5.1.1 Aktionen im gemeinsamen Adressbuch

Sammelaktionen für Adressen, Massenaktionen

Adressverwaltung (lesend/schreibend)

https://easyverein.com/app/addressbook/

Über den Aktionen-Button in der Kopfleiste stehen euch stehen euch verschiedene Funktionen zur Verfügung, die ihr auf die gesamte oder eine gefilterte Adressliste anwenden könnt.

Über "Tabelle anpassen" könnt ihr frei konfigurieren, welche Datenfelder aus dem Bereich der Adressverwaltung in eurer Adresstabelle sichtbar sind, und welche nicht. Verschiebt Felder dazu per Drag & Drop (Feld mit der linken Maustaste fixieren und dann verschieben) zwischen den Bereichen "Nicht in der Tabelle" und "Spalten in der Tabelle". Es stehen euch in diesem Bereich sämtliche Standardfelder der Adressverwaltung, aber auch individuelle Felder für Adressdaten zur Verfügung. Ihr könnt ebenso ein Feld für die standardmäßige Sortierung der Tabelle auswählen und festlegen, wieviele Adressen euch pro Seite angezeigt werden sollen.

Hinweis:

Diese Einstellung ist pro Administrator individuell, innerhalb eines Vereins kann sich also jeder Admin die Tabelle so konfigurieren, wie er/sie das für seine/ihre Arbeit benötigt.

Über "Nachricht an alle in der Tabelle schreiben" werdet ihr auf die Seite "E-Mails und Serienbriefe" weitergeleitet und alle Adressen der zuvor ungefilterten oder gefilterten Liste als Empfänger hinzugefügt. Ihr könnt nun eure Nachricht schreiben.

Hinweis:

Für den E-Mail Versand wird immer die primäre E-Mail Adresse der Adressen verwendet (siehe Adressprofil). Bitte prüft vor dem Versand, ob hier die richtige Adresse eingestellt wurde. 

Über "Sammelaktionen für Adressen" öffnet sich ein kleines Fenster, in dem ihr eine Aktion auswählen könnt, die ihr dann entweder auf alle (gefilterten) Adressen oder einzeln ausgewählte Adressen anwenden könnt. Wenn ihr "Adressen von Hand selektieren" wählt, könnt ihr im nächsten Schritt die Adressen mit einem Klick auf die Zeile in der Tabelle auswählen. Ausgewählte Adressen werden dann farblich grün hinterlegt.

Aktuell steht euch folgend Sammelaktion zur Verfügung:

• Adressen löschen: Diese Aktion bietet sich zum Beispiel an, um fehlerhaft importierte Adressen oder größere Mengen an nicht mehr benötigten Adressen gesammelt zu löschen.

Hinweis:

Beachtet, dass das Löschen von Adressprofilen ehemaliger Mitglieder erst möglich ist, nachdem die verknüpften Mitgliederprofile gelöscht und unter Sicherheit & Tools aus dem Papierkorb entfernt wurden. 

Über "Rechnung an alle in der Tabelle schreiben" könnt ihr an alle oder gefilterte Adressen in einem Arbeitsschritt gesammelt eine inhaltlich gleiche Rechnung erstellen. Zunächst könnt ihr auf Wunsch auf eine zuvor unter Rechnungen & Belege erstellte Rechnungsvorlage zurückgreifen. Alternativ könnt ihr auch mit einer komplett leeren Rechnung starten. Alle zuvor in der Adressliste enthaltenen Kontakte werden automatisch als Rechnungsempfänger hinzugefügt.

Hinweis:

Um diese Aktionen sehen und ausführen zu können, benötigt ihr in eurer easyVerein Lizenz unser Buchhaltungsmodul.

Auf Basis der bekannten Filterfunktion lassen sich auch grafische Auswertungen zu euren Adresskontakten erstellen. Es stehen euch verschiedene Diagrammformen und Farbschemata zur Auswahl und ihr könnt mit variablen Filterkritieren als X- und Y-Wert eurer Grafik arbeiten. Speichert eure Grafiken als Vorlage um beim nächsten Mal schnell und einfach darauf zugreifen zu können.

Um eure Adresskontakte aus eurer vorherigen Vereinssoftware oder aus Excel-Listen schnell und einfach in easyVerein zu migrieren, könnt ihr eine CSV Datei (kann sehr leicht aus Excel konvertiert werden) mit den gesamten Adressdaten hochladen. Natürlich könnt ihr über diesen Weg auch jederzeit nachträglich eine größere Anzahl neuer Adressen importieren.

Hinweis: Beim Importieren von Mitgliedern werden die verknüpften Adressprofile vom System automatisch erstellt, ihr solltet also Mitglieder nicht noch zusätzlich ins Adressbuch importieren. 

Da bei reinen Adressen im Gegensatz zu Mitgliedern das eindeutige Wiedererkennungskriterium “Login E-Mail oder Benutzername (einmalig)” fehlt, können Adressprofile nicht massenhaft über weitere CSV Importe aktualisiert werden. Es würden bei jedem Import neue Profile erstellt werden. 

Über folgenden Link könnt ihr unsere Beispieldatei zum Import von Adressdaten herunterladen: Beispiel_Adressliste_Import_19.08.2022.xlsx

Die Beispieldateien sind nicht dazu gedacht, eure Daten dort direkt einzufügen, sondern eure Daten innerhalb eurer Datei unserem Format anzugleichen.

Benennt die Spalten in eurer Datei idealerweise exakt gleich wie in unseren Beispieldateien, damit die Software nach dem Upload die Spalten eurer Dateien automatisch den passenden easyVerein-Spalten zuweisen kann.

Achtet darauf, in eurer Datei alle Pflichtfelder und Formatvorgaben aus unserem Beispiel zu beachten. Aktuell gibt es folgende Pflichtfelder:

• Firma: Pflicht bei Firmenadressen, bei Personenadressen optional

• Vorname: Pflicht bei Personenadressen, wird das Feld bei Firmenadressen mit importiert, wird der Vorname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Nachname: Pflicht bei Personenadressen, wird das Feld bei Firmenadressen mit importiert, wird der Nachname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Primäre E-Mail-Adresse: legt fest, welche von zwei möglichen zu erfassenden E-Mail-Adressen für den Mailversand genutzt wird und darf nur mit einem der zwei unten genannten Werte gefüllt werden:

  • Private E-Mail-Adresse

  • Geschäftliche E-Mail-Adresse

All optionalen Felder könnt ihr importieren, wenn euch die entsprechenden Informationen vorliegen, ansonsten lasst die Felder weg.

Informationen zu individuellen Feldern und Gruppenzugehörigkeiten können importiert werden, sofern die entsprechenden Felder und Gruppen vorab in easyVerein angelegt wurden.

Ihr könnt eure Adressliste in vier verschiedenen Formaten exportieren. Zuvor gesetzte Filter werden auch in den Exporten berücksichtigt.

PDF

Beachtet hierbei, dass ein PDF-Export immer auf das Format einer DIN A4-Seite beschränkt ist. Die für euch relevanten Tabellenspalten sollten also vorab über "Tabelle anpassen" so eingestellt sein, dass diese im PDF Export vollständig angezeigt werden können.

XLSX (Excel) oder CSV (Tabelle)

Hier könnt ihr auswählen, ob nur die aktuell in eurer Mitgliedertabelle sichtbaren Spalten exportiert werden sollen oder alle insgesamt vorhandenen Spalten.

vCards

Mit diesem Exportformat könnt ihr eure Adressdaten als "elektronische Visitenkarte" herunterladen und darüber zum Beispiel in euer Adressbuch auf dem Smartphone oder in anderen Anwendungen aufnehmen.

Über diese Funktion könnt ihr alle Kontakte, die Adressgruppen zugeordnet sind und eine valide primäre E-Mail-Adresse erhalten, als Empfängerlisten zu CleverReach synchronisieren. 

Hinweis:

Diese Aktion ist nur sichtbar bei aktivierter Integration zu CleverReach.

Hierüber könnt ihr die Adressen aus zuvor gefilterten Tabellen zu CleverReach synchronisieren. Verwendet ihr gespeicherte Filter, so erhalten die Empfängerlisten bei CleverReach den Namen eures eigenen Filters aus easyVerein. 

Hinweis:

Diese Aktion ist nur sichtbar bei aktivierter Integration zu CleverReach.

5.1 Gemeinsames Adressbuch

5.1.2 Adressprofile

5.1.3 Adressdetails

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.