Wie richte ich die anteilige Beitragsabrechnung für unterjährige Eintritte ein?

Einstellung "Gruppenbeiträge anteilig berechnen": https://easyverein.com/app/settings/invoices/#tab_d

Anteilige Berechnung im Mitgliederprofil einrichten: https://easyverein.com/app/profile

Für unterjährige Beitritte oder Beitragswechseln innerhalb eines Leistungszeitraumes bieten wir in easyVerein die Möglichkeit der anteiligen Berechnung von Gruppenbeiträgen an.

In den Einstellungen für Mitgliedschaftsbeiträge müsst ihr zunächst unten die folgende Einstellung aktivieren:

Ihr könnt außerdem entscheiden ob der Austrittstag bei der anteiligen Berechnung mit berechnet werden soll oder nicht.

Gehen wir vom Fall aus, dass bei einem Verein mit Jahresbeiträgen ein Mitglied erst zum 01.10. dem Verein beitritt und daher keinen vollen, nur einen anteiligen Beitrag im Jahr seines Beitritts bezahlen soll.

Das Mitglied wird inklusive der Zuordnung zur regulären Beitragsgruppe erfasst.

Damit eine anteilige Berechnung des Beitrags erfolgen kann, muss die Einrichtung im Profil unter "Mitgliedschaftsgebühren" wie folgt aussehen (Anteilige Abrechnung für das Jahr 2023):

Entscheidend ist, dass ihr im Feld "Erster Leistungszeitraum" nicht das tatsächliche Beitrittsdatum, sondern das Startdatum der jährlichen regulären Abrechnungsperiode eingebt, bei einem Jahresbeitrag also der 01.01. des Beitrittsjahres.

Hinweis:

Der 01.01. des Beitrittsjahres kann in den Einstellungen für Mitgliedschaftsbeiträge über die Einstellung "Den Beginn des ersten Leistungszeitraums automatisch festlegen" für neue Mitglieder automatisch vordefiniert werden.

Für die hinterlegten Gruppenbeiträge seht ihr jeweils ein eigenes "Ab"- und "Bis"-Datumsfeld. Bei unterjährigen Beitritten genügt das Setzen des "Ab"-Datums beim gewünschten Beitrag. Gebt ihr das tatsächliche Startdatum für die anteilige Abrechnung ein, zum Beispiel das Beitrittsdatum. Ein Enddatum muss bei unterjährigen Beitritten nicht gesetzt werden.

Bei rückwirkender Erzeugung der Beitragsrechnung (benötigt Buchhaltungsmodul in der Lizenz) berechnet die Software dann anteilig von der gesamten Abrechnungsperiode 01.01. - 31.12.2023 den Beitrag ab Start 01.10.2023:

Hinweis:

Bei der Funktion der anteiligen Berechnung wird der Jahresbeitrag auf 365 (in Schaltjahren 366) Tage heruntergerechnet und dann mit der Anzahl tatsächlicher Tage ab Startdatum multipliziert. Dadurch können Dezimalbeträge wie hier im Beispiel 15,12 € zustande kommen. Das Aufrunden auf gerade Beträge ist leider nicht möglich.

Regulär erfolgt in easyVerein bei der Beitragsabrechnung zu einem Tag X immer die volle Abrechnung des aktuell hinterlegten Beitrags. Wenn ihr mit automatischen Alterswechseln in Mitgliedsgruppen arbeitet und ein Mitglied ist zum Zeitpunkt der Erstellung der Jahresrechnungen 17, wird aber 3 Tage danach 18 und wechselt automatisch am 18. Geburtstag die Gruppe, so würde für das ganze Jahr noch der günstigere Jugendlichen-Beitrag berechnet werden.

Wenn ihr in diesem Szenario eine anteilige Abrechnung wünscht, also dass im Beispiel das Mitglied eine Jahresrechnung mit 3 Tagen Jugendlichenbeitrag und 362 Tagen Erwachsenenbeitrag erhält, so lässt sich das über die Funktion der anteiligen Berechnung von Gruppenbeiträgen ebenfalls realisieren.

Wenn die Einstellung dafür aktiviert ist und in euren Gruppen automatische Alterswechsel definiert sind, so werden automatisch in den betroffenen Mitgliederprofilen End- und Startdaten für den Beitragswechsel hinterlegt. Gruppen mit bereits erreichtem Enddatum oder Startdatum in der Zukunft könnt ihr euch im Profil unter "Mitgliedschaftsgebühren" über den Schalter "Zukünftige und vergangene Gruppen anzeigen" anzeigen lassen:

Das Enddatum der Jugendlichengruppe sowie das Startdatum der Erwachsenengruppe entsprechen im Beispiel dem Datum des 18. Geburtstages des Mitglieds.

Bei rückwirkender Erzeugung der Beitragsrechnung (benötigt Buchhaltungsmodul in der Lizenz) berechnet die Software dann anteilig von der gesamten Abrechnungsperiode 01.01. - 31.12.2023 den Beitrag für 01.01. - 13.06. mit Jugendlichenbeitrag und für 13.06. - 31.12. mit Erwachsenenbeitrag.

Hinweis:

Bei der Funktion der anteiligen Berechnung wird der Jahresbeitrag auf 365 (in Schaltjahren 366) Tage heruntergerechnet und dann mit der Anzahl tatsächlicher Tage ab Startdatum multipliziert. Dadurch können Dezimalbeträge wie hier im Beispiel 15,12 € zustande kommen. Das Aufrunden auf gerade Beträge ist leider nicht möglich.