Sitzungsprotokolle, Sitzungen & Protokolle, Sitzungsverwaltung, Sitzungen

Essentials, Community oder Professional

in Kombination mit dem Vereinskalender: Community oder Professional

Administratoren: Um neue Sitzungen zu erfassen, sind Administratorrechte für den Bereich der Sitzungsverwaltung (lesend/schreibend) notwendig, um innerhalb von Terminen zu Sitzungen Teilnehmende zu erfassen außerdem Rechte für die Terminverwaltung (lesend oder lesend/schreibend) sowie die Mitglieder-/Adressverwaltung (lesend oder lesend/schreibend).

Mitglieder: Mitglieder sehen Termine zu Sitzungen, die entweder keinem eigenen Kalender zugeordnet sind oder eigenen Kalendern mit Gruppenbeschränkung, wenn Sie den freigegebenen Mitgliedsgruppen angehören. Ob Mitglieder sich zu Terminen zu Sitzungen anmelden oder absagen können, hängt von der gewählten Teilnahmeoption beim Termin ab.

Damit Mitglieder über die App Sitzungsprotokolle ansehen und herunterladen können, muss wahlweise in den Einstellungen zum Mitgliederzugriff oder den Berechtigungen einzelner Mitgliedsgruppen der Browser-Anwendung der Zugriff auf Sitzungsprotokolle erlaubt sein. Weiterhin können Admins pro Sitzung den Zugriff auf das jeweilige Protokoll verbieten oder (bestimmten Mitgliedsgruppen) erlauben.

Mit unserem Modul Sitzungen & Protokolle können Administratoren direkt über die App Sitzungen mit Tagesordnung erfassen, bearbeiten und während oder nach der Sitzung protokollieren. Mitglieder können Einblick in freigegebene Termine zu Sitzungen erhalten und sich je nach Freigabeeinstellung das Protokoll einer Sitzung ansehen oder herunterladen.

Drückt auf die Schaltfläche "Sitzungen & Protokolle" (linkes Bild) um die Detailansicht der vorhandenen Sitzungen & Protokolle (rechtes Bild) zu öffnen.

Beachtet in der Detailansicht (rechtes Bild) folgendes:

• Icon mit den drei Schiebereglern (oben rechts, Mitglieder und Administratoren): Hierüber öffnen sich die Sortierungsoptionen der Sitzungen.

• Auflistung der vorhandenen Sitzungen Mitglieder (je nach Freigabe) und Administratoren): Per Fingerdruck könnt ihr die Details einer bestimmten Sitzung öffnen.

• Grüner Kreis mit dem + (unten rechts, nur für Administratoren): Über diesen Button können Administratoren eine neue Sitzung erstellen.

Drückt auf der Übersichtsseite (linkes Bild) die gewünschte Sitzung, um die Details zu öffnen (rechtes Bild):

Beachtet für die Sitzungsdetails (rechtes Bild) folgendes:

• Papierkorb-Icon (oben rechts, nur für Administratoren): Admins können eine bestehende Sitzung löschen.

• Stift-Icon (oben rechts, nur für Administratoren): Admins können die einzelnen Felder einer Sitzung bearbeiten, zum Beispiel Datum und Uhrzeit, Beschreibung oder die Zugriffseinstellungen.

• Zusagen, Vielleicht, Absagen (unten, Mitgliedern und Administratoren je nach Einstellung sichtbar): Je nach Einstellung im Termin zur Sitzung können Mitglieder sich zur Sitzung anmelden, absagen oder die Teilnahme als unklar (vielleicht) markieren.

Auf der Seite der Sitzungsdetails sehen Admins unten die Bereiche "Sitzungsprotokoll" und "Anhänge", Mitglieder je nach Freigabe.

Per Fingerdruck auf "Sitzungsprotokoll" (linkes Bild) können Admins über das grüne Plus unten rechts (rechtes Bild) die Tagesordnung zur Sitzung mit ggfs. übergeordnetem Tagesordnungspunkt, Überschrift und Beschreibung erfassen:

Eine fertige Tagesordnung kann dann in etwa so wie auf dem linken Bild aussehen. Über die drei Punkte rechts bei jedem Tagesordnungspunkt kann der Tagesordnungspunkt von einem Admin gelöscht, bearbeitet (rechtes Bild) oder mit einem Beschluss versehen werden:

Nach dem Setzen des korrekten Status und der Erfassung der Beschlüsse ist das Sitzungsprotokoll fertig (linkes Bild). Über den Icon mit dem nach unten zeigenden Pfeil (rechtes Bild oben rechts) könnt ihr euch das Protokoll als PDF-Dokument ansehen:

Wendet euch für weitere Informationen gerne an unser Support-Team.