6.2.5 Angebot schreiben

Kategorien:

Angebot schreiben, Angebote

Benötigte Administrator-Rechte für diesen Bereich:

Buchhaltung (lesend/schreibend)

Link zur Seite:

https://easyverein.com/app/bookkeeping/invoices/add/?mode=offer

Mit easyVerein könnt ihr für Dienstleistungen oder Warenverkäufe vorab Angebote schreiben, die ihr dann an die Interessenten verschicken und ganz einfach in Rechnungen umwandeln könnt. Alles wichtige zum Schreiben von Angeboten erläutern wir euch in diesem Artikel.

Einstellung zum Nummerkreis für Angebote

Vorm Schreiben von Angeboten solltet ihr sicherstellen, dass ihr in den Einstellungen zu Buchhaltung & Finanzen den Nummernkreis für Angebote nach euren Vorstellungen aktiviert habt.

Angebot schreiben

Klickt in der Kopfleiste der Seite Rechnungen & Belege auf "Neu" und dann "Angebot schreiben".

Beachtet bei der Anlage die folgenden Felder:

Name des Angebots: Ihr könnt eure Angebote individuell benennen.
Angebotstyp: Für Angebote könnt ihr zwischen verschiedenen Einnahmetypen wählen:
- Mitgliedschaftsbeitrag
- Spende
- sonstige Einnahme
- Guthaben (hierbei wird der Betrag beim zugeordneten Profil als Guthaben hinterlegt)
Angebotsnummer: Bei neuen Angeboten könnt ihr dieses Feld leer lassen und die nächstfolgende Nummer aus eurem Angebotsnummernkreis wird verwendet.
Angebotsdatum: Per Default wird immer das aktuelle Datum gesetzt, ihr könnt aber auch ein anders wählen.
Gültigkeitsdatum: Gebt hier das Datum an, bis zu dem euer Angebot gültig ist.
Liefer- / Leistungsdatum: Kann leer gelassen oder auf ein bestimmtes Datum gestellt werden.
Zahlungspflichtiger: Sofern ihr mit dem Angebotsempfänger häufiger Kontakt habt, empfehlen wir die Anlage eines Mitglieder- oder Adressprofils, nach dem ihr dann hier suchen und das Profil verknüpfen könnt. Verknüpfte Angebote sind damit jederzeit im Profil einsehbar. Alternativ kann auch eine reine Texteingabe der Empfängerdaten erfolgen.
Über "Ein Empfänger / mehrere Empfänger" rechts könnt ihr das inhaltlich identische Angebot auf verschiedene Empfänger ausstellen. Für jeden Empfänger wird ein einzelnes Angebot erzeugt.
Anschreiben und Schlusstext (links unten): Ihr könnt ein Anschreiben sowie einen Schlusstext zum Angebot erfassen, die im PDF-Dokument oberhalb bzw. unterhalb der Tabelle mit den Positionen angezeigt werden.
Angebotspositionen (rechte Seite): Über "Rechnungsposition hinzufügen" kann eine neue, manuelle Position erfasst werden. Für jede Position sind Stückzahl, Einzelpreis und Titel Pflichtangaben. Das Feld "Beschreibung" kann für weitere Infos optional gefüllt werden.
Über "Artikel auswählen" kann ein zuvor in der Inventarverwaltung angelegter Verkaufsartikel ausgewählt/bearbeitet oder ein neuer Artikel erstellt werden (nur mit Schreibrechten für die Inventarverwaltung):
Die Felder für Steuersatz, Buchungskonto und Kostenstelle werden nur angezeigt, wenn in den Rechnungseinstellungen die Felder für Umsatzsteuer sowie die Einstellung "Individuelle Angaben für einzelne Rechnungspositionen" aktiv sind.

Guthaben mit diesem Angebot verrechnen (rechts unten): Dieser Schalter wird nur angezeigt, wenn der oder die Empfänger ein aktives Guthaben in Ihrem Mitglieder- oder Adressprofil hinterlegt haben. Bei aktiviertem Schalter wird das Guthaben nach Umwandlung des Angebots in eine Rechnung verrechnet.
Betrag (rechts unten): Der Gesamtbetrag wird automatisch als Summe der Beträge der einzelnen Positionen von der rechten Seite berechnet.

Über die drei Buttons unten könnt ihr den Vorgang abbrechen, die Vorschau öffnen oder das Angebot erzeugen:

Angebot generieren: Das Angebot wird erzeugt und in der Übersicht der Angebote abgelegt.
Vorschau: Das PDF zum neuen Angebot könnt ihr euch als Vorschau anzeigen lassen.
Hinweis:
Einstellungen zur Darstellung von Dokumenten können in den Systemeinstellungen vorgenommen werden.
Abbrechen: Alle Eingaben werden unwiederbringlich verworfen.

Angebotsdetails ansehen

Nach Angebotserstellung öffnen sich automatisch die Angebotsdetails, in denen ihr die zuvor gesetzten Eingaben wieder seht und auch das PDF-Dokument ansehen könnt:

Über "Rechnung generieren" ganz oben links könnt ihr aus dem Angebot eine Rechnung erzeugen.

Über die darunter links platzierte Leiste mit Buttons ist folgendes möglich:

Bearbeiten: Ihr könnt Angebote solange bearbeiten, bis aus dem Angebot eine Rechnung erzeugt wird.
Löschen: Das Löschen von Rechnungen ist erlaubt, sofern das Angebot noch nicht in eine Rechnung umgewandelt wurde.
Per E-Mail versenden: Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster in dem ihr die E-Mail-Adressen seht und ggfs. ändern könnt sowie E-Mail Betreff und Text. Bei postalischem Versand kann das Angebot über diese Funktion auch als versendet markiert werden, sodass für euch nachvollziehbar ist, wann der Versand erfolgte.
Hinweis:
Den E-Mail Text für Angebots- und Rechnungsversand könnt ihr in den Systemeinstellungen vordefinieren.
Beim Versand wird im Regelfall die primäre E-Mail-Adresse des Mitglieds oder Adresskontakts angesprochen, es sei denn eine gesonderte geschäftliche E-Mail-Adresse für den Angebots-/Rechnungsversand ist hinterlegt, siehe Artikel zum Mitgliederprofil.
Infos zu versendeten E-Mails findet ihr im E-Mail-Protokoll.

Angebotspositionen

In diesem Bereich seht ihr alle Angebotspositionen in einer Übersicht. Wenn in den Rechnungseinstellungen "Individuelle Angaben für einzelne Rechnungspositionen" aktiviert ist, könnt ihr über die Bearbeitungsfunktion Buchungskonto und Kostenstelle ändern.

Angebotsvorlagen anlegen

Solltet ihr bestimmte Angebote häufiger benötigen, könnt ihr euch auch Angebotsvorlagen speichern. Geht dazu unter "Rechnungen & Belege" auf "Neu" und dann "Angebotsvorlage anlegen". Schreibt euer Angebot wie oben beschrieben und speichert es anschließend als Vorlage.