2.4 Export/Import von Mitgliederdaten

Export / Import von Mitgliederdaten

Mitgliederverwaltung (lesend oder lesend/schreibend)

https://easyverein.com/app/members/

Über den Button "Export/Import" könnt ihr die Daten neuer Mitglieder gesammelt aus einer CSV Datei in die Software importieren und eure bestehenden Mitgliederdaten jederzeit in verschiedenen Formaten exportieren.

Um eure Mitglieder aus eurer vorherigen Vereinssoftware oder aus Excel-Listen schnell und einfach in easyVerein zu migrieren, könnt ihr eine CSV Datei (kann sehr leicht aus Excel konvertiert werden) mit den gesamten Mitgliedsdaten hochladen. Natürlich könnt ihr über diesen Weg auch jederzeit nachträglich eine größere Anzahl neuer Mitglieder importieren oder auch Massenänderungen an den bereits in easyVerein vorhandenen Profilen vornehmen.

Über folgenden Link könnt ihr unsere Beispieldatei zum Import von Mitgliederdaten herunterladen: Beispiel_Mitgliederliste_Import_30.08.2024.xlsx

Die Beispieldateien sind nicht dazu gedacht, eure Daten dort direkt einzufügen, sondern eure Daten innerhalb eurer Datei unserem Format anzugleichen.

Benennt die Spalten in eurer Datei idealerweise exakt gleich wie in unseren Beispieldateien, damit die Software nach dem Upload die Spalten eurer Dateien automatisch den passenden easyVerein-Spalten zuweisen kann.

Achtet darauf, in eurer Datei alle Pflichtfelder und Formatvorgaben aus unserem Beispiel zu beachten. Aktuell gibt es folgende Pflichtfelder:

• Firma: Pflicht bei Firmenmitgliedern, bei Personenmitgliedern optional

• Vorname: Pflicht bei Personenmitgliedern, wird das Feld bei Firmenmitgliedern mit importiert, wird der Vorname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Nachname: Pflicht bei Personenmitgliedern, wird das Feld bei Firmenmitgliedern mit importiert, wird der Nachname beim Ansprechpartner hinterlegt.

• Login E-Mail oder Benutzername (einmalig): Jede Login E-Mail-Adresse und jeder Benutzername darf pro Verein nur 1x vorkommen. Bei Benutzernamen empfehlen wir die Mitgliedsnummer, da diese ja immer einmalig sein sollte.

• Typ der Primären E-Mail: legt fest, welche von drei möglichen zu erfassenden E-Mail-Adressen für den Mailversand genutzt wird und darf nur mit einem der drei unten genannten Werte gefüllt werden:

  • Login E-Mail-Adresse

  • Private E-Mail-Adresse

  • Geschäftliche E-Mail-Adresse

  Hinweis:

  Wird in diesem Feld zum Beispiel auf "Private E-Mail-Adresse" referenziert, so muss die Importdatei für das jeweilige Mitglied in der Spalte "E-Mail (priv.)" auch eine gültige E-Mail-Adresse enthalten. Bei Mitgliedern ohne E-Mail-Adresse kann immer auf "Login E-Mail-Adresse" referenziert werden.

• Bevorzugte Kommunikation: legt fest, in welcher Form ein Mitglied Kontaktaufnahme wünscht und darf nur mit einem der folgenden drei Werte gefüllt werden:

  • E-Mail

  • Brief

  • Keine Kommunikation

All optionalen Felder könnt ihr importieren, wenn euch die entsprechenden Informationen vorliegen, ansonsten lasst die Felder weg.

Informationen zu individuellen Feldern und Gruppenzugehörigkeiten können importiert werden, sofern die entsprechenden Felder und Gruppen vorab in easyVerein angelegt wurden. Zeilenumbrüche in individuellen mehrzeiligen Textfeldern oder mehrzeiligen Standardfeldern wie "Notizen" können über den Import übernommen werden, in dem in der Importspalte die Zeilenumbrüche durch HTML-Tags <br> </br> kenntlich gemacht sind.

Bei aktivierter Einstellung "Gruppenbeiträge anteilig berechnen" im Bereich der Einstellungen für Mitgliedschaftsbeiträge können die Start- und Enddaten von Gruppenzugehörigkeiten ebenfalls per CSV Datei importiert werden.

Wir empfehlen, die Mitgliederstammdaten erstmal wie oben beschrieben zu importieren. Die Start- und Enddaten der Mitgliedsgruppen können dann anhand von Login E-Mail bzw. Benutzername der Mitglieder nachträglich zugeordnet werden. Nutzt dafür unsere Beispieldatei für den Import von Gruppenstart- und enddaten. Pro Mitglied und Gruppe muss eine Zeile importiert werden.

Daten aktualisieren:

Um Massenänderungen an den Daten der bereits in easyVerein existierenden Mitglieder vornzunehmen, könnt ihr die Mitgliederliste als CSV Datei exportieren, in den gewünschten Spalten Änderungen vornehmen, Spalten entfernen, die nicht aktualisiert werden sollen, und die Datei dann wieder importieren. Anhand des unveränderten Feldes "Login E-Mail oder Benutzername (einmalig) erkennt das System beim Import die schon vorhandenen Mitglieder und aktualisiert die übrigen Spalten dieser Profile.

Hinweis: Beim Aktualisieren von bestehenden Mitgliedern über CSV Importe werden Daten der Spalten "Gruppenkürzel (aktive Posten)" und "Gruppenkürzel (inaktive Posten)" exklusiv nicht überschrieben, sondern hinzugefügt.

Ihr könnt eure Mitgliederliste in vier verschiedenen Formaten exportieren. Zuvor gesetzte Filter werden auch in den Exporten berücksichtigt.

PDF

Beachtet hierbei, dass ein PDF-Export immer auf das Format einer DIN A4-Seite beschränkt ist. Die für euch relevanten Tabellenspalten sollten also vorab über "Tabelle anpassen" so eingestellt sein, dass diese im PDF Export vollständig angezeigt werden können.

XLSX (Excel) oder CSV (Tabelle)

Hier könnt ihr auswählen, ob nur die aktuell in eurer Mitgliedertabelle sichtbaren Spalten exportiert werden sollen oder alle insgesamt vorhandenen Spalten. Bei Mitgliedern, die mehreren Mitgliedsgruppen angehören, ist außerdem ein Export mit einer Zeile pro Mitglied und Mitgliedsgruppe möglich.

vCards

Mit diesem Exportformat könnt ihr eure Mitgliederdaten als "elektronische Visitenkarte" herunterladen und darüber zum Beispiel in euer Adressbuch auf dem Smartphone oder in anderen Anwendungen aufnehmen.

Über diesen Export erhaltet ihr pro Mitglied ein PDF-Datenblatt, auf dem alle datenschutzrechtlich relevanten Daten, die über das Mitglied in easyVerein gespeichert sind, aufgeführt werden. Ihr könnt damit schnell und einfach Anfragen eurer Mitglieder bezüglich § 15 DSGVO (Auskunftsrecht der betroffenen Person) beantworten. Das PDF-Datenblatt kann auch in jedem einzelnen Mitgliederprofil heruntergeladen werden.

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.