mitgliederliste_Import_19.08.2022.xlsx

Die Beispieldateien sind nicht dazu gedacht, eure Daten dort direkt einzufügen, sondern eure Daten innerhalb eurer Datei unserem Format anzugleichen.

Benennt die Spalten in eurer Datei idealerweise exakt gleich wie in unseren Beispieldateien, damit die Software nach dem Upload die Spalten eurer Dateien automatisch den passenden easyVerein-Spalten zuweisen kann.

Achtet darauf, in eurer Datei alle Pflichtfelder und Formatvorgaben aus unserem Beispiel zu beachten. Aktuell gibt es folgende Pflichtfelder:

• Firma: Pflicht bei Firmenmitgliedern, bei Personenmitgliedern optional

• Vorname: Pflicht bei Personenmitgliedern, wird das Feld bei Firmenmitgliedern mit importiert, wird der Vorname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Nachname: Pflicht bei Personenmitgliedern, wird das Feld bei Firmenmitgliedern mit importiert, wird der Nachname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Login E-Mail oder Benutzername (einmalig): Jede Login E-Mail-Adresse und jeder Benutzername darf pro Verein nur 1x vorkommen. Bei Benutzernamen empfehlen wir die Mitgliedsnummer, da diese ja immer einmalig sein sollte.

• Typ der Primären E-Mail: legt fest, welche von drei möglichen zu erfassenden E-Mail-Adressen für den Mailversand genutzt wird und darf nur mit einem der drei unten genannten Werte gefüllt werden:

  • Login E-Mail-Adresse

  • Private E-Mail-Adresse

  • Geschäftliche E-Mail-Adresse

• Bevorzugte Kommunikation: legt fest, in welcher Form ein Mitglied Kontaktaufnahme wünscht und darf nur mit einem der folgenden drei Werte gefüllt werden:

  • E-Mail

  • Brief

  • Keine Kommunikation

All optionalen Felder könnt ihr importieren, wenn euch die entsprechenden Informationen vorliegen, ansonsten lasst die Felder weg.

Informationen zu individuellen Feldern und Gruppenzugehörigkeiten können importiert werden, sofern die entsprechenden Felder und Gruppen vorab in easyVerein angelegt wurden.

Daten aktualisieren:

Um Massenänderungen an den Daten der bereits in easyVerein existierenden Mitglieder vornzunehmen, könnt ihr die Mitgliederliste als CSV Datei exportieren, in den gewünschten Spalten Änderungen vornehmen, Spalten entfernen, die nicht aktualisiert werden sollen, und die Datei dann wieder importieren. Anhand des unveränderten Feldes "Login E-Mail oder Benutzername (einmalig) erkennt das System beim Import die schon vorhandenen Mitglieder und aktualisiert die übrigen Spalten dieser Profile.

Hinweis: Beim Aktualisieren von bestehenden Mitgliedern über CSV Importe werden Daten der Spalten "Gruppenkürzel (aktive Posten)" und "Gruppenkürzel (inaktive Posten)" exklusiv nicht überschrieben, sondern hinzugefügt.

Ihr könnt eure Mitgliederliste in vier verschiedenen Formaten exportieren. Zuvor gesetzte Filter werden auch in den Exporten berücksichtigt.

PDF

Beachtet hierbei, dass ein PDF-Export immer auf das Format einer DIN A4-Seite beschränkt ist. Die für euch relevanten Tabellenspalten sollten also vorab über "Tabelle anpassen" so eingestellt sein, dass diese im PDF Export vollständig angezeigt werden können.

XLSX (Excel) oder CSV (Tabelle)

Hier könnt ihr auswählen, ob nur die aktuell in eurer Mitgliedertabelle sichtbaren Spalten exportiert werden sollen oder alle insgesamt vorhandenen Spalten. Bei Mitgliedern, die mehreren Mitgliedsgruppen angehören, ist außerdem ein Export mit einer Zeile pro Mitglied und Mitgliedsgruppe möglich.

vCards

Mit diesem Exportformat könnt ihr eure Mitgliederdaten als "elektronische Visitenkarte" herunterladen und darüber zum Beispiel in euer Adressbuch auf dem Smartphone oder in anderen Anwendungen aufnehmen.

Über diesen Export erhaltet ihr pro Mitglied ein PDF-Datenblatt, auf dem alle datenschutzrechtlich relevanten Daten, die über das Mitglied in easyVerein gespeichert sind, aufgeführt werden. Ihr könnt damit schnell und einfach Anfragen eurer Mitglieder bezüglich § 15 DSGVO (Auskunftsrecht der betroffenen Person) beantworten. Das PDF-Datenblatt kann auch in jedem einzelnen Mitgliederprofil heruntergeladen werden.

Auf Basis der bekannten Filterfunktion lassen sich auch grafische Auswertungen zu euren Mitgliedern erstellen. Es stehen euch verschiedene Diagrammformen und Farbschemata zur Auswahl und ihr könnt mit variablen Filterkritieren als X- und Y-Wert eurer Grafik arbeiten. Speichert eure Grafiken als Vorlage um beim nächsten Mal schnell und einfach darauf zugreifen zu können.

Diese Aktion leitet euch zur Detailseite des Online-Aufnahmeformulars weiter.

2.5 Rechnungen für Mitgliedsbeiträge erzeugen (nur mit Finanzmodul)

4.2 Briefe und E-Mails versenden

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.