5.1.4 Export/Import von Adressdaten

Export / Import von Adressdaten

Adressverwaltung (lesend oder lesend/schreibend)

https://easyverein.com/app/addressbook/

Über den Button "Export/Import" könnt ihr die Daten neuer Kontakte gesammelt aus einer CSV Datei in die Software importieren und eure bestehenden Adressdaten jederzeit in verschiedenen Formaten exportieren.

Um eure Adresskontakte aus eurer vorherigen Vereinssoftware oder aus Excel-Listen schnell und einfach in easyVerein zu migrieren, könnt ihr eine CSV Datei (kann sehr leicht aus Excel konvertiert werden) mit den gesamten Adressdaten hochladen. Natürlich könnt ihr über diesen Weg auch jederzeit nachträglich eine größere Anzahl neuer Adressen importieren.

Hinweis: Beim Importieren von Mitgliedern werden die verknüpften Adressprofile vom System automatisch erstellt, ihr solltet also Mitglieder nicht noch zusätzlich ins Adressbuch importieren. 

Da bei reinen Adressen im Gegensatz zu Mitgliedern das eindeutige Wiedererkennungskriterium “Login E-Mail oder Benutzername (einmalig)” fehlt, können Adressprofile nicht massenhaft über weitere CSV Importe aktualisiert werden. Es würden bei jedem Import neue Profile erstellt werden. 

Über folgenden Link könnt ihr unsere Beispieldatei zum Import von Adressdaten herunterladen: Beispiel_Adressliste_Import_19.08.2022.xlsx

Die Beispieldateien sind nicht dazu gedacht, eure Daten dort direkt einzufügen, sondern eure Daten innerhalb eurer Datei unserem Format anzugleichen.

Benennt die Spalten in eurer Datei idealerweise exakt gleich wie in unseren Beispieldateien, damit die Software nach dem Upload die Spalten eurer Dateien automatisch den passenden easyVerein-Spalten zuweisen kann.

Achtet darauf, in eurer Datei alle Pflichtfelder und Formatvorgaben aus unserem Beispiel zu beachten. Aktuell gibt es folgende Pflichtfelder:

• Firma: Pflicht bei Firmenadressen, bei Personenadressen optional

• Vorname: Pflicht bei Personenadressen, wird das Feld bei Firmenadressen mit importiert, wird der Vorname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Nachname: Pflicht bei Personenadressen, wird das Feld bei Firmenadressen mit importiert, wird der Nachname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Primäre E-Mail-Adresse: legt fest, welche von zwei möglichen zu erfassenden E-Mail-Adressen für den Mailversand genutzt wird und darf nur mit einem der zwei unten genannten Werte gefüllt werden:

  • Private E-Mail-Adresse

  • Geschäftliche E-Mail-Adresse

All optionalen Felder könnt ihr importieren, wenn euch die entsprechenden Informationen vorliegen, ansonsten lasst die Felder weg.

Informationen zu individuellen Feldern und Gruppenzugehörigkeiten können importiert werden, sofern die entsprechenden Felder und Gruppen vorab in easyVerein angelegt wurden. Zeilenumbrüche in individuellen mehrzeiligen Textfeldern oder mehrzeiligen Standardfeldern wie "Notizen" können über den Import übernommen werden, in dem in der Importspalte die Zeilenumbrüche durch HTML-Tags <br> </br> kenntlich gemacht sind.

Ihr könnt eure Adressliste in vier verschiedenen Formaten exportieren. Zuvor gesetzte Filter werden auch in den Exporten berücksichtigt.

PDF

Beachtet hierbei, dass ein PDF-Export immer auf das Format einer DIN A4-Seite beschränkt ist. Die für euch relevanten Tabellenspalten sollten also vorab über "Tabelle anpassen" so eingestellt sein, dass diese im PDF Export vollständig angezeigt werden können.

XLSX (Excel) oder CSV (Tabelle)

Hier könnt ihr auswählen, ob nur die aktuell in eurer Mitgliedertabelle sichtbaren Spalten exportiert werden sollen oder alle insgesamt vorhandenen Spalten.

vCards

Mit diesem Exportformat könnt ihr eure Adressdaten als "elektronische Visitenkarte" herunterladen und darüber zum Beispiel in euer Adressbuch auf dem Smartphone oder in anderen Anwendungen aufnehmen.

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.