Können in easyVerein E-Rechnungen empfangen werden?

Digitalisierung wird auch im Bereich der Buchhaltung weiter vorangetrieben. So tritt ab dem 01.01.2025 eine Regelung zu elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich (Leistungen zwischen Unternehmern) aus dem Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) in Kraft.  

Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) gemäß der neuen gesetzlichen Vorgabe muss in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden können. Für dieses neue Format gibt es eine europäische Norm (RL 2014/55/EU), E-Rechnungen sind demnach nicht zu verwechseln mit klassischen Rechnungen im PDF-Format. 

In easyVerein könnt ihr gemäß der gesetzlichen Vorgabe Eingangsbelege, also Rechnungen von Extern an euren Verein, als E-Rechnung empfangen bzw. erfassen. Im folgenden erklären wir euch genau, wie es funktioniert:

In den Rechnungseinstellungen findet ihr eine neue Einstellung für E-Rechnungen. Diese ist standardmäßig bereits in allen easyVerein-Account mit Buchhaltungsmodul aktiviert:

Ihr könnt die Einstellung natürlich jederzeit ändern.

easyVerein unterstützt bislang E-Rechnungen nach deutschem Standard (Factur-X) als PDF mit anhängender XML-Datei (ZUGFeRD) oder reiner XML-Datei (XRechnung). Die in der XML-Datei enthaltenen Daten werden ausgelesen und direkt in die dafür vorgesehen Eingabefelder in easyVerein eingesetzt.

Das abweichende europäische Format Order-X wird bislang nicht unterstützt. Dateien dieses Typs können nur als reines Belegbild ohne Auslesen der hinterlegten Daten erfasst werden.

E-Rechnungen können über die vorhandenen Wege der Erfassung von Eingangsbelegen empfangen werden, also über eine Buchung bei den Einnahmen & Ausgaben und die Aktion "Beleg erfassen" bei den Rechnungen & Belegen. Eine allgemeine Hilfestellung zum Erfassen von Belegen findet ihr hier.

Für euch ändert sich am bestehenden Workflow mit den neuen E-Rechnungen kaum etwas. Anstelle einer reinen PDF-Datei könnt ihr in das Dateifeld für das Belegbild ab sofort zusätzlich ein PDF mit anhängender XML-Datei oder eine reine XML-Datei hochladen:

Bei einer reinen XML-Datei werden die in der Datei vorhandenen Daten wie Belegnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Steuersatz ausgelesen und direkt in die dafür vorgesehen Eingabefelder in easyVerein eingesetzt. Ihr erhaltet zusätzlich einen Hinweis, dass das Belegbild separat hochgeladen werden muss, da die XML-Datei nur die reinen Datenfelder enthält:

Nach Bestätigung des Pop-up-Fensters mit "Ok" könnt ihr das Belegbild als PDF oder Bilddatei hinzufügen und den Beleg speichern.

Beim Upload einer PDF-Datei mit anhängender XML-Datei entfällt der Schritt mit dem nachträglichen Hochladen des Belegbilds.

Da das ab 01.01.2025 in Kraft tretende Gesetz erst einmal nur zu einer Möglichkeit des Empfangs von E-Rechnungen verpflichtet und noch nicht zu Erstellung/Versand, wird es noch eine Weile dauern, bis auch die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen aus easyVerein möglich sind. Die technische Umsetzung hierfür ist etwas komplexer, wir behalten die Thematik aber natürlich im Blick und werden Versand/Erstellung rechtzeitig ermöglichen.

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.