E-Mail Verlauf, E-Mail Logs, Gesendet-Ordner

Adressverwaltung (lesend oder lesend/schreibend)

https://hexa.easyverein.com/app/emaillogs/

Im E-Mail-Protokoll könnt ihr aus easyVerein versendete E-Mails nachvollziehen. E-Mail-Protokolle werden für einen von euch gewählten Zeitraum (maximal 365 Tage) aufbewahrt, bevor sie aus easyVerein verschwinden. Ihr habt also die Möglichkeit, bei Unstimmigkeiten im E-Mail-Protokoll nachzusehen, ob und wann eine E-Mail rausging. 

Wie lange eure E-Mail-Protokolle abrufbar sind, könnt ihr in den Sicherheitseinstellungen verwalten.

Hinweis:

Bei Lizenzen der Funktionsumfänge Community und Professional werden Änderungsprotokoll, Anmeldeprotokoll und E-Mail-Protokoll nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist als CSV-Dateien im Modul Dateiverwaltung im Ordner “Archivierte Protokolle” abgelegt. 

In der Tabelle seht ihr Absendermailadresse und den Namen des sendenden Mitglieds, den oder die Empfänger:innen, den Betreff der E-Mail, den Inhalt, sowie Datum & Uhrzeit und den Status des Versands.

Bei eingerichteter SMTP Anbindung wurde die E-Mail erfolgreich vom easyVerein E-Mail-Server an den Server eures E-Mail-Providers übertragen. Ohne SMTP Anbindung (erkennbar an der Absendermailadresse no-reply@easyverein.com) wurde die E-Mail bei diesem Status erfolgreich an den Server des Empfänger-Providers gesendet. 

Hinweis:

Der Status “Erfolgreich” beim E-Mail-Versand über SMTP bedeutet nicht zwangsläufig, dass die E-Mail auch erfolgreich zugestellt wurde. Die Zustellung der E-Mail erfolgt durch den SMTP-Provider, easyVerein hat darauf nach der Übertragung der Mail zum Provider keinen weiteren Einfluss. 

Bei Klick auf “Fehlgeschlagen” werden weitere Details eingeblendet:

• Es ist ein Fehler bei der Authentifizierung aufgetreten. Bitte überprüfe deine Anmeldedaten auf Richtigkeit: Bedeutet, dass der SMTP-Server (die Verknüpfung zwischen dem easyVerein E-Mai-Server und dem E-Mail-Server eures E-Mail-Providers) nicht richtig eingerichtet ist. Überprüft in diesem Fall die SMTP-Grundeinstellungen und setzt anschließend eure persönlichen SMTP-Einstellungen (Benutzername und Passwort zum SMTP-Provider) neu. Nach erfolgreicher Verifizierung der angegebenen E-Mail-Adresse kann die Einrichtung abgeschlossen werden. 

• Ungültige E-Mail-Adresse: Prüft in diesem Fall in den betroffenen Mitglieder- oder Adressprofilen die Auswahl im Feld “Primäre E-Mail-Adresse”. Sollte diese auf den Wert “Login E-Mail” gesetzt sein, das entsprechende Feld “Login E-Mail” aber keine gültige E-Mail-Adresse enthalten, könnt ihr entweder eine echte Mailadresse als Login E-Mail hinterlegen oder den Wert des Feldes “Primäre E-Mail-Adresse” auf die private oder geschäftliche Mailadresse ändern, je nachdem welches Feld eine echte Mailadresse enthält. 

Hinweis:

Im Bereich “Prüfen & Ändern” unter “Sicherheit & Tools” könnt ihr euren gesamten Datenbestand auf ungültige primäre E-Mail-Adressen prüfen und die Auswahl des Feldes “Primäre E-Mail-Adresse” auch einmalig gesammelt für all eure Mitglieder ändern. 

• Etwas ist schief gelaufen. Bitte versuche es später erneut: Diese Meldung deutet auf temporäre Probleme beim angebundenen SMTP-Server hin. Sollte die Störung auch nach mehreren zeitlich versetzten Versuchen bestehen, prüft gerne einmal Störungsmeldungen eures E-Mail-Providers oder wendet euch an unser Support-Team. 

• Der E-Mail-Server hat den Versand an diesen Empfänger abgelehnt: Diese Meldung erscheint immer dann, wenn es seitens eures E-Mail-Providers ein Limit an versendeten E-Mails in einem bestimmten Zeitintervall (gleichzeitig, pro Stunde, pro Tag, pro Monat) gibt, das durch euren Versand überschritten wurde. Alle E-Mails, die das Limit überschreiten, werden vom Provider abgelehnt. Erkundigt euch in diesem Fall über das genaue Limit gleichzeitig zu versendender E-Mails bei eurem Provider und tragt das Limit sowie die Wartezeit zwischen den Paketen in den SMTP Grundeinstellungen in easyVerein ein. Zukünftige Versände werden dann in kleinere dem Limit entsprechende Versandpakete aufgeteilt, sodass keine E-Mails mehr abgelehnt werden. 

Über "Fehlgeschlagen" kann nach Korrektur fehlerhafter E-Mail-Adressen auch direkt ein neuer Versand an alle fehlgeschlagene Empfänger ausgelöst werden.

Die Tabelle kann über das Suchfeld oben rechts in der Kopfleiste nach Stichworten durchsucht werden. Über die Filterfunktion in der Kopfleiste könnt ihr die angezeigten, versendeten E-Mails auf bestimmte Zeiträume beschränken. 

Über den “Aktionen”-Button in der Kopfleiste lassen sich Exporte des E-Mail-Protokolls als PDF, Excel (XLSX) oder CSV-Datei generieren.

13.3 Sicherheitseinstellungen

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.