4.2 Briefe und E-Mails versenden

https://easyverein.com/app/addressbook/mailings/

Adressen > E-Mails und Serienbriefe > Weiter zu Versandoptionen

In easyVerein könnt ihr Serienbriefe als PDF-Dateien für einen Briefversand herunterladen und bei erfolgreicher SMTP-Einrichtung E-Mails von eurer gewünschten Vereins-Mailadresse aus an Mitglieder oder Adresskontakte versenden.

Jeder Admin kann über seine eigenen Einstellungen bis zu drei verschiedenen E-Mail-Adressen für den Versand anbinden. Sofern ein Admin mehr als eine Absendemailadresse angebunden hat, kann er die gewünschte Mailadresse für den aktuellen Versand oben auf der Seite auswählen.

Um Empfänger zu euren Schreiben hinzuzufügen gibt es mehrere Möglichkeiten:

• ihr könnt unter https://easyverein.com/app/members/ über die Filterfunktion nach zahlreichen Kriterien filtern und die gefilterten Mitglieder dann über “Aktionen” - “Nachricht an alle in der Tabelle schreiben” als Empfänger für euer Schreiben hinzufügen. Ohne Filter sind darüber also auch Anschreiben an alle Vereinsmitglieder möglich. 

Hinweis: Achtet darauf, ehemalige Mitglieder über den Standardfilter “Nur aktuelle Mitglieder” herauszufiltern, wenn diese keine Nachricht von euch erhalten sollen. Ebenfalls sollten Mitglieder mit der bevorzugten Kommunikationsform "Keine Kommunikation" herausgefiltert werden.

• über das gemeinsamen Adressbuch unter https://easyverein.com/app/addressbook/ steht euch ebenfalls die Filterfunktion mit der Aktion “Nachricht an alle in der Tabelle schreiben” zur Verfügung. 

• direkt auf der Seite https://easyverein.com/app/addressbook/mailings/ könnt ihr Empfänger aus Gruppen wählen, all eure Adress- und Mitgliedsgruppen werden euch hierbei angezeigt und ihr könnt in den einzelnen Gruppen jeweils entscheiden ob ihr an alle Gruppenmitglieder schreiben möchtet oder nur die mit bevorzugter Kommunikationsform E-Mail; oder Brief. 

• Empfänger können auch einzeln über das Feld “Adressen wählen” mit Namen gesucht und ausgewählt werden.

Eure ausgewählten Empfänger seht ihr in einer Liste und könnt dort auch noch einzelne Empfänger über den roten Button rechts entfernen.

Tragt im Feld “Titel / Betreff” den Betreff eurer Nachricht ein. Dieser wird später auch als Titel eurer Vorlage gespeichert. Im Kasten darunter ist Platz für den Fließtext eures Schreibens. Über die Editorleiste sind verschiedene Formatierungen der Schrift möglich, über den Button ganz rechts öffnet sich eine weitere Editorleiste mit zusätzlichen Optionen. Details dazu findet ihr hier.

Über die Auswahl “Platzhalter anzeigen” öffnet sich eine Liste aller euch zur Verfügung stehenden Platzhalter in easyVerein. Platzhalter gibt es für nahezu alle Standardfelder und auch für individuelle Felder. Eine Suche nach bestimmten Platzhaltern ist ebenfalls möglich. Platzhalter helfen euch, bei Serienbriefen- oder mails die Schreiben individuell zu gestalten. Platzhalter ziehen sich aus jedem Empfängerprofil die im jeweiligen Feld hinterlegten Daten und fügen diese in die Nachricht ein. 

Hinweis:

Platzhalter für individuelle Felder findet ihr unten am Ende der Liste. Das Schema für Platzhalter zu individuellen Feldern lautet immer:

%custom_Feldname%

Kopiert am besten immer die Platzhalter aus der Liste um Schreibfehler zu vermeiden, die den Platzhalter unbrauchbar machen.

Oben rechts könnt ihr euch euer Schreiben als PDF Vorschau (für den Briefversand) oder HTML Vorschau (für den E-Mail-Versand) anzeigen lassen. Ist noch kein Empfänger hinterlegt, wird die Vorschau mit den Daten des Admins erstellt, der das Schreiben gerade aufsetzt.

Für den Briefversand könnt ihr in den Einstellungen beliebig viele eigene Designvorlagen für Dokumente erstellen, mit individueller Kopf- und Fußzeile.

Über diesen Button unterhalb der Box für den Textkörper findet ihr Schnelloptionen für den Versand eurer Nachricht:

• E-Mails versenden: Versendet eine E-Mail an die primäre E-Mail-Adresse aller Empfänger. Nur auswählbar, wenn der SMTP Server für den Mailversand vollständig eingerichtet ist. 

Hinweis:

Den Versandstatus eurer E-Mails könnt ihr im E-Mail Protokoll unter Sicherheit & Tools nachvollziehen. Weitere Infos dazu findet ihr hier.

• PDF-Dateien für Briefe generieren: Generiert für jeden Empfänger ein PDF-Dokument. Die PDF’s könnt ihr über die laufenden & abgeschlossenen Hintergrundprozesse in der Kopfleiste herunterladen, ausdrucken und dann per Post versenden. Bei Auswahl dieser Option öffnet sich darunter ein weiterer Schalter für den Download der Briefe in alphabetischer Reihenfolge (nach Nachname).

• Nachrichten in easyVerein speichern: Vergebt eurer Nachricht einen Daten und speichert die Nachricht als Ereignis in den Mitgliederprofilen der Empfänger. Auf Wunsch kann der Brief auch den Mitgliedern im Mitgliederbereich sichtbar gemacht werden.