Dachverbandslösung, Mehrspartenlösung, Mandantenfunktion

Kann grundsätzlich mit jedem Funktionsumfang genutzt werden, für die unterhalb des Hauptaccounts angebundenen Accounts sind auch verschiedene Funktionsumfänge möglich.

Je nach Anlage können bestimmte Administratoren Zugriff auf alle angebundenen Accounts erhalten, andere wiederum nur auf Accounts einer einzelnen Abteilung bzw. eines einzelnen Mitgliedsvereins.

https://hexa.easyverein.com/app/parent/overview/ (Übersicht aller untergeordneten Instanzen)

easyVerein bietet (Dach)verbänden und Mehrspartenvereinen die Möglichkeit, über eine Mandantenfunktion größere Organisationsstrukturen abzubilden, unter der einzelne Ebenen registriert werden können. So ist es möglich, unterhalb des Dachverbands/Hauptvereines verschiedene Untervereine/Sportabteilungen, Geschäftsstellen oder Servicecenter innerhalb der Software abzubilden. 

Die Zugriffsrechte der Administratoren können individuell je angebundener Instanz gesteuert werden, sodass datensparsam gearbeitet werden kann.

Wir unterscheiden bei der Lizenzierung zwischen echten Verbänden mit unabhängigen Mitgliedsvereinen und Mehrspartenvereinen, bei denen Abteilungen keine eigenständige Organisationsform darstellen.

Hier wird pro Instanz innerhalb des Dachverbands eine reguläre, kostenpflichtige easyVerein Lizenz gemäß der Anforderungen benötigt. Bei mehr als 10 angebundenen Instanzen mit kostenpflichtiger Lizenz, berechnen wir die Lizenz des Dachverbands selbst nicht. 

Beispiel:

Ein Verband möchte die Dachverbandslösung mit 3 untergeordneten Mitgliedsvereinen nutzen. Funktionsumfang Professional. Dabei gibt es folgende Anforderungen an Administratoren und Mitgliedern:

Dachverband: 5 Admins, 438 Mitglieder

Verein A: 2 Admins, 89 Mitglieder

Verein B: 4 Admins, 273 Mitglieder

Verein C: 3 Admins, 76 Mitglieder

Gemäß unserer Standardlizenzen bestünde die Dachverbandslösung also aus 1x Professional Large (41,99 € pro Monat, Dachverband), 2x Professional Small (2x 19,38 € pro Monat, Vereine A und C) und 1x Professional Medium (30,69 € pro Monat, Verein B)

Der monatliche Gesamtpreis für die gesamte Dachverbandslösung läge also bei 111,44 € inkl. MwSt. (jährliche Zahlung).

Der Dachverband kann selbst wählen, ob er auch die Lizenzen der Mitgliedsvereine bezahlt oder ob diese eine eigene Rechnung erhalten.

Sollten innerhalb der Dachverbandslösung mindestens 10 kostenpflichtige Lizenzen für untergeordnete Instanzen gebucht werden, berechnen wir für die Lizenz des Dachverbands selbst ab der kommenden Laufzeit nichts.

Über unser Kooperationsprogramm für Verbände sind weitere Vergünstigungen wie Rabatte oder Gratis-Schulungen möglich. Kontaktiert bei Interesse gerne unser Vertriebsteam.

Bei Mehrspartenvereinen berechnen wir die Gesamtzahl an Administratoren und Mitgliedern (Hauptverein + alle Abteilungen in Summe) in der Lizenz für den Hauptverein. Für jeden angebunden Abteilungsaccount, unabhängig der Anforderungen an Funktionsumfang und Lizenzgröße, werden pro Monat pauschal 5 € inkl. MwSt. für die Bereitstellung berechnet.

Beispiel:

Ein Mehrspartenverein möchte die Mehrspartenlösung mit 3 untergeordneten Abteilungen nutzen. Funktionsumfang Professional. Dabei gibt es folgende Anforderungen an Administratoren und Mitgliedern:

Dachverband: 5 Admins, 438 Mitglieder

Verein A: 2 Admins, 89 Mitglieder

Verein B: 4 Admins, 273 Mitglieder

Verein C: 3 Admins, 76 Mitglieder

Wir würden hier für die Hauptvereinslizenz 1x Professional Large (41,99 € pro Monat) sowie 9 zusätzliche Admins berechnen, in Summe 69,99 € pro Monat.

Dazu kämen noch je 5 € für die drei Abteilungsaccounts, in Summe also 15 € pro Monat.

Der monatliche Gesamtpreis für die gesamte Mehrspartenlösung läge also bei 84,99 € inkl. MwSt. (jährliche Zahlung).

Der Verein kann selbst wählen, ob die 5 € Bereitstellungsgebühr für die Abteilungsaccounts von den Abteilungen selbst oder vom Hauptverein bezahlt werden.

Ihr könnt unsere Dachverbandslösung / Mehrspartenlösung schnell und einfach testen, auch in der easyVerein-Demo.

Hier gerne eine Beschreibung zum Vorgehen, wenn der Hauptaccount bereits angelegt wurde:

• loggt euch nach der Registrierung in den Account eures Hauptvereins ein.

• öffnet im gleichen Browser-Fenster einen neuen Tab und registriert unter https://easyverein.com/app/register/?isDemo=true mit derselben E-Mail-Adresse eure erste Abteilung oder euren ersten Verein.

• der neue Account wird automatisch als Abteilung eures Hauptvereins angelegt. 

Im Account des Hauptvereins findet ihr oben links im Menü die Seite “Alle Abteilungen”, über die ihr euch bequem in den Abteilungsaccount einloggen könnt.

Ihr könnt hier auch festlegen, ob Abteilungen/Mitgliedsvereine ihre Rechnung selbst bezahlen.

Hinweis:

Solltet ihr unabhängig voneinander easyVerein-Accounts registriert haben, die nachträglich zu einer Dachverbandslösung / Mehrspartenlösung zusammengeführt werden sollen, meldet euch bei unserem Supportteam. Wir können jederzeit neue Instanzen zu einem Dachverbandskonstrukt hinzufügen oder auch entkoppeln.

Ein elementarer Vorteil unserer Dachverbandslösung / Mehrspartenlösung ist die Synchronisierung der Mitgliederdaten von der obersten in untere Ebenen. Alle angebundenen Instanzen arbeiten damit auf derselben Datenbasis, was die Mitgliederverwaltung erheblich vereinfacht. Zusätzlich zum Standard-Sync gibt es verschiedene Optionen, die wir bei Bedarf für euch freischalten können.

Hinweis:

Lediglich für die Mitgliederdaten ist eine Synchronisierung vorgesehen. Alle anderen Module sind vollständig getrennt. Über Exporte der Buchhaltungsdaten lässt sich bei Mehrspartenvereinen eine einheitliche Auswertung herstellen.

Aktuell (Stand November 2023) können Mitglieder über die Benutzeroberfläche nur einzeln in die untergeordneten Instanzen synchronisiert werden. Öffnet dazu ein Mitgliederprofil und klickt auf den Reiter "Daten synchronisieren".

Über "Synchronisieren" rechts könnt ihr das Mitglied in die angebundene Abteilung synchronisieren. Das Mitgliederprofil ist ab sofort dann auch im Abteilungsaccount als Mitglied sichtbar.

Hinweis:

Gerne aktivieren wir für euch auch in einer Sammelaktion die Synchronisierung aller Mitglieder in die jeweiligen untergeordneten Instanzen. Lasst uns dazu einfach eine Liste zukommen, aus der eindeutig die Zuordnung aller Mitglieder zu den unteren Instanzen hervorgeht. In der Regel benötigen wir für den Sync zwischen 1 und 2h Aufwand, Stundensatz 110 € inkl. MwSt. (Stand November 2023).

Bei der Standard-Synchronisierung werden folgende Daten aus dem Profil des Hauptaccounts in das Profil der untergeordneten Instanz übertragen:

• Kontaktdaten: Alle enthaltenen Felder werden übertragen, sind allerdings zur Bearbeitung in der unteren Instanz gesperrt. Wie auch diese Felder bearbeitet werden können, folgt weiter unten im Artikel.

• Mitgliedschaft: Mitgliedsnummer, Beitrittsdatum und Austrittsdatum werden aus dem Hauptaccount übernommen, sind allerdings zur Bearbeitung in der unteren Instanz gesperrt. Wie auch diese Felder bearbeitet werden können, folgt weiter unten im Artikel.

• Mitgliedschaftsgebühren: Die Felder der Zahlungsart, Bankdaten und SEPA Mandatsdaten werden aus dem Hauptaccount übernommen, sind allerdings zur Bearbeitung in der unteren Instanz gesperrt. Wie auch diese Felder bearbeitet werden können, folgt weiter unten im Artikel.

Hinweis:

Die Standard-Synchronisierung ist besonders für Verbände und Mehrspartenvereine geeignet, in denen die Mitgliederverwaltung zentralisiert über eine Geschäftsstelle abgewickelt wird. Durch die Sperrung der oben genannten Felder bleibt die Stammdatenverwaltung zentral, in den Accounts der unteren Instanzen sind aber eigene Beitragsabrechnungen, Mailings etc. möglich.

Ergänzend zur oben beschriebenen Standard-Synchronisierung kann unser Support-Team für euch auf Wunsch weitere Synchronisierungsoptionen freischalten:

• Feld "Notizen" synchronisieren: Überträgt den Inhalt des Notizfeldes aus dem Profil des Hauptaccounts in die Profile der untergeordneten Instanzen.

• Rechnungen synchronisieren: Überträgt die Rechnungen eines Mitglieds inkl. Bezahlstatus aus dem Profil des Hauptaccounts in die Profile der untergeordneten Instanzen.

• Abteilungen / Projekte synchronisieren: Überträgt Buchungen und Rechnungen mit Kostenstellen sowie eine Auswertung der Kostenstelle, wenn in den Abteilungen / Projekten im Dachverband/Hauptverein eine Verknüpfung zu den angebundenen Abteilungsaccounts hergestellt wurde.

• Ereignisse synchronisieren: Überträgt dim Verlauf des Mitgliederprofils erfassten Ereignisse in die Profile der untergeordneten Instanzen.

• Mitgliederdaten bidirektional synchronisieren: Wird diese Option aktiviert, so fällt die Bearbeitungssperre der oben beschriebenen Felder weg und alle synchronisierten Felder können auch in untergeordneten Instanzen bearbeitet werden. Änderungen werden nach oben hin ins Profil des Hauptaccounts synchronisiert.

  Hinweis:

  Die bidirektionale Synchronisierung eignet sich hervorragend für Dachverbände, in denen die Mitgliedsvereine ihre Mitgliederdaten dezentral und in Eigenregie verwalten.

• Gruppenzugehörigkeiten bidirektional synchronisieren: Wird diese Option aktiviert, so werden Mitgliedsgruppen aus dem Hauptaccount in die unteren Instanzen synchronisiert und die Zugehörigkeit der Mitglieder zu den Mitgliedsgruppen ist sichtbar.

• Neu erstellte Mitglieder im Dachverband anzeigen: Wird diese Option aktiviert, so werden in unteren Instanzen erstellte Mitgliederprofile in den Hauptaccount synchronisiert und sind dort sichtbar.

  Hinweis:

  Diese Option eignet sich besonders für Verbände, in denen die Mitgliedsvereine neue Mitglieder eigenständig aufnehmen und ggfs. auch unser Online-Aufnahmeformular verwenden.

• Neue Mitgliedsnummern zwischen Dachverband und Abteilungen synchronisieren: Wird diese Option aktiviert, erfolgt die automatische Vergabe neuer Mitgliedsnummern innerhalb der Dachverbands-/Mehrspartenlösung aus einem einheitlichen Nummernkreis.

Je nach Verbands-/Vereinsstruktur und gewünschten Tätigkeitsbereichen sind verschiedene Administrator-Rollen möglich. Grundsätzlich können die Rechte innerhalb einer Instanz wie gewohnt über Administratorgruppen pro Modul verboten, lesend oder lesend/schreibend erlaubt werden. Darüberhinaus sind folgende Rollen möglich:

Werden Admins in Hauptaccount und angebundenen Instanzen mit gleicher Login E-Mail erfasst und als Admin festgelegt, so kann sich ein Admin aus dem Hauptaccount heraus über die Seite "Alle Abteilungen" einfach per Mausklick in die angebundenen Accounts der Instanzen einloggen:

So können zum Beispiel Vorstände des Hauptvereins Einblick in die Abteilungsaccounts nehmen. Innerhalb der verschiedenen Instanzen können die Admin-Rechte dabei über Administratorgruppen auch unterschiedlich definiert werden. Über den regulären Logout-Button gelangen Admins schnell und einfach aus einer angebundenen Instanz zurück in den Hauptaccount.

Um Datensparsamkeit zu gewährleisten, können Verantwortliche einzelner Vereine von Verbänden oder Abteilungsverantwortliche von Mehrspartenvereinen ausschließlich in der gewünschten Instanz als Admin erfasst werden. Damit können diese Admins auch nur die Daten der Instanz einsehen, in der sie als Admin erfasst sind. Die Rechte können darüberhinaus über Administratorgruppen pro Modul verboten, lesend oder lesend/schreibend erlaubt werden.

Abteilungsleiter / Vereinsverwalter werden nur im Account ihrer Instanz als Admin erfasst und haben demnach keinerlei Zugriff auf die Daten anderer Abteilungen. Ein großer Vorteil hinsichtlich des DSGVO-Grundsatzes der Datensparsamkeit.

Bei zentraler Verwaltung zum Beispiel durch eine Geschäftsstelle für den Mitgliederservice werden Mitglieder im Hauptaccount erfasst und in die jeweilige(n) Instanz(en) synchronisiert. Die Bearbeitung der Mitgliederstammdaten (Kontaktdaten, Bankdaten) ist dabei in den Abteilungsaccounts gesperrt und erfolgt ausschließlich im Hauptaccount. 

Bei dezentraler Verwaltung werden die Mitglieder ebenfalls vom Hauptaccount in die Instanz(en) synchronisiert, in den untergeordneten Accounts ist aber eine vollständige Bearbeitung sämtlicher Mitgliedsdaten möglich. Änderungen in den Instanzen werden nach oben in den Hauptaccount synchronisiert.

Je nach Wunsch können wir im Backend die Synchronisierung von Rechnungen, Notizen, Ereignissen und individuellen Feldern/Reitern der Mitgliederprofile aus dem Hauptverein in die Abteilungen synchronisieren. Individuelle, kostenpflichtige Sync-Erweiterungen sind immer denkbar. 

Egal ob 3 oder 30 Instanzen, 1.000 oder 100.000 Mitglieder - unsere Dachverbandslösung / Mehrspartenlösung ist für jede Verbands-/Vereinsgröße geeignet und wächst mit den Anforderungen. Gerne übernehmen wir für unsere Kunden kostenpflichtig die Datenmigration und Einrichtung der Synchronisierung. In Online-Anwenderschulungen erläutern wir den Verantwortlichen des Hauptvereins und der Abteilungen die Vorzüge und sämtliche Funktionen unserer Software. Im Enterprise-Bereich bieten wir außerdem gerne besondere Service-Level-Agreements mit dediziertem Ansprechpartner, garantierten Antwortzeiten und festem Zeitkontingent an. 

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.