6.3.9 DATEV Export

Kategorien:

DATEV Export, GuV Vorbereitung, Vorbereitung zur Bilanz, Kreditoren-Debitoren-Stammdaten, Bewegungsdaten

Benötigte Administrator-Rechte für diesen Bereich:

Buchhaltung (lesend/schreibend)

Link zur Seite:

über die Finanzauswertung: https://easyverein.com/app/bookkeeping/statistics/

über die Integrationen: https://easyverein.com/app/settings/integrations/

Bilanzpflichtige Vereine können aus easyVerein über den DATEV Export die relevanten Kreditoren-Debitoren-Stammdaten und den Buchungsstapel im DATEV-kompatiblen Format herunterladen und damit wertvolle Vorarbeiten in Richtung Bilanz leisten. Mit dem DATEV Export spart euer Steuerbüro bei der Weiterverarbeitung Zeit. Der DATEV Export kann wahlweise mit Bewegungsdaten (in dem Fall landen nur noch nicht exportierte Vorgänge im Export) oder allen Buchungsvorgängen eines Zeitraumes genutzt werden.

Grundvoraussetzungen für einen validen DATEV Export

Damit euer Steuerbüro ohne größere manuelle Anpassungen mit dem DATEV Export weiter arbeiten kann, solltet ihr vorab folgendes sicherstellen.

Möglichst alle Belege sind mit Debitoren- bzw. Kreditorenkonten verknüpft, für Ausnahmefälle ist eine Sammeldebitorennummer und eine Sammelkreditorennummer hinterlegt: Beim Erfassen von Rechnungen & Belegen sollte immer ein Mitgliederprofil oder ein Kontakt aus dem gemeinsamen Adressbuch als Rechnungssteller bzw. Belegempfänger hinterlegt werden. In jedem Mitgliederprofil und Kontakt im gemeinsamen Adressbuch können im Bereich "Bankdaten & Zahlungsart" die Debitoren- und Kreditorennummer hinterlegt werden.
Für (bereits erfasste) Belege ohne Profilverknüpfung sind in den Einstellungen zu Konten & Auswertung bereits eine Sammeldebitorennummer sowie eine Sammelkreditorennummer hinterlegt. Diese Nummern sollten nur in Abstimmung mit dem Steuerberater geändert werden.
Alle Buchungen und/oder Rechnungspositionen im Auswertungszeitraum sind vollständig und korrekt kontiert: Buchungen können auf der Seite der Einnahmen & Ausgaben Buchungskonten aus dem gewählten Kontenrahmen zugeordnet werden, in Beitragsrechnungen und manuellen Rechnungen können den Rechnungspositionen Buchungskonten zugewiesen werden.
Alle Buchungen sind mit einem oder mehreren Belegen verknüpft: Gemäß dem Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" nach GoBD sollten all eure Buchungen ordentlich verbucht, das heißt mit einem passenden Beleg verknüpft sein. Wir ihr zu Buchungen vorhandene Belege zuordnet oder neue erzeugt, beschreiben wir auf der Detailseite im Handbuch.
Hinweis:
Buchungen ohne Belegverknüpfung werden im DATEV Export nicht den gewählten Buchungskonten der Buchungen, sondern Sammelkonten für durchlaufende Posten zugeordnet. Dadurch entsteht manueller Korrekturaufwand auf Seiten des Steuerberaters.
Allen (Bank)konten ist ein Buchungskonto als Gegenkonto zugeordnet: In den Einstellungen zu Bankkonten sollte jedem für den DATEV Export relevanten Konto ein Buchungskonto aus eurem Kontenrahmen als Gegenkonto zugeordnet werden.

Solltet ihr beim DATEV Export beige hinterlegte Warnungen sehen, geht diesen also gemäß der obigen Beschreibung nach.

DATEV Export starten

Der DATEV Export kann sowohl über die Finanzauswertung ("Export" > "DATEV Export") als auch die Seite der Drittanbieter Integration gestartet werden.

Beachtet im Pop-up-Fenster folgende Eingaben:

Beginn des Geschäftsjahres: Gebt hier das Datum des Beginns eures Geschäftsjahres ein oder wählt es über den Kalender aus.
Beginn des Auswertungszeitraumes: Gebt hier das Datum des Beginns eures Auswertungszeitraumes ein oder wählt es über den Kalender aus. Es werden standardmäßig immer nur die Buchungsvorgänge exportiert, die in keinem vorherigen DATEV Export enthalten waren. Die separate Einstellung zum Export ALLER Buchungsvorgänge eines Zeitraumes wird weiter unten beschrieben.
Ende des Auswertungszeitraumes: Gebt hier das Datum des Endes eures Auswertungszeitraumes ein oder wählt es über den Kalender aus. Es werden standardmäßig immer nur die Buchungsvorgänge exportiert, die in keinem vorherigen DATEV Export enthalten waren. Die separate Einstellung zum Export ALLER Buchungsvorgänge eines Zeitraumes wird weiter unten beschrieben.
Beraternummer: Die DATEV Beraternummer erhaltet ihr direkt von eurem Steuerbüro.
Mandatennummer: Die DATEV Mandantennummer erhaltet ihr direkt von eurem Steuerbüro.
Kostenrechnung Classic verwenden: Wenn ihr das DATEV-Modul Kostenrechnung Classic verwendet, kann die Kostenstellennummer im Buchungsstapel zusammen mit der Sphäre im KOST1 Feld übertragen werden. Andernfalls werden Sphäre und Kostenstellennummer getrennt voneinander in KOST1 und KOST2 übertragen. Falls ihr euch unsicher seid, fragt euren Steuerberater, ob das Modul verwendet wird.
Mitgliedsnummer als Belegfeld 1 verwenden: Aktiviert diese Einstellung nur in Abstimmung mit eurem Steuerberater. Wenn aktiviert, wird die Mitgliedsnummer des Mitglieds in Belegfeld 1 übertragen. Falls keine Mitgliedsnummer vorhanden ist, wird die Rechnungsnummer verwendet.
Alle Buchungen exportieren und nicht markieren: Standardmäßig enthält der DATEV Export Bewegungsdaten, es werden also nur Buchungsvorgänge exportiert, die in keinem vorherigen DATEV Export enthalten waren. Wenn diese Einstellung aktiviert wird, werden ALLE Buchungsvorgänge im gewählten Zeitraum exportiert, unabhängig davon, ob diese bereits früher nach DATEV exportiert wurden. Buchungen werden in diesem Fall nicht als exportiert markiert.
Buchhaltung festschreiben (nur sichtbar, wenn "Alle Buchungen exportieren und nicht markieren" nicht aktiviert wird): Wenn aktiviert, wird die Buchhaltung auf das Ende des Exportzeitraums festgeschrieben. Buchungen vor diesem Datum können danach nicht mehr direkt bearbeitet werden. Änderungen erzeugen stattdessen automatisch eine Gegenbuchung nach DATEV Generalumkehr.

Klickt auf "Übermitteln und Exportieren" um den Export zu starten.

DATEV Export herunterladen und öffnen

Die Auswertung wird nicht direkt heruntergeladen, sondern in den laufenden & abgeschlossenen Hintergrundprozessen zum Download bereitgestellt.

Die ZIP-Datei zum DATEV Export enthält vier Einzeldateien:

DATEV_BELEGE: Der Ordner ist eine weitere ZIP-Datei, in der alle PDF-Belegbilder der Buchungen des Auswertungszeitraumes enthalten sind. Über die Datei "document.xml" ist die einfache Zuordnung zwischen Buchungen und Belegen möglich:

EXTF_Buchungsstapel: Diese CSV Tabelle enthält alle Buchungen des Auswertungszeitraumes mit den für die Weiterverarbeitung in DATEV notwendigen Informationen wie Bankkonto, Gegenkonto, Beleglink etc.