3.9 Zuwendungsbescheinigung erstellen

Einstellungen für Zuwendungsbescheinigungen: https://easyverein.com/app/settings/invoices/#tab_c

Einzelspendenbescheinigung: https://easyverein.com/app/bookkeeping/donation/certificates/

Sammelspendenbescheinigung: https://easyverein.com/app/bookkeeping/invoices, Aktionen > Sammelaktionen für Rechnungen

In easyVerein können deutsche Vereine Zuwendungsbescheinigungen unter anderem für Geld- oder Sachspenden ausstellen. Wir unterstützen dabei sowohl den klassischen Weg mit manueller Unterschrift jeder einzelnen Bescheinigung, als auch die maschinelle Erstellung mit gescannter Unterschrift.

Bevor ihr Zuwendungsbescheinigungen erstellt, solltet ihr die notwendigen Einstellungen dafür vorgenommen haben.

Folgende Einstellungen sollten gesetzt werden:

• Vereinszweck laut Freistellungsbescheid: Auf einigen Zuwendungsbescheinigungen ist der Vereinszweck anzugeben, für den die Spenden verwendet werden. Wählt hier eine kurze Beschreibung eures Vereinszwecks, da das Formular wenig Platz für die Beschreibung zulässt. Verwendet exakt die vom Finanzamt bescheinigten Zwecke.

• Freistellungssteuerbescheid: Wenn euer Verein nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 des Körperschaftssteuergesetzes von der Körperschaftssteuer und nach § 3 Nr. 6 des Gewerbesteuergesetzes von der Gewerbesteuer befreit ist, gebt hier das Ausstellungsdatum des Freistellungsbescheids und dessen Veranlagungszeitraum an.

• Satzungsgemäße Voraussetzung: Wenn euer Verein die satzungsgemäßen Voraussetzungen nach §§ 51, 59, 60 und 61 AO erfüllt, gebt hier das Ausstellungsdatum des zugehörigen Bescheides des Finanzamts an.

• Zuständiges Finanzamt: Gebt hier den Namen des zuständigen Finanzamts an, welches euren Freistellungsbescheide ausstellt.

• Deckblatt für Zuwendungsbescheinigung mit Brieffenster und Anschreiben: Aktiviert diese Option, wenn beim Erstellen von Zuwendungsbescheinigungen als 1. Seite vor dem Standard-Formular ein Deckblatt mit Empfängerdaten, Betreff und Fließtext erscheinen soll. Für das Deckblatt wird eure reguläre Dokumentenvorlage aus den Einstellungen verwendet. Betreff und Fließtext kann direkt hier vordefiniert, beim Erstellen einer Zuwendungs- bescheinigung aber noch individuell geändert werden.

  Hinweis:
  Beachtet bei eurer Gestaltung, dass das Deckblatt aus technischen Gründen den Inhalt einer DIN A4 Seite nicht überschreiten darf.

• Maschinell erstellte Zuwendungsbescheinigung: Aktiviert diese Option, wenn ihr die Austellung maschinell erstellter Zuwendungsbestätigung nach EStR R 10b.1 (Zu § 10b EStG) gegenüber eurem zuständigen Finanzamt angezeigt habt. Es öffnen sich darunter drei weitere Felder für das Datum der Anzeige gegenüber eurem Finanzamt, der Ortsangabe zur Unterschrift und der Unterschrift als Dateifeld. Ladet eine Bilddatei hoch, in der eure Unterschrift möglichst ohne farbigen Hintergrund oder Rand zu erkennen ist.

Speichert am Ende eure Voreinstellungen unten über "Speichern".

Je nach Einstellung für "Maschinell erstellte Zuwendungsbescheinigung" (siehe oben) weicht der Erstellungsprozess etwas ab. Die grundlegenden Unterschiede erläutern wir euch hier.

Zuwendungsbescheinigungen herunterzuladen und von Hand zu unterschreiben ist der klassische Weg, der so auch in easyVerein schon jahrelang genutzt wird. Nach Eingabe der notwendigen Daten zur Spende, klickt auf "Als Beleg speichern":

Im kleinen Pop-up-Fenster klickt ihr auf "Schritt 1: Spendenbescheinigung herunterladen":

Das PDF wird direkt auf euer Gerät heruntergeladen, ihr öffnet es und könnt es dann wahlweise digital signieren oder ausdrucken und von Hand unterschreiben:

Klickt anschließend im kleinen Pop-up-Fenster auf "Schritt 2: Beleg erstellen und Bescheinigung hochladen". Es folgt eine Weiterleitung auf die klassische Eingabemaske zum Erfassen von Belegen. Der Belegtyp Spende ist automatisch voreingestellt, setzt einfach die weiteren notwendigen Daten und ladet auf der rechten Seite das unterschrieben PDF-Formular hoch:

Klickt auf "Beleg generieren", um den Spendenbeleg inklusive der PDF-Bescheinigung zu erzeugen.

Seit 2021 können Zuwendungsbescheinigungen in easyVerein auch rein maschinell, das heißt mit gescannter Unterschrift, erzeugt werden. Voraussetzung ist die Anzeige gegenüber dem Finanzamt. In diesem Fall erspart ihr euch das Herunterladen und manuelle Unterschreiben der Bescheinigung. Nach Eingabe der notwendigen Daten zur Spende, klickt auf "Als Beleg speichern", es öffnet sich direkt die klassische Eingabemaske zum Erfassen eines Beleges und das PDF-Formular ist direkt als Belegbild hinterlegt:

Prüft/ergänzt einfach die weiteren Daten und klickt auf "Beleg generieren" um die Spendenbescheinigung zu erzeugen.

Bei Geldspenden ist in aller Regel davon auszugehen, dass ihr (unerwartet) Spenden erhaltet und diese dann über die Online Banking Schnittstelle auf der Seite der Einnahmen & Ausgaben als Zahlungseingang importiert werden.

In diesem Fall erfasst ihr den zugehörigen Beleg auch direkt über die Buchung bei den Einnahmen & Ausgaben. Unterscheidet dabei, ob ihr direkt zu einer Buchung eine Zuwendungsbescheinigung erstellen möchtet oder im Falle von Dauerspendern nur eine Sammelbescheinigung am Jahresende.

Klickt bei eurer Buchung zur Spende auf der Seite der Einnahmen & Ausgaben auf "Buchen":

In der Buchungsmaske geht ihr auf "Aktionen" und dann "Zuwendungsbescheinigung anlegen":

Ihr werdet nun zur regulären Eingabemaske für Zuwendungsbescheinigungen weitergeleitet. Beachtet hier die folgenden Felder auf der rechten Seite:

• Vereinsart: Bei Geldspenden an einen gemeinnützigen Verein braucht ihr hier nichts zu ändern. Es stehen aber auch weitere Formulartypen zur Verfügung.

• Betrag: Wird beim Öffnen der Maske aus einer Buchung heraus automatisch befüllt.

• Datum der Zuwendung: Wird beim Öffnen der Maske aus einer Buchung heraus automatisch befüllt.

• Adressen / Personen suchen: Sucht hier nach einem Mitglieder- oder Adressprofil, um die Bescheinigung anschließend dort einsehen und ggfs. versenden zu können.

• Betreff / Text: Nur sichtbar, wenn in den Einstellungen für Zuwendungsbescheinigungen das Deckblatt als Anschreiben aktiviert ist, siehe Abschnitt oben.

• Direkter Geldfluss / Verzicht auf Erstattung: Direkter Geldfluss ist standardmäßig ausgewählt und bei Geldspenden korrekt.

• Handelt sich nicht um Mitgliedsbeitrag / Handelt sich um Mitgliedsbeitrag: Setzt hier die korrekte Auswahl.

Im Anschluss könnt ihr je nach Verfahren (siehe Abschnitt oben) die Bescheinigung direkt als Beleg erfassen oder zunächst herunterladen, unterschreiben und dann als Beleg erfassen:

Nach Klick auf "Beleg generieren" wird der Beleg zur Zuwendungsbescheinigung erzeugt und ist danach in der Tabelle der Rechnungen & Belege sichtbar:

Die Bescheinigung kann nun wie eine normale Rechnung per E-Mail versendet oder für einen Briefversand heruntergeladen werden.

Bei Dauerspenden müsst ihr nicht für jede Einzelspende eine Zuwendungsbescheinigung anlegen, sondern könnt zum Beispiel am Jahresende eine Sammelbescheinigung über alle Einzelspenden erstellen. Voraussetzung dafür ist, dass er für die Einzelspenden einen normalen Beleg erfasst.

Klickt dafür bei eurer Buchung zur Spende auf der Seite der Einnahmen & Ausgaben auf "Buchen":

Klickt anschließend auf "Aktionen" und dann "Rechnung / Beleg anlegen":

Ihr werdet auf die reguläre Eingabemaske für Belege weitergeleitet. Wählt das verknüpfte Mitglieder- oder Adressprofil des Spenders über "Adressen / Personen suchen", setzt als Rechnungstyp "Spende" und wählt oben rechts "Neues Dokument generieren" um ein PDF-Belegbild zur Spende zu erzeugen:

Über "Rechnung / Beleg generieren" wird der Beleg zur Spende erzeugt.

Aus mehreren Einzelbelegen über Spenden kann dann über "Sammelaktionen für Rechnungen" eine Sammelbescheinigung erzeugt werden. Ihr könnt die Belege eines Spenders wahlweise manuell heraussuchen oder automatisch von der Software verknüpfen lassen:

Einzelbelege für Sammelzuwendungsbescheinigung manuell herausssuchen

Über "Sammelzuwendungsbescheinigung erstellen" könnt ihr in der Tabelle der Rechnungen & Belege nach Namen suchen und bekommt alle passenden Belege angezeigt. Nur Belege, die gebucht und nicht bereits in einer Sammelspendenbescheinigung erfasst wurden, können dann per Mausklick auf die jeweilige Zeile markiert werden:

Nach Auswahl der Belege könnt ihr über den orangenen Button die Bescheinigung erzeugen.

Einzelbelege für Sammelzuwendungsbescheinigung autom. verknüpfen lassen

Über diese Aktion fasst die Software automatisch alle gebuchten (als bezahlt markierten) Einzelbelege identischer Mitglieder oder externen Kontakte zusammen, der Schritt der manuellen Suche und Auswahl (siehe Abschnitt oben) kann damit umgangen werden.

Alle Kontakte werden euch in einer Übersicht angezeigt, die Einzelbelege können ausgeklappt werden und über "Zuwendungsbescheinigung öffnen" könnt ihr dann für den einzelnen Kontakt die Sammelzuwendungsbescheinigung erstellen:

Nach Auswahl der gewünschten Einzelbelege eines Spenders erfolgt die Weiterleitung in die reguläre Eingabemaske für Zuwendungsbescheinigungen. Infos zu den Feldern entnehmt ihr dem oberen Abschnitt "Einzelbescheinigung für Geldspenden". Im Unterschied zur Einzelbescheinigung werden in der Sammelbescheinigung alle Einzelspenden aufgeführt:

Im Anschluss könnt ihr über "Zu Rechnungen & Belegen hinzufügen" die Sammelbescheinigung als Dokument zu allen Einzelbelegen hinterlegen lassen.

Die Bescheinigung kann nun über die Belegdetails der Einzelbelege per E-Mail versendet oder für einen Briefversand heruntergeladen werden.

Öffnet über "Neu" und "Zuwendungsbescheinigung" auf der Seite der Rechnungen & Belege zunächst die normale Eingabemaske für Zuwendungsbescheinigungen. Wählt hier dann oben rechts unter "Vereinsart" das Formular für Sachspenden aus:

Beachtet die folgenden Felder auf der rechten Seite:

• Vereinsart: Muss bei Sachspenden wie oben beschrieben auch auf "Sachspenden" gestellt werden.

• Betrag: Gebt hier den Geldwert der erhaltenen Sachspende ein.

• Datum der Zuwendung: Gebt hier das Datum ein, an dem ihr die Sachspende erhalten habt.

• Adressen / Personen suchen: Sucht hier nach einem Mitglieder- oder Adressprofil, um die Bescheinigung anschließend dort einsehen und ggfs. versenden zu können.

• Betreff / Text: Nur sichtbar, wenn in den Einstellungen für Zuwendungsbescheinigungen das Deckblatt als Anschreiben aktiviert ist, siehe Abschnitt oben.

• Genaue Bezeichnung der Sachzuwendung: Gebt hier die genaue Bezeichnung der erhaltenen Sachspende ein.

• Herkunft der Sachzuwendung: Wählt hier aus, ob die Sachspende aus Betriebs-oder Privatvermögen des Spenders stamm oder ob die Herkunft unklar ist.

• Unterlagen zur Wertermittlung: Wählt hier aus, ob entsprechende Unterlagen vorliegen oder nicht.

Im Anschluss könnt ihr je nach Verfahren (siehe Abschnitt oben) die Bescheinigung direkt als Beleg erfassen oder zunächst herunterladen, unterschreiben und dann als Beleg erfassen. Achtet hier darauf, im Beleg den Betrag auf 0,00 € zu setzen, da es für eine Sachspende ja keine passende Buchung (Zahlung) für eine Zuordnung gibt:

Nach Klick auf "Beleg generieren" wird der Beleg mit der Sachzuwendungsbescheinigung angelegt und ist danach in der Tabelle der Rechnungen & Belege sichtbar:

Die Bescheinigung kann nun wie eine normale Rechnung per E-Mail versendet oder für einen Briefversand heruntergeladen werden.

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.