2.4 Mitgliedsbeiträge hinterlegen

Individueller Mitgliedsbeitrag: Im Mitgliederprofil unter "Mitgliedschaftsgebühren"

Gruppenbeiträge: https://easyverein.com/app/settings/groups/#tab_u

In easyVerein unterscheiden wir bei Mitgliedsbeiträgen zwischen "Individuellem Mitgliedsbeitrag" und "Mitgliedsbeitrag aus Mitgliedsgruppen". Weitere Infos dazu folgen im Verlauf des Artikels.

Mitgliedsbeiträge können grundsätzlich im einzelnen Profil definiert werden, per CSV Import importiert werden oder bei Gruppenbeiträgen über die Gruppen definiert und den Mitgliedern zugeordnet werden.

Das reine Hinterlegen von Mitgliedsbeiträgen ist mit jedem unserer vier Funktionsumfänge möglich, für eine Rechnungserstellung und das Erstellen von SEPA-Dateien für den Lastschrifteinzug benötigt ihr unsere Funktionsumfänge Office oder Professional mit Buchhaltungsmodul.

Der individuelle Mitgliedsbeitrag ist der Bezeichnung folgend pro Mitglied individuell und findet dann Anwendung, wenn es innerhalb eines Vereins keine festen Beitragsklassen gibt, sondern die meisten Mitglieder einen unterschiedlichen Beitrag zahlen und sich diesen vielleicht sogar selbst auswählen dürfen.

Ansonsten kann man den individuellen Beitrag auch nutzen, um zusätzliche Beiträge zu einem Gruppenbeitrag abzurechnen. Zahlt ein Mitglied beispielsweise freiwillig etwas mehr als den eigentlichen Beitrag, um den Verein zu unterstützen, so kann der Sockelbeitrag als Gruppenbeitrag erfasst werden und nur der freiwillige Zusatzbeitrag als individueller Beitrag.

Das Feld zur Eingabe des individuellen Mitgliedsbeitrags findet ihr im Mitgliederprofil unter "Mitgliedschaft und Gebühren":

Die zur Wahl stehenden Zahlungsintervalle können in den Einstellungen für Mitgliedsbeiträge festgelegt werden:

Bei manuell erfassten Mitgliedern könnt ihr einfach den gewünschten individuellen Beitrag und das Intervall auswählen.

Für das Erstellen einer Beitragsrechnung muss außerdem ein Datum für den ersten Leistungszeitraum gesetzt werden:

Hinweis:

Das Datum des ersten Leistungszeitraumes ist nicht gleichzusetzen mit einem Abbuchungszeitraum bei Lastschriften. Es geht allein um den Zeitraum der Abrechnung der Leistung Vereinsmitgliedschaft.

Beispiel: Bei einem Verein bezahlen Mitglieder einen Jahresbeitrag für das jeweilige Kalenderjahr. Die Lastschrift-Abbuchung erfolgt jeweils zum 15.03. jeden Jahres. Als erster Leistungszeitraum wäre hier der 01.01. und nicht der 15.03. des Jahres anzugeben.

Für bestehende Mitglieder kann der individuelle Mitgliedsbeitrag direkt beim CSV-Import der Mitgliederdaten mit importiert werden. Beachtet hierbei folgende Importfelder (siehe Beispieldatei):

• Individueller Mitgliedschaftsbeitrag in EUR: gebt hier den gewünschten Beitrag ein und trennt bei Dezimalstellen mit Komma oder Punkt.

• Zahlungsintervall individueller Mitgliedschaftsbeitrag: gebt hier das gewünschte Intervall in folgendem Format ein:

  • Alle 1 Monate

  • Alle 2 Monate

  • Alle 3 Monate

  • usw.

• Beginn des ersten Leistungszeitraums: gebt hier das Datum für den Beginn des ersten Leistungszeitraumes an.

Vereine mit einigen festen Beitragsklassen (zum Beispiel "Kinder", "Jugendliche", "Erwachsene", "Senioren") können ihre Beitragsklassen als Mitgliedsgruppen erfassen und darin den gewünschten Beitrag und das Zahlungsintervall hinterlegen.

Weiterhin kann in Mitgliedsgruppen je nach Einstellung direkt ein Buchungskonto, eine Kostenstelle und ein Steuersatz ausgewählt werden um Beiträge unterschiedlich buchhalterisch zu kontieren.

In Beitragsformeln ist es möglich, sehr komplexe Beiträge anhand von Werten aus individuellen Feldern oder bestimmten Standardfeldern der Mitgliederprofile zu berechnen.

Geht dazu auf https://easyverein.com/app/settings/groups/#tab_u, klickt in der Kopfleiste auf "Neu" und dann "Mitgliedsgruppe":

Hier ein Beispiel für einen Erwachsenenbeitrag ohne Berücksichtigung von Buchungskonto, Kostenstelle und Steuer:

Beachtet folgende Felder:

• Kürzel: Ein einmaliges Kürzel von 1-4 Zeichen je Gruppe muss vergeben werden. Nachträgliche Änderungen sind möglich. Die Kürzel sind u.a. für eine Zuordnung von Mitgliedern zur Gruppe beim CSV Import relevant.

• Name der Gruppe: Wählt einen möglichst eindeutigen Namen für eure Gruppe.

• Gruppenfarbe: Bei vielen Mitgliedsgruppen könnt ihr Unterscheidungen anhand der gewählten Farbe sichtbar machen.

• Gruppe in Aufnahmeformular anzeigen: Da nicht alle Mitgliedsgruppen zwingend für neue Mitglieder im Online-Aufnahmeformular wählbar sein sollen, kann die Sichtbarkeit pro Gruppe eingestellt werden.

• Standardkonto für Mitgliedschaftsgruppe: Wählt hier eines eurer in den Einstellungen erstellten Konten aus. In Beitragsrechnungen mit genau einer Gruppe erscheint dieses Konto dann bei überweisenden Mitgliedern im Zahlungshinweis.

• Mitgliedsbeitrag: Gebt hier den gewünschten Beitrag als Zahl ein, trennt bei Dezimalstellen mit Komma oder Punkt. Alternativ zu einer ganzen Zahl, könnt ihr auch mit Beiträgen aus Formeln arbeiten. Weitere Infos dazu findet ihr im nächsten Abschnitt.

• Intervall der Zahlungen: Die grundsätzlich möglichen Intervalle können in den Einstellungen für Mitgliedsbeiträge festgelegt werden.

• Name Rechnungsposten: Legt hiermit die Überschrift der Rechnungsposition in Beitragsrechnungen fest. Falls leer, wird der Name der Gruppe genommen.

• Beschreibung des Gruppenbeitrags: Hier könnt ihr beschreibenden Text hinterlegen, der in Beitragsrechnungen unterhalb des Namens der Rechnungsposition erscheint.

Klickt auf "Gruppe hinzufügen" um die neue Gruppe zu erstellen.

Vereine mit komplexerer Beitragsstruktur, zum Beispiel Kleingartenvereine bei denen auch variable Verbrauchswerte wie Wasser und Strom Teil der Beitragsberechnung sind, können in Mitgliedsgruppen den Beitrag auch anhand einer mathematischen Formel unter Berücksichtigung verschiedener Parameter berechnen lassen.

Wählt beim Mitgliedsbeitrag die rechte Option "Gruppenbeitrag aus Formel berechnen" und es öffnen sich neue Felder und Informationen. Im Feld "Formel für Mitgliedsbeitrag" könnt ihr eure Formel eingeben, unten gibt es ein Eingabefeld für Mitgliedsnamen, über das eine Vorschau des Ergebnisses der Formel generiert werden kann. Unten findet ihr eine Übersicht aller Platzhalter und Funktionen, mit denen ihr in der Formel rechnen könnt.

Hier einige Praxis-Beispiele für Formeln zur Beitragsberechnung:

Jahresbeitrag bei Eintritt im 1. Halbjahr voll berechnen, bei Eintritt im 2. Halbjahr zur Hälfte

Vereine, die bei Neueintritten bis 30.06. eines Jahres den vollen Mitgliedsbeitrag erheben, bei Eintritten ab 01.07. bis Jahresende dann nur noch die Hälfe, könnten folgende Formel verwenden (Beispiel Jahresbeitrag 300 €):

300 -(300*1/2 * equal(%jahr%, %jahr_eintritt%) * greaterEqualThan(%monat_eintritt%, 6))

Anstelle der "300" setzt ihr bei euch die Zahl eures regulären Jahresbeitrags. Die prozentuale Reduktion definiert ihr über 1/2 und könnt da folglich auch größere oder kleinere Abzüge einstellen. Ab welchem Beitrittsmonat der reduzierte Beitrag zum Tragen kommt, stellt im Beispiel %monat_eintritt%, 6 dar, ihr könnt hier also auch einen anderen Monat hinterlegen.

Beitrag anhand variabler Werte berechnen (z.B. Flächenwerte, Verbrauchswerte, nicht geleistete Arbeitsstunden)

Bei einigen Vereinsarten wie Kleingartenvereinen und Wassersportvereinen, enthält der Mitgliedsbeitrag neben einem Sockelbeitrag oft variable Beiträge, die für jedes Mitglied unterschiedlich ausfallen. Bei Kleingartenvereinen wird in der Regel immer nach der Größe der jeweiligen Parzelle sowie nach Strom- und Wasserverbrauch abgerechnet. Auch hier bieten sich unsere Beitragsformeln an.

Im ersten Schritt müsst ihr individuelle Mitgliedsfelder des Typs "Zahlenfeld" für die variablen Werte erstellen, zum Beispiel ein Feld "Stromverbrauch". Im Anschluss könnt ihr dann bei euren Mitgliedern entweder die Werte in den einzelnen Profilen hinterlegen oder auch gesammelt über den CSV Import importieren.

Wenn das erledigt ist, könnt ihr die entsprechende Beitragsgruppe mit der passenden Formel einrichten.

Unter "Hilfe zur Formeln und Platzhaltern" findet ihr unten die Platzhalter für eure individuellen Zahlenfelder.

Kopiert den für euch relevanten Platzhalter am besten um Schreibfehler zu vermeiden und fügt ihn dann ins Feld "Formel für Mitgliedsbeitrag" ein. Um den Wert der Parzellengröße dann mit z.B. 10 € pro Kilowattstunde zu berechnen, muss die Formel dann so aussehen:

%custom_Stromverbrauch%*10

Anstelle der "10" setzt ihr euren individuellen Betrag pro Einheit ein.

Für Mitglieder, die dieser Beitragsgruppe zugeordnet werden und einen Wert im individuellen Feld hinterlegt haben, wird dann automatisch der passende Beitrag berechnet.

Beitrag anhand variabler Werte gestaffelt berechnen (z.B. bei Firmenmitgliedern anhand der Mitarbeiterzahl)

Verbände oder ähnliche überregional agierende Organisationen, die selbst Vereine oder Firmen als Kunden haben, berechnen ihre Beiträge oftmals anhand variabler Werte und einer Staffelung. Beispiel:

Eine Firmenmitgliedschaft in einem Verband oder Verein hat folgende Beitragsstaffel:

0 - 10 Mitarbeitende: 30 € pro Jahr

11 - 20 Mitarbeitende: 50 € pro Jahr

21 - 30 Mitarbeitende: 60 € pro Jahr

Im ersten Schritt müsst ihr individuelle Mitgliedsfelder des Typs "Zahlenfeld" für die variablen Werte erstellen, zum Beispiel ein Feld "Mitarbeiterzahl". Im Anschluss könnt ihr dann bei euren Firmenmitgliedern entweder die Werte in den einzelnen Profilen hinterlegen oder auch gesammelt über den CSV Import importieren.

Wenn das erledigt ist, könnt ihr die entsprechende Beitragsgruppe mit der passenden Formel einrichten.

Unter "Hilfe zur Formeln und Platzhaltern" findet ihr unten die Platzhalter für eure individuellen Zahlenfelder.

Kopiert den für euch relevanten Platzhalter am besten um Schreibfehler zu vermeiden und fügt ihn dann ins Feld "Formel für Mitgliedsbeitrag" ein. Um die Staffelung der Werte und Preise in die Formel zu bekommen, nutzt ihr den Operanden "inRange". Die Formel für das obige Beispiel gestaltet sich damit wie folgt:

max(30.00 inRange (%custom_Mitarbeiterzahl%, 1, 10), 50.00 inRange (%custom_Mitarbeiterzahl%, 11, 20), 60.00 * inRange (%custom_Mitarbeiterzahl%, 21, 30))

Zuerst kommt also der Beitrag 30.00, danach die Bedingung dass der Wert der Mitarbeiterzahl dafür zwischen 1 und 10 liegen muss. Weitere Bedingungen könnt ihr einfach hinten nach dem selben Schema ergänzen.

Für Mitglieder, die dieser Beitragsgruppe zugeordnet werden und einen Wert im individuellen Feld hinterlegt haben, wird dann automatisch der passende Beitrag mit der gewünschten Staffelung berechnet.

Um Gruppenbeiträge für die Abrechnung bei den Mitgliedern zu hinterlegen, stehen euch drei verschiedene Wege zur Verfügung:

Wählt zunächst im Reiter "Mitgliedschaft und Gebühren" über "Gruppen hinzufügen" die gewünschte Gruppe aus und speichert. Stellt für Gruppen mit Beitrag danach sicher, dass die Gruppe den aktiven Posten hinzugefügt wird, also mit "aktiviert" auf grünem Hintergrund gekennzeichnet ist.

Hinweis:

Sofern in den Einstellungen zu Mitgliedschaftsbeiträgen die Einstellung "Gruppenbeiträge immer automatisch aktivieren" aktiviert ist, werden neu hinzugefügte Gruppen immer automatisch als aktive Posten hinterlegt. Ist die Einstellung deaktiviert, werden Gruppen erstmal "deaktiviert" und können per einfachem Mausklick auf das grau hinterlegte "deaktiviert" aktiviert werden.

Für bestehende Mitglieder kann die Zuordnung zu Mitgliedsgruppen mit Mitgliedsbeitrag direkt beim CSV-Import der Mitgliederdaten mit importiert werden. Beachtet hierbei folgende Importfelder (siehe Beispieldatei):

• Gruppenkürzel (Aktive Posten): gebt hier das oder die Kürzel der Gruppen ein, denen das Mitglied zugeordnet werden soll. Trennt mehrere Kürzel einfach mit Komma. Die Gruppen werden beim Import direkt als aktive Posten importiert.

• Beginn des ersten Leistungszeitraums: gebt hier das Datum für den Beginn des ersten Leistungszeitraumes an.

Klickt in der Tabelle eurer Mitgliedsgruppen unter https://easyverein.com/app/settings/groups/#tab_u einfach auf den markierten Button um Mitglieder der Gruppe hinzuzufügen:

Im folgenden Fenster könnt ihr auf der linken Seite nach Mitgliedern suche und diese über die Pfeiltasten in der Mitte in die Gruppe verschieben:

Setzt unten am besten direkt die Einstellung "Diesen Mitgliedsbeitrag für alle neu hinzugefügten Mitglieder aktivieren". Um den Beitrag auch für Mitglieder zu aktivieren, die der Gruppe schon zuvor angehört, bearbeitet die Gruppe und setzt im Bereich "Einmalige Aktionen" folgenden Schalter und definiert dabei, falls nicht bereits geschehen, auch den ersten Leistungszeitraum für alle Gruppenmitglieder: