8.2.6 Aktionen für Inventarverwaltung

Aktionen für Inventar, Aktionen für Gegenstände, Aktionen für Artikel

Inventarverwaltung (lesend/schreibend)

https://easyverein.com/app/inventory/

Über den Aktionen-Button in der Kopfleiste stehen euch verschiedene Funktionen zur Verfügung, die ihr auf die gesamte oder eine gefilterte Liste von Inventargegenständen oder Artikeln anwenden könnt.

Über "Inventartabelle anpassen" oder "Artikeltabelle anpassen" könnt ihr frei konfigurieren, welche Datenfelder aus dem jeweiligen Bereich in eurer Tabelle sichtbar sind, und welche nicht. Verschiebt Felder dazu per Drag & Drop (Feld mit der linken Maustaste fixieren und dann verschieben) zwischen den Bereichen "Nicht in der Tabelle" und "Spalten in der Tabelle". Es stehen euch in diesem Bereich sämtliche Standardfelder der jeweiligen Bereiche, aber auch individuelle Felder für Inventarobjekte zur Verfügung. Ihr könnt ebenso ein Feld für die standardmäßige Sortierung der Tabelle auswählen und festlegen, wieviele Objekte euch pro Seite angezeigt werden sollen.

Hinweis:

Diese Einstellung ist pro Administrator individuell, innerhalb eines Vereins kann sich also jeder Admin die Tabelle so konfigurieren, wie er/sie das für seine/ihre Arbeit benötigt.

Um eure Gegenstände (Inventar) oder Artikel aus eurer vorherigen Vereinssoftware oder aus Excel-Listen schnell und einfach in easyVerein zu migrieren, könnt ihr eine CSV Datei (kann sehr leicht aus Excel konvertiert werden) mit den gesamten Daten hochladen. Natürlich könnt ihr über diesen Weg auch jederzeit nachträglich eine größere Anzahl neuer Gegenstände bzw. Artikel importieren.

Hinweis:

Bitte beachtet, dass Inventargegenstände (mit Ausleihfunktion) und Artikel (Verkaufsfunktion über Rechnungen) separat importiert werden müssen.

Da bei Gegenständen im Gegensatz zu Mitgliedern das eindeutige Wiedererkennungskriterium “Login E-Mail oder Benutzername (einmalig)” fehlt, können Gegenstände und Artikel nicht massenhaft über weitere CSV Importe aktualisiert werden. Es würden bei jedem Import neue Gegenstände erstellt werden. 

Beispieldateien, an denen ihr euch bezüglich den in easyVerein erforderlichen Feldern und besonderen Formatvorgaben orientieren könnt, könnt ihr direkt hier für Inventar und hier für Artikel runterladen. Ihr findet darin zu jeder Spalte einen Kommentar mit wichtigen Hinweisen, die für einen reibungslosen Import beachtet werden sollten. Nach dem Upload eurer CSV Datei müsst ihr beim Mapping noch die Spalten eurer CSV Datei den passenden Spalten in easyVerein zuordnen. Bei exakt gleicher Spaltenbezeichnung ordnet das System die Spalten automatisch zu. Spalten, die in eurer CSV Datei enthalten sind, aber nicht mit importiert werden sollen, könnt ihr auf "Ignorieren" stellen.

Über "Sammelaktionen für Gegenstände" öffnet sich ein kleines Fenster, in dem ihr eine Aktion auswählen könnt, die ihr dann entweder auf alle (gefilterten) Gegenstände oder einzeln ausgewählte Gegenstände anwenden könnt. Wenn ihr "Gegenstände von Hand selektieren" wählt, könnt ihr im nächsten Schritt die Gegenstände mit einem Klick auf die Zeile in der Tabelle auswählen. Ausgewählte Gegenstände werden dann farblich grün hinterlegt.

Aktuell steht euch folgende Sammelaktion zur Verfügung:

• Löschen: Diese Aktion bietet sich zum Beispiel an, um fehlerhaft importierte Gegenstände oder größere Mengen an nicht mehr benötigten Gegenständen gesammelt zu löschen.

Auf Basis der bekannten Filterfunktion lassen sich auch grafische Auswertungen zu euren Gegenständen erstellen. Es stehen euch verschiedene Diagrammformen und Farbschemata zur Auswahl und ihr könnt mit variablen Filterkritieren als X- und Y-Wert eurer Grafik arbeiten. Speichert eure Grafiken als Vorlage, um beim nächsten Mal schnell und einfach darauf zugreifen zu können.

Ihr könnt eure Inventarliste bzw. Artikelliste in drei verschiedenen Formaten exportieren. Zuvor gesetzte Filter werden auch in den Exporten berücksichtigt.

• PDF: Beachtet hierbei, dass ein PDF-Export immer auf das Format einer DIN A4-Seite beschränkt ist. Die für euch relevanten Tabellenspalten sollten also vorab über "Tabelle anpassen" so eingestellt sein, dass diese im PDF Export vollständig angezeigt werden können.

• XLSX (Excel) oder CSV (Tabelle): An Excel oder CSV Exporten könnt ihr weitere Anpassungen vornehmen. 

Können auch Informationen zu individuellen Feldern per CSV Import importiert werden?

8.2 Inventarverwaltung

8.2.1 Gegenstände erstellen

8.2.2 Gegenstände editieren

8.2.3 Ausleihfunktion

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.